水泥销售结算管理办法

水泥销售结算管理办法一、总则（一）目的为加强公司水泥销售结算管理，规范销售结算流程，确保公司资金安全，提高财务管理效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司水泥产品销售业务涉及的销售合同签订、发货、收款、结算等全过程管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保销售结算活动合法合规。2.准确及时原则销售数据、发货记录、收款信息等应准确无误，并及时进行结算处理，避免延误和差错。3.风险控制原则加强销售结算过程中的风险识别、评估与控制，保障公司资金安全，防范经营风险。4.客户导向原则在确保公司利益的前提下，充分考虑客户需求，提供便捷、高效的结算服务，维护良好的客户关系。二、销售合同管理（一）合同签订1.销售部门负责与客户洽谈销售业务，拟定销售合同条款。合同内容应明确产品规格、数量、价格、交货方式、交货地点、付款方式、结算周期等关键要素。2.销售合同需经公司法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。审核通过后的合同由销售部门负责人签字确认，并加盖公司合同专用章。3.销售部门应及时将签订的销售合同副本送交财务部门备案，以便财务部门提前做好结算准备工作。（二）合同变更1.如因客户需求变更、市场价格调整等原因需要对销售合同进行变更，销售部门应及时与客户协商，拟定合同变更协议。2.合同变更协议需经公司内部审批流程，包括销售部门、法务部门、财务部门等相关部门审核同意。审核通过后，由销售部门负责与客户签订变更协议，并将变更协议副本送交财务部门备案。3.财务部门应根据合同变更协议调整相关销售结算数据，确保结算工作的准确性。（三）合同执行跟踪1.销售部门负责对销售合同的执行情况进行跟踪，及时掌握产品发货、客户收货及付款进度等信息。2.建立合同执行台账，详细记录合同执行过程中的各项关键节点信息，如发货日期、到货日期、付款日期等。台账应定期更新，并与财务部门进行核对，确保数据一致。3.如发现合同执行过程中出现异常情况，如客户逾期未付款、产品质量纠纷等，销售部门应及时与客户沟通协调，采取相应的解决措施，并及时向公司管理层汇报。同时，财务部门应根据实际情况调整结算计划，防范资金风险。三、发货管理（一）发货计划1.销售部门根据销售合同约定的交货时间和数量，制定发货计划，并下达给生产部门和物流部门。2.发货计划应明确产品品种、规格、数量、发货日期、发货地点等详细信息，确保生产部门和物流部门能够准确安排生产和运输工作。3.生产部门应根据发货计划组织生产，确保产品质量和产量符合合同要求。同时，生产部门应及时向销售部门反馈产品生产进度，以便销售部门及时掌握发货动态。（二）发货通知1.物流部门根据发货计划安排车辆进行发货，并在发货前向客户发送发货通知。发货通知应包含发货日期、预计到货日期、产品品种、规格、数量等信息，以便客户做好收货准备。2.发货通知应通过邮件、短信、传真等方式发送给客户，并保留相关发送记录。同时，物流部门应将发货通知副本送交销售部门备案。（三）发货记录1.物流部门负责对每次发货的情况进行详细记录，包括发货日期、发货车辆信息、产品品种、规格、数量、客户名称、发货单号等。发货记录应真实、准确、完整，并妥善保存。2.发货记录应定期与销售部门和财务部门进行核对，确保发货信息与销售合同及财务结算数据一致。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。四、收款管理（一）收款方式1.公司水泥销售的收款方式主要包括现金收款、银行转账收款、支票收款等。销售部门应在销售合同中明确约定收款方式，并告知客户。2.对于大额销售业务，鼓励客户采用银行转账方式付款，以确保资金安全和结算效率。同时，销售部门应向客户提供公司指定的收款账户信息，避免客户将款项汇入其他账户。（二）收款跟踪1.销售部门负责对客户收款情况进行跟踪，及时掌握客户付款进度。对于逾期未付款的客户，销售部门应及时与客户沟通催款，并了解客户逾期付款的原因。2.建立收款台账，详细记录每个客户的收款情况，包括收款日期、收款金额、付款方式、欠款余额等。收款台账应定期更新，并与财务部门进行核对，确保数据一致。3.如客户逾期未付款时间较长或存在恶意拖欠行为，销售部门应及时向公司管理层汇报，并采取相应的法律措施追讨欠款，以维护公司的合法权益。（三）收款确认1.财务部门在收到客户款项后，应及时进行核对和确认。如收款信息与销售合同一致，财务部门应在收款当日开具收款收据，并将收款情况录入财务系统。2.对于银行转账收款，财务部门应根据银行到账通知及时确认收款，并与销售部门核对相关销售信息。如发现收款信息与销售合同不一致，财务部门应及时与销售部门沟通核实，查明原因并进行调整。3.收款确认后，财务部门应定期将收款情况反馈给销售部门，以便销售部门及时掌握客户付款动态，做好后续结算工作。五、结算管理（一）结算周期1.公司水泥销售的结算周期根据销售合同约定执行，一般分为月度结算、季度结算、年度结算等。销售部门应在合同中明确约定结算周期，并告知客户。2.结算周期开始日为每月/季/年的首日，结束日为每月/季/年的末日。财务部门应在结算周期结束后及时进行结算工作，确保结算数据的准确性和及时性。（二）结算流程1.销售部门在结算周期结束后，应及时收集整理本周期内的销售合同执行情况、发货记录、收款记录等相关资料，并编制销售结算清单。销售结算清单应详细列出每个客户的销售产品品种、规格、数量、发货日期、到货日期、收款日期、收款金额、欠款余额等信息。2.销售部门将编制好的销售结算清单送交财务部门审核。财务部门应根据销售合同、发货记录、收款记录等相关资料对销售结算清单进行审核，核实数据的准确性和完整性。