林业租赁采购管理办法

林业租赁采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司林业租赁采购行为，加强林业资源管理，提高资金使用效益，确保公司林业业务的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在林业租赁采购活动中的各类行为，包括林地租赁、林木采购、相关设备及物资租赁采购等。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规，确保林业租赁采购活动合法合规，维护公司及相关方的合法权益。2.效益性原则以提高公司林业业务的经济效益和社会效益为目标，优化资源配置，降低成本，实现效益最大化。3.公开公平公正原则租赁采购活动应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商或出租方享有平等参与机会，公正地对待每一个参与者。4.诚信原则公司及参与租赁采购活动的各方应诚实守信，履行合同约定，保证提供真实、准确的信息。二、租赁采购管理机构及职责（一）管理机构公司设立林业租赁采购管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司高层管理人员、相关部门负责人组成。领导小组下设办公室，设在[具体部门]，负责日常管理工作。（二）职责分工1.领导小组职责审议林业租赁采购的重大决策，包括租赁采购计划、预算安排、供应商选择等。协调解决租赁采购过程中的重大问题，监督租赁采购活动的执行情况。对租赁采购活动的合规性、效益性进行评估和决策。2.办公室职责负责起草、修订林业租赁采购管理办法及相关制度。组织编制年度租赁采购计划，经领导小组审议后实施。发布租赁采购信息，组织招标、谈判等采购活动。审查供应商资质，建立供应商档案。签订租赁合同及采购合同，并监督合同执行。整理、归档租赁采购相关文件资料。3.相关部门职责林业业务部门提出林业租赁采购需求，参与租赁采购计划的编制。协助办公室进行供应商考察、合同执行监督等工作。提供林业技术支持，对租赁采购的标的物进行质量验收。财务部门参与租赁采购预算编制，审核租赁采购费用支出。负责资金支付管理，监督资金使用情况。提供财务分析报告，评估租赁采购活动的成本效益。法务部门审查租赁合同及采购合同的合法性，提供法律意见。处理租赁采购活动中的法律纠纷，维护公司合法权益。三、租赁采购计划管理（一）计划编制1.林业业务部门应根据公司林业发展规划、年度生产经营计划及实际业务需求，于每年[具体时间]前提出下一年度林业租赁采购需求，包括租赁采购项目名称、内容、数量、预算等。2.办公室汇总各部门需求后，结合公司资金状况和市场情况，编制年度林业租赁采购计划，明确租赁采购项目的实施时间、采购方式等。3.年度租赁采购计划经领导小组审议通过后，报公司管理层批准实施。（二）计划调整如因政策变化、市场波动、业务发展需要等原因，确需调整租赁采购计划的，林业业务部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容及对预算的影响。办公室审核后，报领导小组审批。调整后的租赁采购计划应重新履行审批程序。四、租赁采购方式（一）公开招标1.适用范围对于金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的林业租赁采购项目，应采用公开招标方式。2.招标程序办公室发布招标公告，明确招标项目的基本情况、技术要求、投标资格条件、投标截止时间等。潜在供应商报名，办公室对报名供应商进行资格预审，确定符合条件的供应商名单。向资格预审合格的供应商发售招标文件，组织开标、评标、定标。发布中标公告，与中标供应商签订合同。（二）邀请招标1.适用范围对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的林业租赁采购项目，或采用公开招标方式的费用占项目总价值比例过大的项目，可采用邀请招标方式。2.邀请程序办公室根据项目特点和供应商信息，选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。被邀请供应商应在规定时间内提交投标文件，办公室组织开标、评标、定标，确定中标供应商并签订合同。（三）竞争性谈判1.适用范围对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的林业租赁采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，可采用竞争性谈判方式。2.谈判程序办公室成立谈判小组，由三人以上单数组成，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。邀请不少于三家符合条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商并签订合同。（四）单一来源采购1.适用范围只能从唯一供应商处采购的林业租赁采购项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可采用单一来源采购方式。2.采购程序林业业务部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、供应商名称等。办公室组织相关部门进行论证，报领导小组批准。与单一供应商进行谈判，签订合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的林业租赁采购项目，可采用询价方式。2.