校园档案流程管理办法

校园档案流程管理办法一、总则（一）目的为加强校园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，各类档案由学校档案管理部门集中保管，任何部门和个人不得拒绝归档或擅自销毁档案。2.真实完整原则档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.便于利用原则档案管理应遵循便于查找、利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案利用效率。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管学校各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.建立和完善档案信息管理系统，推进档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为学校各项工作提供参考依据。5.组织开展档案业务培训和学术交流活动，提高档案工作人员的业务素质。6.对学校各部门、各单位的档案工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案工作考核评估。（二）各部门、各单位档案工作小组学校各部门、各单位应成立档案工作小组，由本部门、本单位负责人担任组长，指定专人负责档案的收集、整理、移交等工作。其主要职责包括：1.负责本部门、本单位档案工作的组织领导，将档案工作纳入工作计划，明确档案工作责任人。2.按照学校档案管理部门的要求，做好本部门、本单位各类档案的收集、整理、分类、装订等工作，确保档案质量。3.定期将整理好的档案移交学校档案管理部门，并办理交接手续。4.配合学校档案管理部门开展档案信息化建设和档案编研等工作，提供相关资料和信息。（三）档案工作人员学校档案管理部门配备专职档案工作人员，各部门、各单位根据工作需要配备兼职档案工作人员。档案工作人员应具备以下条件：1.热爱档案工作，具有较强的责任心和敬业精神。2.熟悉档案业务知识，掌握档案管理的基本技能和方法。3.具备一定的计算机操作能力和文字处理能力。4.严格遵守档案工作纪律，保守档案机密。档案工作人员应定期参加业务培训，不断提高业务水平和综合素质。三、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、财会、声像、实物等十大类，每大类下再根据档案内容和形成特点进行细分。具体分类如下：1.党群类：主要包括学校党组织的各种文件、会议记录、组织建设、宣传教育、纪检监察等方面的档案。2.行政类：涵盖学校行政工作的各类文件、会议纪要、工作计划、总结、规章制度、人事管理、行政管理等方面的档案。3.教学类：包含教学计划、教学大纲、教案、教材、教学研究、教学成果、学生学籍管理、考试成绩等方面的档案。4.科研类：涉及学校科研项目申报、研究过程、科研成果、学术交流等方面的档案。5.基建类：包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面的档案。6.设备类：主要是学校教学、科研、行政等设备的购置、使用、维护、报废等方面的档案。7.外事类：涉及学校对外交流与合作、外事活动、外籍人员管理等方面的档案。8.财会类：包括学校财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等方面的档案。9.声像类：如照片、录音、录像等反映学校重要活动、重大事件、教学科研成果等方面的档案。10.实物类：指学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物档案。（二）档案编号档案编号采用“全宗号年度类别号保管期限件号”的结构。具体编号规则如下：1.全宗号：由学校档案管理部门统一编制，代表学校档案全宗。2.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。3.类别号：根据档案分类表，用大写字母或数字表示各类档案的类别，如“A”表示党群类，“B”表示行政类等。4.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用“Y”“C”“D”表示。5.件号：按档案整理顺序依次编写，用于区分同一类档案中的不同单件。例如：一份党群类档案，编号为“12023AY001”，表示该档案属于学校全宗号为“1”的党群类档案，形成于2023年，保管期限为永久，是该类档案中的第1件。四、档案的收集与整理（一）收集范围学校各部门、各单位应按照国家有关规定和学校档案管理部门的要求，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料，确保档案的齐全完整。具体收集范围包括：1.上级机关发来的与学校有关的文件、指示、通知等。2.学校制定的各种规章制度、工作计划、总结、报告等。3.教学、科研活动中形成的教案、讲稿、实验报告、科研项目申请书、研究成果等。4.人事管理工作中的教职工档案、工资表、考核材料、奖惩记录等。5.基建、设备管理工作中的项目规划、设计图纸、施工文件、设备购置合同等。6.外事活动中的外事协议、邀请函、出访报告等。7.财会工作中的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.学校组织的各类会议、活动的记录、纪要、照片、录像等。9.师生员工获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌等实物档案。10.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集应遵循全面、系统的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对收集到的档案材料，应进行初步筛选和整理，剔除重复、无效的材料。