如发现问题，财务部门应及时与销售部门沟通核实，查明原因并进行调整。3.财务部门审核通过后的销售结算清单作为结算依据，财务部门据此开具销售发票，并进行账务处理。销售发票应按照国家税收法律法规的规定开具，确保发票内容真实、准确、完整。4.财务部门在完成结算工作后，应及时将结算结果反馈给销售部门。销售部门应根据结算结果与客户进行核对，如有异议，应及时与财务部门沟通协调，查明原因并进行处理。（三）结算差异处理1.在结算过程中，如发现销售结算清单与实际发货、收款情况存在差异，销售部门和财务部门应共同查明原因。差异原因可能包括发货数量与合同约定不符、收款金额与合同约定不符、产品质量问题导致的退货或折让等。2.对于因发货数量与合同约定不符导致的差异，销售部门应提供详细的发货调整说明，并经相关负责人签字确认。财务部门根据发货调整说明调整销售结算数据。3.对于因收款金额与合同约定不符导致的差异，财务部门应查明原因，如客户少付款、银行转账错误等。如客户少付款，销售部门应及时与客户沟通催款；如银行转账错误，财务部门应及时与银行联系，协调处理。4.对于因产品质量问题导致的退货或折让，销售部门应根据公司相关规定办理退货或折让手续，并提供相应的证明文件。财务部门根据退货或折让手续调整销售结算数据，冲减相应的销售收入和应收账款。六、发票管理（一）发票开具1.财务部门应根据销售结算结果及时开具销售发票。销售发票应按照国家税收法律法规的规定开具，确保发票内容真实、准确、完整。2.销售发票的开具信息应与销售合同、销售结算清单一致，包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、产品名称、规格、数量、单价、金额、税率、税额等。3.销售发票开具后，应及时将发票联交付给客户，并做好发票交付记录。发票交付记录应包括发票号码、开具日期、客户名称、交付方式、交付日期等信息。（二）发票保管1.财务部门应妥善保管销售发票存根联及相关发票开具记录，按照国家税收法律法规的规定进行存档。发票存根联的保存期限应符合相关规定要求。2.建立发票保管台账，详细记录发票的购买、开具、交付、作废、红冲等情况。发票保管台账应定期与财务系统进行核对，确保发票信息一致。3.如发现发票丢失、被盗等情况，财务部门应及时向税务机关报告，并按照税务机关的要求办理相关挂失、补办手续。同时，应查明原因，追究相关责任人的责任。（三）发票作废与红冲1.如因开票有误、销售退回、销售折让等原因需要作废或红冲销售发票，财务部门应按照国家税收法律法规的规定办理相关手续。2.发票作废应在开票当月内进行，且所有联次应齐全、完整。发票作废后，应在发票各联次上加盖“作废”字样，并妥善保管。3.发票红冲应在规定的期限内进行，且应取得税务机关的同意。发票红冲后，应重新开具正确的销售发票，并按照规定进行账务处理。七、应收账款管理（一）应收账款账龄分析1.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，按照账龄长短将应收账款分为不同的类别，如1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等。2.通过账龄分析，了解应收账款的分布情况和逾期情况，为制定合理的收款策略提供依据。对于逾期时间较长的应收账款，应重点关注并采取相应的催收措施。（二）应收账款催收1.销售部门负责对应收账款进行催收工作。根据应收账款的账龄和客户信用状况，制定合理的催收计划，并明确催收责任人。2.催收责任人应定期与客户沟通，了解客户付款计划和困难，督促客户及时付款。对于逾期未付款的客户，应采取电话催收、上门催收、发函催收等多种方式进行催收。3.在催收过程中，如发现客户存在恶意拖欠行为或经营状况恶化等情况，应及时向公司管理层汇报，并采取相应的法律措施追讨欠款，以维护公司的合法权益。（三）应收账款坏账管理1.对于确实无法收回的应收账款，财务部门应按照公司相关规定进行坏账核销处理。坏账核销应经过严格的审批程序，包括销售部门、财务部门、审计部门等相关部门审核同意。2.在坏账核销过程中，应提供充分的证据证明该应收账款确实无法收回，如客户破产清算证明、法院判决书、客户失踪证明等。3.坏账核销后，应继续保留对该客户的追索权，并定期对已核销的坏账进行跟踪管理。如发现客户有还款能力或有新的还款迹象，应及时恢复应收账款的核算，并继续进行催收工作。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对水泥销售结算管理情况进行审计检查，监督销售结算流程的执行情况，确保各项管理制度得到有效落实。2.审计检查内容包括销售合同签订、发货管理、收款管理、结算管理、发票管理、应收账款管理等各个环节。审计部门应重点关注销售结算数据的准确性、合规性，以及内部控制制度的有效性。3.对于审计检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。整改情况应定期向公司管理层汇报，确保问题得到彻底解决。（二）财务检查1.财务部门应定期对销售结算数据进行自查，核对销售合同、发货记录、收款记录、结算清单、发票等相关资料，确保数据的准确性和一致性。2.财务部门应加强对收款账户的管理，定期核对银行账户余额，确保资金安全。如发现异常情况，应及时查明原因并进行处理。3.财务部门应按照国家税收法律法规的规定，定期进行税务申报和缴纳工作，确保公司税务合规。同时，应加强对发票管理的检查，确保发票开具、保管、作废、红冲等环节符合规定要求。（三）绩效考核1.建立健全水泥销售结算管理绩效考核制度，将销售结算管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系。2.绩效考核指标应包括销售合同签订的准确性、发货及时性、收款率、结算数