水利档案工程管理办法

水利档案工程管理办法一、总则（一）目的为加强水利档案工程管理，确保水利工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为水利工程建设、运行、管理及维护提供可靠依据，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织所承担的各类水利工程项目档案的管理，包括水利枢纽工程、防洪工程、灌溉工程、供水工程、排水工程等项目从项目前期论证、设计、施工、监理到竣工验收等全过程形成的档案资料。（三）管理原则1.统一领导、分级管理原则公司/组织设立统一的档案管理机构，负责对水利档案工程管理工作进行统筹规划、指导和监督。各项目部门按照职责分工，负责本部门项目档案的收集、整理、归档和保管工作。2.全程跟踪、同步管理原则档案管理工作应与水利工程建设、运行管理等各项工作同步进行，从项目启动开始，就明确档案管理要求，确保档案资料的形成、积累与工程建设进度相匹配。3.真实准确、完整规范原则水利工程档案必须如实反映工程建设实际情况，数据准确、内容完整、格式规范，符合国家和行业有关档案管理的标准和要求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，并在各项目部门设置兼职档案员，形成覆盖全公司/组织的档案管理网络。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司/组织水利档案工程管理的规章制度和实施细则。2.负责制定水利档案管理工作计划，对各项目部门档案管理工作进行指导、监督和检查。3.集中统一管理公司/组织水利工程档案，接收、整理、保管和统计各类水利工程档案资料，确保档案的安全与完整。4.组织开展水利工程档案的鉴定、销毁工作，对超过保管期限且无保存价值的档案进行清理。5.负责水利工程档案的开发利用工作，为公司/组织内部及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务。6.开展档案管理业务培训，提高档案管理人员和兼职档案员的业务水平。（三）项目部门兼职档案员职责1.负责本部门水利工程项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.按照档案管理要求，对项目文件材料进行分类、编号、编目等整理工作，及时向档案管理部门移交应归档的档案。3.协助档案管理部门开展档案管理工作，参与档案的鉴定、销毁等工作，提供有关档案利用的信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，定期对档案进行清查盘点。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案、水资源论证报告等文件资料。2.设计文件初步设计、施工图设计文件，设计变更通知、技术核定单等。3.施工文件施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等。5.竣工验收文件竣工验收申请报告、竣工验收鉴定书、工程竣工决算报告、工程质量保修书等。6.其他文件与水利工程建设有关的合同协议、来往信函、会议纪要、声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.各项目部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.档案资料应真实反映工程建设实际情况，字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3.对收集到的档案资料应进行分类整理，同一项目的不同载体档案应相互对应、保持一致。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照分类方案，对文件材料进行分类、组卷、编目。水利工程档案一般可分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等大类，每大类再根据具体内容进行细分。3.卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号，单面书写的文件在右下角编写页号，双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角编写页号。4.编目应包括卷内文件目录、备考表等内容。卷内文件目录应包含序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目；备考表应注明卷内文件的总页数、整理日期、整理人等信息。四、档案归档（一）归档时间1.项目前期文件应在项目完成审批后及时归档。2.工程设计文件应在设计任务完成后归档。3.工程施工文件应随工程进度同步归档，分部工程完工后，应及时整理归档该分部工程的档案资料；单位工程完工后，应将该单位工程的全部档案资料整理归档。4.工程监理文件应在监理工作结束后归档。5.工程竣工验收文件应在竣工验收通过后一个月内归档。（二）归档程序1.项目部门兼职档案员对整理好的档案进行自查，确认无误后填写档案移交清单，向档案管理部门移交档案。2.档案管理部门对接收的档案进行核对、验收，对不符合要求的档案退回项目部门重新整理。3.档案管理部门对验收合格的档案进行登记、编目，纳入公司/组织档案管理系统统一管理。五、档案保管（一）保管场所公司/组织应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.对不同载体的档案应分别保管，纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。2.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录，做到账物相符。3.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.严格遵守档案安全保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房，查阅档案应办理相关手续，严禁在档案上涂改、标记、抽换、污损等。六、档案利用（一）利用范围公司/组织内部各部门因工作需要可查阅、借阅水利工程档案。外部单位因项目审查、工程验收、科研等原因需要查阅档案的，应按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用程序1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，应出具单位介绍信和查阅人有效身份证件，填写档案查阅申请表，经公司/组织主管领导签字同意后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定场所，严禁在档案上圈划、涂改、污损、抽取、撤换等。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按规定办理复制手续。（三）利用反馈档案管理部门应建立档案利用效果反馈机制，对档案利用情况进行跟踪调查，及时了解利用者对档案利用的满意度和意见建议，不断改进档案管理和服务工作。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从水利工程建设、运行管理及维护的实际需要出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考国家和行业有关档案保管期限的规定，结合公司/组织实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案编制档案销毁清册，注明档案的题名、文号、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责监销。3.销毁档案时，应确保档案彻底销毁，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的水利工程档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合公司/组织的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.数据安全管理采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，确保档案信息化数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和专业技术人员，负责档案信息化管理系统的运行维护和管理。2.电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应按照档案管理要求进行分类、编号、编目等整理工作，并建立相应的索引目录。3.严格遵守档案信息化管理系统的操作规程，确保系统的正常运行。档案管理人员应定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。4.加强对档案信息化数据的安全保密管理，设置不同的用户权限，严禁未经授权的人员访问系统数据。九、监督与检查（一）监督检查机制公司/组织建立水利档案工程管理监督检查机制，定期对各项目部门档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本办法要求。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节的工作是否规范。2.档案资料的完整性、准确性和系统性，档案是否真实反映工程建设实际情况。3.档案信息化管理工作情况，包括档案数字化进度、档案管理系统运行情况、数据安全管理等。4.档案管理人员和兼职档案员的业务水平