公司章使用管理办法

公司章使用管理办法总则目的为加强公司印章的管理，规范印章的使用，维护公司的合法权益，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、全资子公司、控股子公司等（以下统称“公司”）印章的使用管理。印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：用于特定业务或文件签署，代表法定代表人个人意志的印章。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务的印章。4.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力文件的印章。5.部门章：各部门为履行其职责而使用的印章，如行政章、人事章等。6.分支机构章：公司设立的分支机构使用的印章，用于该分支机构的日常业务及文件处理。印章的刻制与启用印章刻制1.公司各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关行业标准执行。2.需刻制印章时，由使用部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。3.行政管理部门审核通过后，统一交由具有资质的印章制作单位刻制。刻制过程中，应确保印章的质量、样式符合公司要求及相关规定。4.印章刻制完成后，制作单位应提供印章印模，并在印模上注明印章名称、规格、启用日期等信息。印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，详细记录印章名称、规格、启用日期、发放部门等信息，并附印章印模。2.《印章启用申请表》经公司法定代表人或其授权人签字批准后，方可正式启用。3.行政管理部门负责将新印章发放至使用部门，并做好发放登记工作。发放登记内容包括印章名称、规格、发放日期、领取人签字等。4.新印章启用后，原相关印章同时废止。行政管理部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管或销毁处理。印章的保管保管原则1.公司印章应实行专人保管制度，确保印章安全、妥善存放。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。保管职责1.公司公章：由公司行政管理部门指定专人保管。保管人员应严格按照公司规定的程序和审批权限使用公章，并做好使用登记工作。2.法定代表人章：一般由法定代表人本人保管，如因工作需要委托他人保管，应办理书面委托手续，并明确委托期限、委托事项及责任承担等内容。3.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管。保管人员应严格遵守财务印章使用规定，确保财务印章用于合法、合规的财务业务。4.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管。保管人员应按照合同审批流程使用合同专用章，并对合同签订的真实性、合法性负责。5.部门章：各部门负责人负责本部门印章的保管，并指定专人具体负责印章的日常使用和管理。部门负责人应定期对本部门印章的使用情况进行检查和监督。6.分支机构章：分支机构负责人负责本机构印章的保管，并指定专人具体负责印章的日常使用和管理。分支机构应定期向公司总部报告印章使用情况。保管要求1.印章保管人员应将印章存放于安全可靠的地方，如保险柜等，并设置必要的安全防护措施，防止印章被盗、丢失或损坏。2.印章保管人员不得随意将印章带出办公区域。如因工作需要确需带出的，必须经公司法定代表人或其授权人批准，并办理相关借用手续，借用期间应妥善保管印章，使用完毕后及时归还。3.印章保管人员应定期对保管的印章进行检查，如发现印章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告行政管理部门，并按规定申请重新刻制。4.印章保管人员因工作变动等原因不再负责印章保管时，应及时办理印章交接手续。交接过程中，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、规格、数量、交接日期、交接双方签字等信息，并由行政管理部门派人监交。印章的使用使用原则1.公司印章的使用必须严格遵循“依法合规、谨慎审批、用途明确、登记备案”的原则。2.使用印章前，必须经过严格的审批程序，确保印章使用符合公司利益和法律法规要求。使用范围1.公司公章：主要用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表、证明等的签署；代表公司参加各类会议、活动、招投标等；办理公司营业执照、税务登记证等各类证照的年检、变更、注销等手续；以及其他需要公司公章确认的事项。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的特定业务或文件签署，如银行开户、支票签发、授权委托书等。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。如开具支票、汇票、本票等票据；办理银行账户的收支业务；签署财务报表、财务审计报告等财务文件。4.合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。5.部门章：各部门印章主要用于本部门内部的文件、通知、报告、报表等的印发；以及与本部门业务相关的其他事项。6.分支机构章：用于分支机构的日常业务及文件处理，如分支机构内部的文件印发、业务报表填报、对外业务联系等，但不得用于签署涉及公司重大决策、重大经济合同等重要事项的文件。使用审批1.一般事项：使用公司印章时，由使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间、预计用印日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政管理部门审核。行政管理部门审核通过后，按照印章审批权限报相关领导审批。2.重大事项：涉及公司重大决策、重大经济合同、对外投资、融资担保等重要事项的印章使用，必须经公司法定代表人或其授权的决策机构审批。审批过程中，应提交详细的用印文件及相关背景资料，供审批领导参考。3.紧急事项：如遇紧急情况需要立即使用印章，来不及履行正常审批程序的，使用部门应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。补办审批手续时，应在《印章使用申请表》上注明紧急情况说明及批准领导姓名、批准时间等信息。使用登记1.印章保管人员应建立《印章使用登记簿》，对每一次印章使用情况进行详细登记。登记内容包括用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称及份数、批准领导、用印人签字等信息。2.《印章使用登记簿》应妥善保管，保存期限不少于[X]年，以备查阅。使用要求1.印章使用应在公司内部进行，不得将印章携带外出到公司以外的场所使用。如因特殊情况确需在公司外使用印章的，必须经公司法定代表人或其授权人批准，并由印章保管人员或指定专人陪同前往，确保印章安全使用。2.印章使用人员应严格按照批准的用印事项和范围使用印章，不得擅自更改用印内容或扩大用印范围。3.用印文件必须是经审批通过的正式文件或资料，不得在空白纸张、介绍信、合同文本等上加盖印章。4.印章加盖应清晰、端正，位置准确，不得模糊、歪斜或重叠。印章的停用与销毁停用情形1.因公司机构调整、名称变更等原因，原印章不再适用的。2.印章损坏、遗失或被盗，无法继续使用的。3.根据法律法规、公司规定或其他原因，需要停用印章的。停用程序1.印章使用部门或保管人员发现印章需要停用时，应及时报告行政管理部门。行政管理部门核实情况后，填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息，并报公司法定代表人或其授权人批准。2.《印章停用申请表》经批准后，行政管理部门负责通知相关部门和人员印章已停用，并收回停用印章。销毁程序1.对于停用的印章，行政管理部门应按照公司规定进行销毁处理。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、规格、停用日期、销毁原因等信息，并经公司法定代表人或其授权人批准。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应至少有两名以上人员在场监督，并在《印章销毁记录》上签字确认。3.《印章销毁记录》应妥善保管，保存期限不少于[X]年，以备查阅。监督与检查监督机制1.公司行政管理部门负责对印章使用管理情况进行定期监督检查，确保印章使用符合本办法规定。2.公司审计部门有权对印章使用管理情况进行不定期审计，对发现的问题及时提出整改意见，并监督整改落实情况。检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合规定、保管场所是否安全、印章是否妥善存放等。2.印章使用审批情况，是否按照规定的程序和审批权限进行审批，审批文件是否齐全、规范。3.印章使用登记情况，《印章使用登记簿》记录是否完整、准确，是否与用印实际情况相符。4.印章停用与销毁情况，是否按照规定程序办理停用和销毁手续，销毁过程是否合规。违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于批评教育、