小规模公司库存管理制度

小规模公司库存管理制度一、总则（一）目的本库存管理制度旨在规范小规模公司的库存管理流程，确保库存物资的安全、完整，提高库存物资的使用效率，降低库存成本，保障公司生产经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及库存物资管理的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、生产部门、销售部门等。（三）基本原则1.准确性原则：库存记录应准确反映库存物资的实际数量、价值和状态，确保账实相符。2.安全性原则：采取必要的安全措施，保护库存物资不受损坏、丢失、变质等影响，确保库存物资的安全。3.高效性原则：优化库存管理流程，提高库存物资的出入库效率，减少库存周转时间，提高库存管理效益。4.成本效益原则：在保证库存管理满足公司生产经营需要的前提下，合理控制库存水平，降低库存成本，提高公司经济效益。二、库存管理职责分工（一）采购部门1.根据公司生产经营计划和库存状况，编制采购计划，明确采购物资的种类、数量、规格、到货时间等要求。2.选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量、价格和交货期符合公司要求。3.负责采购物资的催交、到货验收等工作，及时处理采购过程中的异常情况。（二）仓库管理部门1.负责库存物资的入库、存储、保管、出库等日常管理工作，确保库存物资的安全和完整。2.建立库存物资台账，及时记录库存物资的收发存情况，定期进行库存盘点，保证账实相符。3.按照库存管理制度的要求，对库存物资进行分类存放、标识管理，做好库存物资的防护、保养工作，防止库存物资损坏、变质。4.根据生产部门和销售部门的需求，及时准确地发放库存物资，办理物资出库手续。（三）生产部门1.根据生产计划，合理安排生产进度，向仓库管理部门提出物资领用申请，明确领用物资的种类、数量、规格等要求。2.负责对生产过程中产生的废料、余料等进行回收、整理和统计，及时办理退库手续。3.协助仓库管理部门做好库存盘点工作，提供相关生产数据和信息。（四）销售部门1.根据销售订单，及时向仓库管理部门通报发货需求，确保库存物资能够满足销售发货要求。2.负责销售退回物资的接收、清点和保管工作，并及时通知仓库管理部门办理入库手续。（五）财务部门1.负责制定库存物资的核算方法和财务管理制度，对库存物资进行账务处理，确保库存物资的财务数据准确、完整。2.定期对库存物资进行财务审计和监督，检查库存管理制度的执行情况，防范库存管理风险。3.根据库存物资的财务数据，进行成本核算和分析，为公司决策提供财务支持。三、库存物资采购管理（一）采购计划编制1.采购部门应定期收集公司各部门的物资需求信息，结合公司的生产经营计划、库存状况和市场供应情况，编制采购计划。2.采购计划应明确采购物资的种类、数量、规格、质量要求、到货时间等内容，并提交相关部门审核。3.采购计划审核通过后，采购部门应严格按照计划组织采购活动，确保采购物资及时、准确地供应到公司。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行评估和审核，选择合格的供应商作为公司的采购合作伙伴。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，调整供应商名录，淘汰不合格供应商。（三）采购订单下达1.根据采购计划和选定的供应商，采购部门下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等内容。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保采购物资按时、按质、按量供应到公司。（四）采购物资验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门进行验收。仓库管理部门应按照采购合同和相关标准，对采购物资的数量、规格、质量等进行验收。2.验收合格的物资，仓库管理部门应办理入库手续，并在库存物资台账上记录相关信息；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，办理退货、换货等手续。四、库存物资存储管理（一）仓库规划与布局1.根据公司库存物资的种类、数量、特性等因素，合理规划仓库的布局，设置不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、不合格品区等。2.对不同存储区域进行标识管理，明确各区域存放物资的种类、规格、范围等信息，便于物资的存放和查找。（二）库存物资分类存放1.按照库存物资的类别、规格、型号等进行分类存放，同类物资应集中存放，并按照一定的顺序排列，便于管理和盘点。2.