设备采购与供应管理制度

设备采购与供应管理制度一、总则（一）目的为规范公司设备采购与供应管理工作，确保设备采购的合理性、及时性和质量可靠性，满足公司生产经营活动的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备采购与供应活动，包括生产设备、办公设备、检测设备等各类固定资产及低值易耗品的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购与供应活动合法合规。2.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，充分考虑采购成本、使用效益和投资回报率，实现资源的优化配置。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定、技术先进的设备和物资，以保证公司生产经营活动的正常进行。4.透明公正原则：采购与供应过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和相关部门的审计。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定设备采购计划，根据公司需求和预算，选择合适的供应商，组织采购谈判和合同签订。2.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保设备按时、按质、按量供应。3.建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理，维护良好的合作关系。（二）使用部门1.根据本部门生产经营需要，提出设备采购申请，明确设备的规格、型号、数量、技术参数等要求。2.参与设备采购的技术谈判和验收工作，对设备的适用性和质量负责。3.负责设备的日常使用和维护管理，及时反馈设备使用过程中出现的问题。（三）财务部门1.负责审核设备采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。2.参与采购合同的审核，监督采购款项的支付，确保资金支付的合规性。3.对设备采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。（四）质量管理部门1.制定设备验收标准和检验流程，负责对采购设备进行质量检验和验收。2.对设备质量问题进行调查和分析，提出处理意见和改进措施，确保设备质量符合要求。（五）法务部门1.参与采购合同的起草、审核和签订工作，提供法律意见和风险防范建议。2.处理采购与供应过程中的法律纠纷，维护公司合法权益。三、设备采购计划管理（一）需求预测1.使用部门应定期对本部门设备需求进行预测，结合公司生产经营计划、设备更新改造计划等，提前提出设备采购需求。2.需求预测应考虑设备的使用寿命、技术发展趋势、市场供应情况等因素，确保需求预测的准确性和合理性。（二）采购计划编制1.采购部门根据使用部门提出的设备采购需求，结合公司库存情况、资金状况等，编制年度设备采购计划。2.年度设备采购计划应明确设备的名称、规格、型号、数量、采购时间、预算金额等内容，并报公司领导审批。3.对于临时性或紧急性的设备采购需求，使用部门应填写《紧急设备采购申请表》，经相关领导审批后，采购部门应及时安排采购。（三）计划调整1.在设备采购计划执行过程中，如因市场变化、公司生产经营调整等原因需要对采购计划进行调整，使用部门应及时提出调整申请，说明调整原因和调整内容。2.采购部门根据使用部门的调整申请，对采购计划进行评估和审核，报公司领导审批后进行调整。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行分类管理。2.选择供应商时，应综合考虑供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务、技术支持等因素，进行实地考察和评估。3.对于重要设备的供应商，应组织相关部门进行联合评审，确保供应商具备满足公司需求的能力和条件。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格变动等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类评级，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，应给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会，加强与供应商的合作与交流，共同探讨如何提高产品质量、降低成本、优化服务等问题。3.对于长期合作的供应商，应建立战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、产品创新等活动，实现互利共赢。五、采购流程管理（一）采购申请1.使用部门根据设备需求预测结果，填写《设备采购申请表》，详细说明设备的名称、规格、型号、数量、技术参数、采购原因、预计使用时间等内容，并提交给采购部门。2.《设备采购申请表》应经使用部门负责人签字确认，并报相关领导审批。（二）采购审批1.采购部门收到使用部门提交的《设备采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的合规性、采购时间的紧迫性等。2.对于金额较大或重要设备的采购申请，采购部门应组织相关部门进行会审，会审通过后报公司领导审批。3.公司领导根据采购申请的内容和公司实际情况，进行审批决策，并签署审批意见。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，制定采购方案，选择合适的采购方式，如招标采购、竞争性谈判采购、询价采购等。2.对于招标采购项目，采购部门应按照国家法律法规和公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.在采购过程中，采购部门应与供应商进行充分沟通和协商，确保采购合同的条款符合公司要求和法律法规规定。（四）合同签订1.采购部门与供应商达成一致意见后，应签订采购合同。采购合同应明确设备的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由采购部门负责人签字并加盖公司公章。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如使用部门、财务部门、质量管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（五）采购验收1.设备到货前，采购部门应通知使用部门和质量管理部门做好验收准备工作。2.设备到货后，质量管理部门应按照验收标准和检验流程对设备进行质量检验和验收。验收内容包括设备的外观、数量、规格、型号、技术参数、性能指标等。3.对于验收合格的设备，使用部门应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的设备，质量管理部门应出具不合格报告，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。审核内容包括合同条款的执行情况、验收结果、发票的真实性和合法性等。2.审核通过后，财务部门按照公司财务管理制度和资金支付流程，办理采购款项的支付手续。3.采购部门应及时跟踪采购款项的支付情况，确保供应商按时收到货款，维护公司良好的商业信誉。六、设备供应管理（一）交货期管理1.采购部门应与供应商明确设备的交货期，并在采购合同中予以约定。2.在设备采购过程中，采购部门应定期跟踪供应商的生产进度，及时协调解决可能影响交货期的问题，确保设备按时交货。3.如因供应商原因导致设备不能按时交货，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施加快生产进度，并承担相应的违约责任。（二）运输与交付1.供应商负责将设备运输至公司指定地点，并承担运输过程中的风险和费用。2.设备交付时，供应商应提供设备的相关资料，如产品合格证、质量检验报告、使用说明书、维修手册等。3.采购部门应组织使用部门和质量管理部门对设备进行现场验收，确保设备的数量、规格、型号、质量等符合合同要求。（三）售后服务管理1.供应商应按照采购合同约定，提供设备的售后服务，包括设备安装调试、维修保养、技术培训等。2.使用部门在设备使用过程中发现问题，应及时向采购部门反馈，采购部门应协调供应商及时解决。3.采购部门应定期对供应商的售后服务质量进行评估，对于售后服务不到位的供应商，应要求其限期整改，如整改仍不合格，应停止与其合作。七、设备采购与供应风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对设备采购与供应过程中的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、头脑风暴、案例分析等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.根据风险评估结果，采购部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判、签订长期合同等方式进行应对；对于质量风险，可加强供应商管理、严格验收标准、增加检验频次等方式进行应对；对于供应商风险，可建立供应商评估机制、加强合作与沟通、多元化供应商选择等方式进行应对；对于合同风险，可加强合同审核、规范合同签订流程、严格合同执行监督等方式进行应对；对于法律风险，可加强法务审核、咨询专业律师、完善法律风险防范机制等方式进行应对。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对设备采购与供应管理工作进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理情况、采购流程合规性、合同执行情况、设备验收情况等。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，确保监督检查的有效性和及时性。（二）考核评价1.采购部门应建立设备采购与供应管理