商贸企业合同管理办法

商贸企业合同管理办法一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司及所属各部门在商贸业务活动中签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、诚实守信、审慎严谨、全面履行的原则。我们鼓励大家严格遵守法律法规和公司制度，确保合同的合法性和有效性。二、合同管理职责分工1.合同管理部门设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：制定和完善合同管理制度及流程；对合同进行审核、编号、归档；监督合同的履行情况；协调处理合同纠纷等。2.业务部门业务部门负责合同的起草、谈判、签订及履行等具体工作。应指定专人负责合同管理，及时向合同管理部门报送合同相关资料，并配合做好合同管理的各项工作。3.法务部门法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见和建议，参与合同纠纷的处理。4.财务部门财务部门负责对合同的资金收付进行审核和监督，确保资金安全，并根据合同执行情况进行账务处理。三、合同签订管理1.合同起草业务部门应根据业务需求，认真起草合同条款。合同内容应明确、具体、完整，包括但不限于双方当事人的名称、地址、联系方式，标的的名称、规格、数量、质量，价格或报酬，履行期限、地点和方式，违约责任等。我们希望大家在起草合同时，充分考虑各种可能出现的情况，确保合同条款严谨合理。2.合同审核合同起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面进行审核，并提出修改意见。业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善，再次提交审核。审核通过后，合同方可提交法务部门进行合法性审查。3.合同签订合同经审核和合法性审查通过后，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用自制合同文本，应经合同管理部门和法务部门同意。在签订合同时，要确保双方当事人的签字盖章真实有效，合同份数应满足各方需要。四、合同履行管理1.履行计划业务部门应根据合同约定，制定详细的履行计划，并明确责任人和时间节点。履行计划应报合同管理部门备案。我们鼓励大家按照履行计划有序推进合同履行工作，确保按时、按质、按量完成合同义务。2.履行跟踪合同履行过程中，业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度和存在的问题。如发现问题，应及时采取措施解决，并向合同管理部门报告。合同管理部门应加强对合同履行情况的监督，定期对合同履行情况进行统计分析。3.变更与解除合同履行过程中，如需要变更或解除合同，业务部门应及时与对方协商，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报合同管理部门审核，并按照合同签订的审批程序进行审批。未经批准，不得擅自变更或解除合同。五、合同结算管理1.结算依据合同结算应严格按照合同约定进行。业务部门应在合同履行完毕后，及时收集整理相关结算资料，如发票、验收报告、结算清单等，并提交财务部门进行审核。2.结算审核财务部门应根据合同约定和相关结算资料，对结算金额进行审核。审核无误后，方可办理结算手续。如发现结算金额与合同约定不符或结算资料不齐全，财务部门应及时与业务部门沟通，要求其补充完善相关资料。3.款项支付财务部门根据审核通过的结算金额，按照公司资金管理制度的规定，办理款项支付手续。在支付款项时，应确保支付对象、支付金额、支付方式等与合同约定一致。六、合同纠纷管理1.纠纷处理原则合同纠纷发生后，应遵循友好协商、依法解决的原则。业务部门应及时与对方沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。如协商不成，应及时收集相关证据，按照合同约定的争议解决方式，依法向有管辖权的人民法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。2.纠纷处理流程业务部门发现合同纠纷后，应立即向合同管理部门报告，并提交相关证据材料。合同管理部门应会同法务部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案经公司领导批准后，由业务部门负责组织实施。在纠纷处理过程中，要及时向公司领导汇报进展情况，确保纠纷得到妥善解决。七、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行归档。归档资料应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、发票、验收报告、结算清单等。2.档案整理合同管理部门应对归档资料进行整理、分类、编号，建立合同档案目录。档案应按照年度、类别、编号顺序进行存放，便于查阅和管理。3.档案保管合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管，确保档案的安全和完整。档案保管期限应按照国家法律法规和公司制度的规定执行。如因工作需要查阅合同档案，应办理查阅手续，并在规定的地点查阅。八、监督与考核1.监督检查公司将定期对合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同纠纷处理情况等。对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核评价公司将建立合同管理考核评价机制，对各部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。考核评价结果将作为部门