哈尔滨办公空间管理制度

哈尔滨办公空间管理制度一、总则1.目的为了规范哈尔滨办公空间的使用与管理，提高办公效率，营造安全、舒适、有序的办公环境，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于哈尔滨公司/组织内所有办公区域，包括办公室、会议室、公共休息区等。3.基本原则（1）合理规划原则：根据公司业务需求和人员规模，合理分配办公空间，确保资源的有效利用。（2）安全保障原则：确保办公空间的设施设备安全，保障人员的生命财产安全，符合相关安全法规要求。（3）环境整洁原则：保持办公空间的整洁卫生，营造良好的工作氛围。（4）节约资源原则：倡导节约能源、纸张等资源，降低运营成本。二、办公空间分配与调整1.分配依据根据员工的工作职责、岗位需求以及团队协作要求，综合考虑业务发展规划，进行办公空间的分配。2.分配标准（1）按照部门职能和人员数量，确定各部门的办公区域面积和具体房间分布。（2）对于不同级别的员工，根据公司职级体系，合理安排办公位置，体现层级差异与协作便利性。3.调整程序（1）当公司业务发生变化、人员调动或其他原因需要调整办公空间时，由相关部门提出申请。（2）申请部门需填写《办公空间调整申请表》，详细说明调整原因、涉及人员、调整区域等信息。（3）申请表经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。（4）行政部门根据实际情况进行审核，必要时征求相关部门意见，制定调整方案。（5）调整方案经公司领导审批通过后，由行政部门组织实施。三、办公区域使用规范1.办公室使用（1）员工应在指定的办公室内办公，不得擅自更换或占用他人办公空间。（2）保持办公室内整洁，办公用品摆放整齐，文件资料应分类存放，并及时清理过期或无用的文件。（3）不得在办公室内大声喧哗、争吵或进行其他影响他人工作的行为。（4）爱护办公室内的设施设备，如桌椅、电脑、打印机等，如有损坏应及时报修。（5）离开办公室时，应关闭电器设备、门窗等，确保安全。2.会议室使用（1）会议室由行政部门统一管理和安排使用。（2）使用部门需提前填写《会议室使用申请表》，注明会议主题、时间、参会人数等信息，提交至行政部门。（3）行政部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室的合理使用。（4）使用会议室时，应保持室内整洁，会后及时清理桌面、地面，关闭电器设备和门窗。（5）爱护会议室的设施设备，如投影仪、音响、白板等，如有损坏应照价赔偿。3.公共休息区使用（1）公共休息区是员工休息和交流的场所，应保持安静、整洁。（2）不得在公共休息区内吸烟、乱扔垃圾，不得大声喧哗或进行其他不文明行为。（3）使用休息区内的设施设备后，应及时归位，保持原状。四、设施设备管理1.办公家具管理（1）办公家具由行政部门统一采购、配置和管理。（2）员工应妥善使用办公家具，不得随意拆卸、损坏或丢弃。（3）如办公家具出现故障或损坏，员工应及时向行政部门报修，行政部门负责安排维修或更换。（4）离职员工应将所使用的办公家具完好归还行政部门，如有损坏应照价赔偿。2.电器设备管理（1）公司配备的电器设备，如电脑、打印机、复印机、空调等，由行政部门统一管理和维护。（2）员工应正确使用电器设备，按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备设置或拆卸设备部件。（3）发现电器设备出现故障或异常情况时，应及时向行政部门报告，不得自行修理。（4）下班时，应关闭所有电器设备的电源，避免浪费能源和发生安全事故。3.网络设备管理（1）公司网络由信息技术部门负责维护和管理。（2）员工应遵守网络使用规定，不得利用公司网络从事违法、违规或损害公司利益的行为。（3）不得私自安装网络设备或更改网络配置，如需使用外接设备，应提前向信息技术部门申请并获得批准。（4）注意网络安全，妥善保管个人账号和密码，防止信息泄露。五、安全管理1.消防安全（1）办公区域内必须配备符合规定的消防设施和器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。（2）员工应熟悉消防设施的位置和使用方法，掌握基本的消防安全知识。（3）严禁在办公区域内吸烟，严禁使用明火，如需进行动火作业，必须提前办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。（4）保持消防通道畅通，不得在通道内堆放杂物。2.电气安全（1）定期对办公区域内的电气线路和设备进行检查，确保其安全可靠，无漏电、短路等隐患。（2）不得私拉乱接电线，不得使用大功率电器设备，如需使用特殊电器设备，应提前向行政部门申请并获得批准。（3）发现电气设备或线路出现异常情况时，应立即停止使用，并及时报告行政部门或相关维修人员。3.人员安全（1）加强对员工的安全教育，提高员工的安全意识和自我保护能力。（2）办公区域内应设置明显的安全警示标识，提醒员工注意安全。（3）员工在工作过程中应注意自身安全，遵守操作规程，避免发生意外事故。如发生安全事故，应立即报告上级领导，并采取相应的急救措施。六、环境卫生管理1.公共区域卫生（1）行政部门负责办公区域公共区域的日常清洁工作，包括走廊、楼梯、电梯间、卫生间等。（2）公共区域应保持清洁卫生，无垃圾、杂物，地面干净整洁，墙面、门窗无灰尘。（3）卫生间应定期消毒，保持通风良好，无异味。2.办公室卫生（1）员工应保持自己办公室内的卫生整洁，定期清理桌面、地面、文件柜等。（2）不得在办公室内丢弃垃圾，应将垃圾放入指定的垃圾桶内，由行政部门统一清理。3.环境卫生维护（1）全体员工应养成爱护环境卫生的良好习惯，共同维护办公区域的整洁。（2）如发现公共区域或办公室内有卫生问题，应及时向行政部门反映，以便及时处理。七、节约能源管理1.照明管理（1）根据自然光照情况，合理使用照明设备，尽量减少白天开灯时间。（2）离开办公室时，应随手关闭照明灯具。2.空调管理（1）夏季室内温度设置不得低于26℃，冬季室内温度设置不得高于20℃。（2）使用空调时，应关闭门窗，避免空调冷热气流失。（3）离开办公室时，应关闭空调电源。3.其他能源管理（1）节约用水，发现水龙头漏水等情况应及时报修。（2）合理使用办公设备，降低能源消耗，如及时关闭电脑、打印机等设备的电源。八、保密管理1.保密制度公司制定严格的保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任。2.办公空间保密要求（1）涉及公司机密的文件、资料等应存放在专门的保密文件柜中，并妥善保管。（2）在办公区域内讨论机密事项时，应注意周围环境，避免无关人员听到。（3）不得在非保密的办公空间内存储或处理公司机密信息。3.人员保密责任（1）全体员工应严格遵守保密制度，履行保密义务。（2）如因工作需要接触公司机密信息，应签订保密协议，并严格按照协议要求进行保密。