对有特殊要求的库存物资，如易燃易爆物资、有毒有害物资等，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。（三）库存物资标识管理1.在库存物资上或其外包装上粘贴标识牌，标明物资的名称、规格、型号、数量、批次、入库时间等信息。2.标识牌应清晰、准确、完整，易于识别和查看。对于易混淆的物资，应采用不同颜色或形状的标识牌进行区分。（四）库存物资防护与保养1.根据库存物资的特性，采取相应的防护措施，如防潮、防虫、防火、防盗、防腐等，确保库存物资不受损坏。2.定期对库存物资进行检查和保养，及时发现和处理库存物资存在的问题，如生锈、变质、损坏等，确保库存物资的质量和性能。（五）库存盘点1.仓库管理部门应定期进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。2.在盘点前，仓库管理部门应制定盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等内容，并通知相关部门做好准备工作。3.盘点过程中，应认真核对库存物资的数量、规格、型号等信息，如实记录盘点结果。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，编制盘点报告，并按照相关规定进行处理。五、库存物资发放管理（一）物资领用申请1.生产部门和销售部门根据生产计划和销售订单，向仓库管理部门提出物资领用申请。物资领用申请应明确领用物资的种类、数量、规格、用途等信息。2.仓库管理部门收到物资领用申请后，应审核申请的合理性和必要性，对于不符合规定的申请，应及时与申请部门沟通并说明原因。（二）物资发放审批1.物资领用申请经仓库管理部门审核通过后，提交相关部门负责人进行审批。审批人应根据公司的相关规定和实际情况，对物资领用申请进行审批，确保物资领用的合理性和合规性。2.对于重要物资或大额物资的领用，应按照公司的授权审批制度进行审批，必要时需经公司领导批准。（三）物资发放操作1.仓库管理部门根据审批通过的物资领用申请，办理物资出库手续。物资出库时，应严格按照规定的程序进行操作，确保物资发放的准确性和安全性。2.物资发放后，仓库管理部门应及时更新库存物资台账，记录物资的发放时间、数量、领用部门等信息，并将领用凭证传递给财务部门进行账务处理。（四）物资退库管理1.生产部门在生产过程中产生的废料、余料等，应及时办理退库手续。退库物资应经过仓库管理部门的验收，符合退库要求的方可办理入库手续。2.销售部门退回的物资，仓库管理部门应按照规定进行清点和验收，验收合格后办理入库手续，并及时通知财务部门进行账务调整。六、库存成本控制管理（一）库存成本核算1.财务部门应按照规定的成本核算方法，对库存物资的采购成本、存储成本、管理成本等进行核算，准确计算库存成本。2.库存成本核算应包括物资的采购价格、运输费用、仓储费用、保险费用、损耗费用等各项支出。（二）库存成本分析1.定期对库存成本进行分析，找出影响库存成本的因素，如采购价格波动、库存积压、库存周转率低等，并提出相应的改进措施。2.通过库存成本分析，评估库存管理的效果，为公司制定库存管理策略提供依据。（三）库存成本控制措施1.优化采购计划，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货，降低库存占用资金和存储成本。2.加强供应商管理，通过谈判、招标等方式降低采购成本，同时确保采购物资的质量和交货期。3.提高库存物资的周转率，加快物资的周转速度，减少库存资金占用，降低库存成本。4.加强库存管理，降低库存损耗，如合理安排库存布局、做好物资防护保养等工作。七、库存管理信息化建设（一）库存管理系统选型1.根据公司的业务需求和管理要求，选择适合的库存管理系统。库存管理系统应具备物资采购、库存管理、物资发放、库存盘点、成本核算等功能模块，能够实现库存信息的实时共享和动态管理。2.在选型过程中，应充分考虑系统的稳定性、安全性、易用性、扩展性等因素，确保系统能够满足公司未来发展的需要。（二）库存管理系统实施1.制定库存管理系统实施计划，明确实施步骤、时间节点、人员分工等内容，并组织相关人员进行系统培训，确保操作人员熟悉系统的功能和操作流程。2.在系统实施过程中，应做好数据迁移、系统测试、用户验收等工作，确保系统能够顺利上线运行。（三）库存管理系统应用与维护1.库存管理系统上线运行后，各部门应按照规定及时录入和更新库存信息，确保系统数据的准确性和及时性。2.定期对库存管理系统进行维护和升级，优化系统性能，完善系统功能，确保系统能够满足公司不断变化的业务需求。八、库存管理监督与考核（一）库存管理监督1.建立库存管理监督机制，定期对库存管理工作进行检查和监督，确保库存管理制度的有效执行。2.监督内容包括采购计划执行情况、物资验收情况、库存存储管理情况、物资发放情况、库存盘点情况、库存成本控制情况等。（二