询价程序办公室向不少于三家符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商，并签订合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.办公室应建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件，包括具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉和健全的财务会计制度、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录等。2.根据租赁采购项目需求，通过公开征集、推荐、市场调研等方式，确定潜在供应商名单。3.对潜在供应商进行考察评估，包括供应商的生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面，形成考察评估报告。4.根据考察评估结果，选择合格供应商，纳入供应商档案管理。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的合同履行情况、产品质量、售后服务等进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对于评价结果为不合格的供应商，暂停其参与公司租赁采购活动，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。3.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额等；对表现不佳的供应商进行警告，督促其改进。（三）供应商档案管理1.办公室负责建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明文件、考察评估报告、合同履行情况、评价考核结果等内容。2.供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。3.供应商档案仅供公司内部使用，严格保密，未经授权不得对外提供。六、租赁合同及采购合同管理（一）合同签订1.租赁采购项目确定成交供应商后，办公室应按照谈判文件、询价通知书等要求，与供应商起草租赁合同或采购合同。2.合同文本应明确双方的权利义务、租赁采购标的、价格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.合同起草完成后，应提交法务部门审查，确保合同的合法性、合规性。经法务部门审查通过后，报领导小组审批。4.合同经双方签字盖章后生效，办公室应及时将合同副本分发给相关部门存档。（二）合同执行1.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。林业业务部门负责监督供应商的履约情况，及时向办公室反馈合同执行过程中出现的问题。2.办公室应定期检查合同执行情况，协调解决合同执行过程中的纠纷和问题。3.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行的，双方应及时协商解决，并签订补充协议或变更合同。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因业务调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充，与原合同具有同等法律效力。2.如出现合同约定的解除情形或双方协商一致同意解除合同的，应签订解除合同协议，并按照合同约定办理相关手续。（四）合同结算1.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，审核付款申请，办理资金支付手续。2.供应商应在合同约定的交货或服务完成后，提交结算申请及相关证明材料。办公室对结算申请进行审核，确认无误后报财务部门办理结算。3.合同结算完成后，财务部门应及时进行账务处理，确保账目清晰。七、租赁采购项目验收（一）验收组织1.林业租赁采购项目完成后，由林业业务部门组织相关人员成立验收小组，负责项目验收工作。2.验收小组应包括技术专家、质量管理人员、使用部门代表等，成员人数不少于三人。（二）验收标准1.验收应依据租赁合同或采购合同约定的技术规格、质量标准、数量要求等进行。2.对于有国家标准、行业标准的，应按照国家标准、行业标准进行验收；对于没有国家标准、行业标准的，可按照双方约定的企业标准或其他相关标准进行验收。（三）验收程序1.供应商应在项目完成后，向林业业务部门提交验收申请，并提供相关验收资料。2.林业业务部门收到验收申请后，组织验收小组进行现场验收。验收小组应检查租赁采购项目的数量、质量、性能等是否符合合同要求，并填写验收报告。3.验收合格的，验收小组应在验收报告上签字确认；验收不合格的，应明确指出问题所在，要求供应商限期整改，整改完成后重新组织验收。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对林业租赁采购活动进行审计监督，检查租赁采购程序是否合规、合同执行是否到位、资金使用是否合理等。2.办公室应定期向领导小组汇报林业租赁采购工作情况，接受领导小组的监督检查。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门的监督检查，积极配合提供有关资料和信息。2.对于涉及公众利益的林业租赁采购项目，应通过适当方式向社会公开，接受社会监督。九、责任追究（一）在林业租赁采购活动中，如发现有下列情形之一的，将依法依规追究相关人员的责任：1.违反法律法规和本办法规定，擅自进行租赁采购活动的。2.与供应商串通，损害公司利益的。3.在租赁采