格力集团供应商管理制度

格力集团供应商管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范格力集团供应商管理工作，确保所采购的物资和服务符合集团生产经营需求，保障产品质量，降低采购成本，维护良好的供应商合作关系，实现集团与供应商的共同发展。（二）适用范围本制度适用于格力集团及其下属各子公司与供应商之间的采购活动管理，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类采购业务。（三）基本原则1.公平公正原则在供应商选择、评价、采购合同签订与执行等环节，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会，不受任何歧视。2.质量优先原则将供应商提供产品和服务的质量作为首要考量因素，优先选择能够稳定提供高质量产品和服务的供应商，以保障格力集团产品质量和生产运营的稳定性。3.成本效益原则在保证物资和服务质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理措施，降低采购成本，提高集团整体经济效益。4.合作共赢原则与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，共同应对市场变化和挑战，促进双方在技术、管理、质量等方面的共同提升。二、供应商选择与准入（一）供应商信息收集1.建立信息收集渠道通过多种途径广泛收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、采购人员实地考察、行业协会及媒体报道等。2.信息内容要求收集的供应商信息应涵盖企业基本情况（如注册地址、法定代表人、注册资本、经营范围等）、生产经营状况（如生产能力、设备设施、人员规模等）、质量管理体系（如质量认证情况、质量控制措施等）、财务状况（如资产负债情况、盈利能力等）、信誉状况（如是否存在违法违规行为、合同履行情况等）以及产品或服务信息（如产品质量标准、价格水平、售后服务等）。（二）供应商筛选1.初步筛选标准根据集团采购需求和战略目标，制定初步筛选标准，对收集到的供应商信息进行初步审核和筛选。筛选标准可包括企业规模、生产能力、产品质量、价格水平、信誉等级、环保要求等方面。2.筛选流程采购部门负责对收集的供应商信息进行整理和分析，按照初步筛选标准进行筛选，形成初步合格供应商名单。对于重要物资或服务的供应商，可组织相关部门（如质量部门、技术部门、法务部门等）进行联合评审，确保筛选结果的准确性和可靠性。（三）供应商实地考察1.考察对象确定对于初步合格的供应商，尤其是拟建立长期合作关系或采购重要物资和服务的供应商，安排实地考察。实地考察的供应商名单由采购部门提出，报分管领导审批后实施。2.考察内容实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、工艺流程、质量管理体系运行情况、人员管理情况、原材料供应渠道、环保措施落实情况等。考察过程中，考察人员应与供应商相关人员进行深入交流，了解其实际运营状况和管理水平。3.考察报告考察人员应撰写详细的考察报告，记录考察过程中发现的问题及供应商的优势和不足，并提出考察结论和建议。考察报告经考察人员签字确认后，提交采购部门汇总分析，作为供应商选择决策的重要依据。（四）供应商准入审批1.审批流程采购部门根据供应商筛选和实地考察结果，填写供应商准入申请表，附上供应商相关资料（如营业执照副本复印件、生产许可证复印件、质量认证证书复印件、考察报告等），提交至供应商管理委员会进行审批。供应商管理委员会由采购、质量、技术、法务、财务等部门负责人组成，负责对供应商准入申请进行全面审核和决策。2.审批标准供应商管理委员会根据集团采购政策和供应商选择标准，对供应商准入申请进行审批。审批通过的供应商列入格力集团合格供应商名录，获得与集团开展采购业务的资格；审批未通过的供应商，采购部门应及时向其反馈原因。三、供应商评价与考核（一）评价周期对供应商进行定期评价，评价周期分为年度评价和季度评价。年度评价于每年年末进行，全面评估供应商全年的表现；季度评价于每季度末进行，重点关注供应商近期的供货质量、交货期、服务水平等方面的情况。（二）评价指标体系1.质量指标主要考核供应商提供产品的质量稳定性、合格率、退货率等指标。通过对格力集团内部检验数据、客户反馈数据等进行统计分析，评估供应商产品质量状况。2.交货期指标考核供应商按时交货的能力，包括交货准时率、订单完成率等指标。以采购订单约定的交货日期为基准，统计供应商实际交货时间，计算交货准时率；统计供应商完成的订单数量与下达的订单数量之比，计算订单完成率。3.价格指标比较供应商提供产品或服务的价格水平与市场同类产品或服务价格的差异，考核其价格合理性。通过定期收集市场价格信息，与供应商报价进行对比分析，评估供应商价格优势。4.服务指标评价供应商在售后服务、技术支持、应急响应等方面的表现，包括售后服务满意度、技术支持及时性、应急处理能力等指标。通过收集格力集团内部使用部门和客户的反馈意见，对供应商服务水平进行评价。5.合作配合指标考核供应商在与格力集团合作过程中的配合程度，如沟通协作效率、对采购需求的响应速度、合同履行情况等指标。由采购部门及相关使用部门根据日常合作情况进行评价。（三）评价方法1.数据统计分析采购部门负责收集、整理供应商评价所需的数据，包括质量检验报告、交货记录、采购发票、售后服务记录等，并进行统计分析。