法院诉讼档案管理办法

法院诉讼档案管理办法一、总则（一）目的为了加强法院诉讼档案的科学管理，确保诉讼档案的完整与安全，充分发挥诉讼档案在审判工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《人民法院诉讼档案管理办法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本院各审判业务部门、执行部门以及其他相关部门在办理各类案件过程中形成的诉讼档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则诉讼档案由本院档案管理部门集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实完整原则确保诉讼档案内容真实、准确、完整，全面反映案件办理过程和结果。3.方便利用原则建立科学合理的档案管理制度和检索体系，便于档案的查阅、利用和统计分析。4.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止诉讼档案的损毁、丢失和泄密。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院诉讼档案管理的规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本院各类诉讼档案，确保档案的完整与安全。3.建立健全诉讼档案的检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅利用。4.对诉讼档案进行统计分析，及时向上级主管部门和本院领导汇报档案管理工作情况。5.组织开展档案业务培训和指导工作，提高本院档案管理人员的业务水平。6.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。7.按照规定向有关部门移交诉讼档案。（二）审判业务部门和执行部门职责1.负责本部门承办案件诉讼材料的收集、整理和归档工作，确保诉讼材料的齐全、完整、规范。2.在案件办理过程中，及时将诉讼材料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好诉讼档案的查阅、利用等工作。4.对本部门诉讼档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高自身业务素质。2.负责诉讼档案的收集、整理、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理质量。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极为档案查阅利用者提供服务，及时准确地查找和提供档案资料。5.协助档案管理部门做好档案统计、鉴定、销毁等工作。三、诉讼档案的收集与整理（一）收集范围1.各类案件的立案材料，包括起诉状、答辩状、证据材料、受理通知书、诉讼费收据等。2.案件审理过程中的庭审笔录、合议庭评议笔录、审判委员会讨论记录、调解笔录、撤诉裁定书、判决书、裁定书、调解书等法律文书。3.案件执行过程中的执行申请书、执行裁定书、协助执行通知书、执行和解协议、执行款物交接清单等材料。4.与案件有关的其他材料，如当事人身份证明、授权委托书、鉴定报告、勘验笔录、证人证言等。（二）收集要求1.各审判业务部门和执行部门应指定专人负责诉讼材料的收集工作，确保诉讼材料及时、完整地收集归案。2.诉讼材料应使用A4规格纸张，书写工整、字迹清晰、内容完整。如有破损、褪色等情况，应进行修补或复制。3.对于电子文件，应按照相关规定进行整理和存储，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类诉讼档案按照案件性质、审判程序、保管期限等进行分类。一般分为刑事、民事、行政诉讼档案，每类再按照一审、二审、再审等程序细分，同时根据保管期限分为永久、长期、短期三类。2.编号对每一卷诉讼档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则可采用年度+案件类别+案号+卷号的形式，如“2023年民一初字第123号01”。3.编目编制诉讼档案目录，目录应包括档案编号、案件名称、当事人姓名或名称、案号、立案日期、结案日期、保管期限、卷内材料目录等内容。卷内材料目录应按照材料形成的时间顺序排列，注明每份材料的名称、页号、日期等。4.装订将编目后的诉讼材料按照顺序排列整齐，采用三孔一线或缝纫机装订的方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观。四、诉讼档案的保管与保护（一）保管期限1.永久保管（1）本院作出的终审裁判文书；（2）上级法院发回重审或指令再审的案件档案；（3）经最高法院核准的死刑案件档案；（4）涉及国家机密、个人隐私和未成年人犯罪的案件档案；（5）其他具有重要保存价值的案件档案。2.长期保管保管期限为60年，主要包括一般的民事、刑事、行政案件档案等。3.短期保管保管期限为30年，主要包括一些简易程序案件档案等。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案安全。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同保管期限的档案应分开存放。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。2.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.加强对档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保库房安全。4.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。五、诉讼档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本院工作人员因工作需要查阅诉讼档案的，可查阅与其承办案件相关的档案材料。2.当事人及其代理人、辩护人查阅诉讼档案的，应按照相关规定办理查阅手续。3.其他单位或个人因工作需要查阅诉讼档案的，应经本院院长批准，并按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本院工作人员查阅诉讼档案，应填写《诉讼档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.当事人及其代理人、辩护人查阅诉讼档案，应提交有效身份证件、授权委托书等相关证明材料，填写《诉讼档案查阅申请表》，经案件承办部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅涉及国家机密、个人隐私和未成年人犯罪的案件档案，还应经本院保密部门审查同意。3.其他单位或个人查阅诉讼档案，应提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关证明材料，填写《诉讼档案查阅申请表》，经本院院长批准后，到档案管理部门查阅。（三）查阅方式1.档案管理部门应设立专门的查阅场所，配备必要的查阅设备，方便查阅人员查阅档案。2.查阅人员应在查阅场所内查阅档案，不得将档案带出查阅场所。如需复印、摘抄档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.档案管理部门应按照查阅申请的范围提供档案材料，查阅人员不得擅自扩大查阅范围。（四）利用限制1.查阅诉讼档案不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.查阅人员不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失诉讼档案。3.涉及国家机密、个人隐私和未成年人犯罪的案件档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。六、诉讼档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立诉讼档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、审判业务部门负责人、执行部门负责人等组成，负责对诉讼档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对诉讼档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案的清单，报诉讼档案鉴定小组审核。2.诉讼档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，提出鉴定意见。对确无保存价值的档案，经本院院长批准后予以销毁。3.档案管理部门对批准销毁的档案进行登记造册，注明档案编号、案件名