4.收集的档案材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理原则如下：1.遵循文件形成规律：按照文件材料的产生时间、来源、内容等因素，进行科学分类和排列。2.保持文件之间的有机联系：将同一问题、同一事件、同一项目的文件材料集中在一起，体现文件之间的内在逻辑关系。3.区分不同价值：根据文件材料的重要程度、保存期限等因素，进行分类整理，便于重点保管和利用。4.便于保管和利用：整理后的档案应便于装订、上架、检索和查阅，提高档案管理效率和服务水平。（四）整理方法1.分类：按照档案分类方案，将收集到的档案材料进行分类。2.编号：对每一份档案材料进行编号，编号应与档案编号规则一致。3.装订：将每份档案材料按顺序排列整齐，左侧装订，确保装订牢固、整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便于检索和查阅。5.装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.学校各部门、各单位应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交学校档案管理部门。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档，并移交学校档案管理部门。（二）归档要求1.归档的档案应符合档案整理的质量要求，做到分类准确、编号规范、装订整齐、编目清晰。2.归档的档案材料应齐全完整，如有缺漏，应及时补充收集。3.归档的档案应编制详细的移交清单，一式两份，交接双方签字确认后各执一份。（三）移交手续学校各部门、各单位向档案管理部门移交档案时，应办理正式的移交手续。移交手续包括：1.填写档案移交清单，注明档案类别、年度、保管期限、数量等信息。2.双方核对档案清单与实际档案，确保档案数量准确、内容完整。3.交接双方在档案移交清单上签字确认，并注明移交日期。档案管理部门接收档案后，应及时对档案进行检查和登记，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。六、档案的保管与保护（一）保管场所学校档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施。3.对电子档案应进行定期备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，定期打扫、消毒，保持库房整洁。（三）保护措施1.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。2.对易受潮、发霉、虫蛀的档案，应采取防潮、防霉、防虫措施，如放置干燥剂、防虫药品等。3.对电子档案应加强安全防护，设置访问权限，防止数据泄露和病毒感染。4.定期对档案保管设备进行维护和更新，确保设备正常运行。七、档案的利用与查阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.档案利用应优先满足学校教学、科研、管理等工作的需要。3.严格遵守档案查阅制度，保护档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）查阅范围学校内部人员因工作需要，可以查阅与其工作相关的档案。查阅范围包括：1.本人人事档案及相关业务档案。2.本部门、本单位形成的档案。3.经档案管理部门批准查阅的其他档案。校外单位或个人查阅学校档案，应持单位介绍信或个人有效身份证件，并经学校档案管理部门负责人批准。查阅范围应严格限定在与查阅目的相关的档案。（三）查阅手续1.校内人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.校外单位或个人查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，并提交单位介绍信或个人有效身份证件，经学校档案管理部门负责人批准后，办理查阅手续。3.档案管理部门工作人员应根据查阅申请表的内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定。4.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅情况进行详细记录。登记内容包括：查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅内容、档案编号、查阅期限等。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的校领导担任组长，档案管理部门、纪检监察部门、审计部门等相关人员为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定应根据国家有关规定和学校实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。具体鉴定标准如下：1.反映学校主要职能活动和基本历史面貌的档案，具有重要查考利用价值的，应列为永久保管。2.在一定时期内对学校工作有查考利用价值的档案，可列为长期保管。3.保存期限较短，在较短时间内对学校工作查考利用价值不大的档案，可列为短期保管。4.已失去保存价值的档案，经鉴定后可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对拟销毁档案进行鉴定，逐卷（件）审查档案内容，根据鉴定标准确定档案的保存价值。3.对经过鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案