通过数据分析得出各项评价指标的具体数值，为评价供应商提供客观依据。2.问卷调查与面谈向格力集团内部使用部门、客户等发放调查问卷，收集对供应商产品质量、服务水平等方面的意见和建议；同时，安排采购人员与供应商相关人员进行面谈，了解供应商在合作过程中的情况及存在的问题。3.现场评审对于重要供应商或出现质量、交货期等重大问题的供应商，组织相关部门人员到供应商现场进行评审，深入了解其生产经营状况和管理水平，查找问题根源，提出改进要求。（四）考核结果应用1.等级划分根据供应商评价得分，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。评价得分90分及以上为优秀；8089分为良好；6079分为合格；60分以下为不合格。2.奖励与激励措施对于评为优秀等级的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先参与新项目投标、提供合作优惠政策等；在集团内部进行通报表扬，宣传其优秀经验和做法，促进其他供应商学习借鉴。3.整改与淘汰机制对于评为不合格等级的供应商，发出书面整改通知，要求其限期整改。整改期限内，暂停或减少与其的采购业务；整改后仍不符合要求的，取消其合格供应商资格，终止合作关系，并在集团内部进行通报。对于评为合格等级但存在一定问题的供应商，采购部门应与其沟通，督促其改进，加强后续监督和管理。四、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草与审核采购部门根据采购业务需求，起草采购合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务、产品规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同起草完成后，提交至法务部门进行审核，确保合同内容符合法律法规要求，避免法律风险。2.合同签订流程法务部门审核通过的采购合同，由采购部门与供应商进行协商，达成一致意见后，双方签字盖章生效。对于重大采购合同或涉及金额较大的合同，需经集团分管领导审批后签订。（二）合同执行与跟踪1.订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确订单编号、产品规格型号、数量、交货日期、交货地点等信息，并确保订单内容与采购合同一致。2.交货跟踪采购部门负责跟踪供应商的交货情况，及时掌握订单执行进度。在交货期前，提醒供应商做好交货准备；交货期临近时，与供应商确认实际交货时间和运输方式等信息；交货后，及时验收货物，确保货物数量、质量等符合合同要求。3.付款管理财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。采购部门应及时向财务部门提供相关付款依据（如发票、验收报告等），确保付款工作的顺利进行。同时，财务部门应加强对采购付款的审核和监督，防范资金风险。（三）合同变更与终止1.合同变更在采购合同履行过程中，如因市场需求变化、产品规格调整、不可抗力等原因需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等，并经法务部门审核后生效。2.合同终止采购合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，采购部门应及时通知供应商，并办理相关终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方权益得到妥善处理。五、供应商关系管理（一）沟通与协调机制1.定期沟通会议建立供应商定期沟通会议制度，由采购部门组织，邀请供应商代表及集团内部相关部门人员参加。会议主要内容包括总结上一阶段合作情况、交流双方工作中存在的问题及解决方案、讨论下一阶段采购计划和合作重点等。通过定期沟通会议，加强双方信息交流，增进相互了解与信任。2.日常沟通渠道采购部门与供应商建立多种日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，确保双方能够及时、有效地沟通采购业务相关事宜。对于供应商提出的问题和需求，采购部门应及时响应并协调解决；对于集团内部使用部门反馈的问题，采购部门应及时传达给供应商，并跟踪处理结果。（二）供应商培训与辅导1.培训计划制定根据供应商的实际情况和集团采购需求，制定供应商培训计划。培训内容可包括格力集团企业文化、采购政策、产品质量标准、生产工艺要求、质量管理体系等方面。培训计划应明确培训时间、地点、培训讲师、培训对象等信息，并提前通知供应商。2.培训实施与效果评估按照培训计划组织实施培训活动，采用集中授课、现场演示、案例分析等多种培训方式，确保培训效果。培训结束后，对供应商进行培训效果评估，通过考试、问卷调查、实际操作考核等方式，了解供应商对培训内容的掌握程度和应用情况。根据评估结果，对培训计划进行调整和完善，持续提高供应商的业务水平和合作能力。（三）供应商激励与合作拓展1.激励措施除了在供应商评价与考核中实施的奖励与激励措施外，集团还可根据供应商的表现和贡献，给予其他形式的激励，如提供技术研发支持、协助供应商进行设备升级改造、共同开展市场推广活动等。通过多样化的激励措施，激发供应商的积极性和主动性，促进双方合作关系的深化。2.合作拓展在与供应商保持良好合作关系的基础上，积极探索合作拓展的机会。例如，与供应商共同开展新产品研发项目