集团公司非招标管理制度

集团公司非招标管理制度一、总则（一）目的为规范集团公司非招标采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合集团公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）在生产经营活动中，使用自有资金或自筹资金，采购金额未达到依法必须招标规模标准的货物、工程和服务的非招标采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：非招标采购活动应当严格遵守国家法律法规、行业规范及集团公司内部规定，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，采购信息应广泛发布，所有潜在供应商均享有平等参与竞争的机会，确保采购结果公平公正。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，优化采购流程，实现采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护市场秩序。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善集团公司非招标采购管理制度，并组织实施和监督检查。审核各单位非招标采购计划，汇总编制集团公司年度非招标采购计划。建立和管理集团公司非招标采购供应商库，组织供应商的资格审查和评价。负责组织集团公司重大非招标采购项目的采购活动，协调解决采购过程中的重大问题。2.需求部门根据生产经营需要，提出非招标采购需求，编制采购申请，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量要求、交货期等内容。参与采购项目的供应商选择、采购合同谈判等工作，负责采购项目的验收工作。3.财务部门负责审核非招标采购项目的预算，监督采购资金的支付和使用。参与采购合同的审核，负责采购项目的财务结算和账务处理。4.审计部门负责对非招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。二、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各单位需求部门应根据年度生产经营计划、预算安排及实际工作需要，提前编制非招标采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经本单位相关部门审核后，报采购管理部门汇总。采购管理部门对各单位上报的采购计划进行审核，结合集团公司整体采购需求和资源配置情况，汇总编制集团公司年度非招标采购计划。3.年度非招标采购计划应报集团公司分管领导审批后实施。审批通过的采购计划应严格执行，确需调整的，应按原审批程序办理。（二）采购计划的执行1.采购管理部门根据批准的年度非招标采购计划，分解下达月度采购任务。各单位采购管理部门应按照月度采购任务，组织实施采购活动。2.需求部门应按照采购计划确定的时间和要求，及时提供采购所需的技术文件、规格要求等资料，配合采购管理部门做好采购工作。3.采购管理部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决执行过程中存在的问题，确保采购计划顺利完成。三、采购方式及程序（一）采购方式1.询价采购：适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。3.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。4.竞争性磋商采购：适用于政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照法律法规依法招标的工程建设项目以外的工程建设项目。（二）采购程序1.询价采购程序采购管理部门根据采购需求，确定询价供应商名单，一般不少于三家。向询价供应商发出询价通知书，明确采购货物的规格、数量、质量要求、交货期等内容，并要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较和评价，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定组织实施采购。2.竞争性谈判采购程序采购管理部门发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。公告内容应包括采购项目的名称、内容、数量、质量要求、交货期、谈判时间、地点等。对报名参加谈判的供应商进行资格审查，确定谈判供应商名单。向谈判供应商发出谈判文件，包括采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容，并组织谈判会议。在谈判过程中，谈判小组与供应商进行多轮谈判，要求供应商对报价、技术方案、服务承诺等内容进行澄清和承诺。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。3.单一来源采购程序采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、数量、预算金额、拟采购供应商名称及选择该供应商的理由等。采购管理部门组织相关部门对单一来源采购申请进行论证，形成论证意见。将单一来源采购申请及论证意见报集团公司分管领导审批。审批通过后，与单一来源供应商进行谈判，签订采购合同。4.竞争性磋商采购程序采购管理部门发布竞争性磋商公告，邀请符合条件的供应商参加磋商。公告内容应包括采购项目的名称、内容、数量、质量要求、交货期、磋商时间、地点等。对报名参加磋商的供应商进行资格审查，确定磋商供应商名单。向磋商供应商发出磋商文件，包括采购项目的技术规格、商务条款、磋商程序等内容，并组织磋商会议。在磋商过程中，磋商小组与供应商进行多轮磋商，要求供应商对报价、技术方案、服务承诺等内容进行澄清和承诺。根据磋商结果，确定成交供应商，并签订采购合同。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门负责建立和管理集团公司非招标采购供应商库。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、信用记录等内容。2.各单位需求部门或采购管理部门根据采购项目需要，从供应商库中选择潜在供应商，并对其进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等。3.对于首次参与集团公司非招标采购的供应商，采购管理部门应要求其提供完整的资格证明文件，并进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等情况。经审查合格的供应商，方可进入集团公司非招标采购供应商库。（二）供应商评价1.采购管理部门定期组织对供应商的评价工作。评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况、信用记录等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。采购管理部门应根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，在同等条件下可优先选择其参与采购项目；对于不合格供应商，应及时将其从供应商库中删除，并禁止其在一定期限内参与集团公司非招标采购活动。（三）供应商动态管理1.采购管理部门应定期对供应商库中的供应商进行更新和维护，及时补充新的供应商信息，删除已不符合要求的供应商信息。2.对于供应商的重大信息变更，如企业名称、法定代表人、经营范围、联系方式等，采购管理部门应及时进行核实和更新，并通知相关单位。3.采购管理部门应加强与供应商的沟通与合作，定期向供应商反馈采购需求和评价意见，督促供应商改进产品质量和服务水平。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时组织与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期、价格、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章。采购合同签订前，应经采购管理部门、财务部门、法律部门等相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、合理性等方面。3.对于重大采购合同或涉及法律风险较大的采购合同，应聘请法律顾问进行审查，并出具法律意见。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应按照合同约定，做好验收准备工作，确保采购项目按时、按质、按量交付。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式等要求，履行交货义务。如因特殊原因需要变更交货时间、地点、方式等，应提前通知采购管理部门和需求部门，并经双方协商一致后签订补充协议。3.采购管理部门应督促供应商严格履行合同义务，对供应商的履约情况进行跟踪检查。如发现供应商存在违约行为，应及时按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订变更或解除协议。变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间、责任等事项。2.采购合同的变更或解除应按照原合同签订程序进行审核，并报集团公司分管领导审批。未经审批同意，不得擅自变更或解除采购合同。（四）合同结算1.采购项目验收合格后，需求部门应及时填写验收报告，并提交给采购管理部门。采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理合同结算手续。2.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，审核采购管理部门提交的结算申请，并及时支付采购款项。付款前，应确保采购项目已验收合格，发票等相关凭证齐全、合规。3.采购管理部门应建立采购合同台账，记录合同的签订、履行、变更、解除、结算等情况，定期进行核对和清理，确保合同管理规范、有序。六、采购监督与审计（一）采购监督1.采购管理部门应建立健全采购监督机制，加强对非招标采购活动的全过程监督。监督内容包括采购计划的执行、采购方式的选择、采购程序的合规性、供应商的选择与管理、采购合同的签订与履行等方面。2.采购管理部门应定期对采购项目进行检查和抽查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。对于发现的违规行为，应责令相关单位立即整改，并依法依规追究有关人员的责任。3.各单位应设立采购监督举报电话和邮箱，接受员工和社会公众的监督。对于举报事项，采购管理部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。（二）采购审计1.审计部门应定期对非招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购资金的使用效益等方面。2.审计部