昆明中院档案管理办法

昆明中院档案管理办法一、总则（一）目的为加强昆明市中级人民法院（以下简称“昆明中院”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在审判工作、司法政务及其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《人民法院档案管理办法》等相关法律法规和行业标准，结合昆明中院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于昆明中院机关各部门、直属事业单位及全体工作人员在各项工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则全院档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成过程要真实反映各项工作的实际情况，归档的文件材料要齐全完整，准确反映工作全貌。3.便于利用原则档案管理工作要以方便利用为出发点，优化档案管理流程，提高档案检索效率，为审判工作、司法政务及其他各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置昆明中院设立专门的档案管理部门，负责全院档案的集中管理。档案管理部门配备专职档案管理人员，负责档案管理的具体工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理工作制度和实施细则，并组织实施。2.负责全院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的完整、准确、系统。3.建立健全档案管理制度，对档案的保管、利用、鉴定、销毁等环节进行规范管理，保障档案的安全。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案检索和利用效率。5.开展档案编研工作，编写档案参考资料，汇编重要文件和案例，为审判工作和司法政务提供参考依据。6.组织开展档案业务培训，提高全院工作人员的档案意识和档案管理水平。7.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。8.对本院各部门的档案工作进行指导、监督和检查，确保档案工作规范有序开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案上级机关来文，包括普发性文件、针对性文件、会议文件等。本院形成的各类文件，如党组文件、审判委员会文件、行政文件、业务文件等。本院与其他单位的往来文件，包括函件、通知、协议等。本院内部机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件。本院召开的各类会议文件、会议记录、纪要等。本院制定的规章制度、办法、细则等规范性文件。2.审判档案各类案件的卷宗材料，包括立案登记表、起诉状、答辩状、证据材料、庭审笔录、裁判文书等。案件审理过程中形成的内部审批文件、合议记录、审判委员会讨论记录等。案件执行过程中形成的执行申请书、执行裁定书、执行笔录、执行和解协议等文件。3.人事档案本院工作人员的履历表、任免文件、考核材料、工资变动材料、奖惩材料、党团组织关系材料等。工作人员参加培训、进修、学历教育等方面的材料。工作人员的政审材料、体检表、退休审批表等。4.财务档案本院财务预算、决算报表、财务收支凭证、会计账簿、审计报告等。固定资产购置、处置等方面的文件和凭证。财务管理制度、办法等规范性文件。5.声像档案本院重要活动、会议、审判现场等的照片、录音、录像资料。反映本院历史变迁、工作成果等方面的声像资料。6.电子档案本院形成的各类电子文件，包括办公自动化系统生成的文件、审判业务系统中的电子卷宗等。扫描录入的纸质档案数字化副本。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.对于电子文件，应按照相关标准和规范进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.各部门应在每年年初将上一年度形成的文件材料进行整理后移交档案管理部门，交接双方应办理交接手续，填写交接清单。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录和备考表。将文件材料按照分类顺序装订成册，编写页码。2.审判档案按照案件类别、审级、年度顺序进行整理。对每个案件的卷宗材料进行编号、编目，填写卷宗封面、卷内目录和备考表。将卷宗材料按照顺序排列，装订成册。3.人事档案按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，建立档案目录和索引。对档案材料进行分类、排序、编目，确保档案材料的完整性和准确性。4.财务档案按照会计档案管理的有关规定进行整理，分类装订成册。填写会计档案目录和备考表，注明档案的保管期限和存放地点。5.声像档案按照载体形式、时间顺序进行整理，对照片、录音、录像资料进行编号、编目。填写声像档案目录和备考表，注明拍摄时间、地点、内容等信息。6.电子档案按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储。建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案应采用档案密集架存放，密集架应排列整齐，编号清晰。2.档案盒应符合国家相关标准，材质应坚固耐用，能够有效保护档案。3.档案装具应定期进行检查和维护，确保其安全性和可靠性。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括：本院制定的重要规章制度、规范性文件；本院重要会议记录、纪要；本院机构演变、人事任免等重要文件；各类案件的裁判文书等。长期保管的档案保管期限为30年，主要包括：本院一般性文件、业务文件；各类案件的卷宗材料等。短期保管的档案保管期限为10年，主要包括：本院临时性文件、事务性文件等。2.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定执行，不得擅自更改。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行记录，填写档案检查登记表，并存档备查。五、档案的利用（一）利用范围1.本院工作人员因工作需要可以查阅、借阅本院档案。2.外单位因工作需要查阅本院档案的，应按照相关规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（二）利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅申请表或借阅登记表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本院档案，应提前向本院发出查阅申请函，说明查阅目的、内容和范围，经本院分管领导批准后，由档案管理部门安排专人负责查阅，并在指定地点进行。3.查阅、借阅档案时，查阅人应遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自将档案带出指定地点。4.查阅、借阅档案的期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。（三）利用服务1.档案管理部门应建立健全档案利用服务制度，为利用者提供优质、高效的服务。2.档案管理人员应熟悉档案内容，能够准确、快速地为利用者提供档案信息。3.档案管理部门应积极开展档案数字化工作，建立档案信息数据库，实现档案信息的在线查询和利用，提高档案利用效率。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.昆明中院成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的院领导担任组长，档案管理部门负责人及相关业务部门负责人为成员。2.档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定工作方案，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（二）鉴定标准1.档案鉴定应根据国家有关规定和本院档案保管期限的划分标准，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定档案时，应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其是否具有保存价值。3.对于已过保管期限且确无保存价值的档案，应进行销毁处理；对于仍有保存价值的档案，应继续妥善保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，填写档案鉴定审批表，报档案鉴定工作领导小组审核。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对档案进行鉴定，对拟销毁的档案进行逐一审核，提出鉴定意见。3.经档案鉴定工作领导小组审核同意后，报本院分管领导审批。4.档案鉴定工作结束后，档案管理部门应将鉴定结果进行登记造册，妥善保存。（四）销毁手续1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁档案后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档备查。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为审判工作、司法政务及其他各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。3.确保档案信息的安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）建设内容1.档案数字化加工对本院现存的纸质档案进行扫描录入，形成数字化副本，建立档案数据库。对电子文件进行规范整理和存储，确保电子文件的完整性和可读性。2.档案信息化管理系统建设建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、借阅、统计等功能的自动化管理。与本院办公自动化系统、审判业务系统等进行对接，实现档案信息的共享和业务协同。3.档案信息安全保障体系建设建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。对档案信息进行加密处理，确保档案信息在传输和存储过程中的安全性。定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。（三）实施步骤1.规划阶段（[具体时间区间1]）制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。开展需求调研，了解本院档案管理工作的实际需求和业务流程。进行项目可行性研究和论证，确定项目建设方案。2.实施阶段（[具体时间区间2]）按照项目建设方案，组织开展档案数字化加工、档案信息化管理系统建设