面料样卡管理办法

面料样卡管理办法一、总则（一）目的为加强公司面料样卡的管理，规范面料样卡的制作、使用、保存及销毁等流程，确保面料样卡信息的准确性、完整性和安全性，提高公司产品研发、生产及销售等环节的工作效率，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及面料样卡管理的所有部门和人员，包括但不限于研发部、采购部、生产部、质量控制部、销售部等。（三）基本原则1.合法性原则：面料样卡的管理应符合国家相关法律法规以及行业标准的要求。2.准确性原则：确保面料样卡所记录的信息准确无误，包括面料的材质、规格、颜色、特性等。3.规范性原则：规范面料样卡的制作、使用、保存及销毁等操作流程，保证各项工作有序进行。4.保密性原则：对于涉及公司商业机密或客户隐私的面料样卡信息，应严格保密，防止泄露。二、面料样卡的制作（一）样卡需求提出1.研发部在进行新产品研发时，根据设计要求确定所需面料的种类、规格、颜色等信息，并填写《面料样卡制作申请表》，详细说明样卡制作的目的、用途、数量及交付时间等。2.采购部在采购新面料或寻找替代面料时，需提供面料样卡需求，以便与供应商沟通确认面料的特性和质量标准。申请表应包括所需面料的名称、规格、颜色、采购数量、预计到货时间等信息。3.生产部在生产过程中，如发现现有面料样卡信息不完整或不准确，影响生产正常进行时，应及时提出面料样卡更新或补充的需求，并填写相应申请表。申请表应注明需更新或补充的内容、涉及的产品型号及生产批次等。（二）样卡制作审批1.《面料样卡制作申请表》提交后，由部门负责人进行初审，审核样卡需求的合理性、必要性以及与部门工作的关联性。初审通过后，申请表流转至相关审批部门。2.根据样卡需求的性质和涉及范围，审批流程如下：对于一般性的面料样卡制作需求，由研发部经理审批。涉及新产品研发或重要项目的面料样卡制作，需经研发总监审批。采购部提出的面料样卡需求，由采购经理审批；若涉及大额采购或特殊规格面料的样卡制作，需经采购总监审批。生产部提出的面料样卡需求，由生产部经理审批；若影响到整个生产计划或产品质量的关键面料样卡，需经生产总监审批。3.审批部门应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批工作。如审批通过，申请表返回至提出部门；如审批不通过，应明确说明原因，并要求提出部门重新调整样卡需求。（三）样卡制作执行1.经审批通过的《面料样卡制作申请表》交至面料样卡制作部门（通常为研发部或采购部指定人员），制作人员按照申请表要求进行面料样卡的制作。2.面料样卡应包含以下基本信息：面料名称、编号及规格型号。面料材质成分及含量。面料颜色（应提供实物颜色样本或标准色卡编号）。面料的组织结构（如平纹、斜纹、缎纹等）。面料的物理性能指标，如克重、幅宽、缩水率、拉伸强度等。面料的化学性能指标，如酸碱度、甲醛含量、色牢度等。面料的生产厂家及产地。面料的用途及适用产品范围。制作日期及有效期。3.制作面料样卡时，应确保所使用的面料样本具有代表性，能够真实反映该面料的各项特性。对于颜色要求较高的面料，应采用专业的染色或印花设备制作颜色样本，确保颜色的准确性和一致性。4.在面料样卡上应加盖公司的样卡专用章，并由制作人员签字确认。对于多页的面料样卡，应进行页码编号并装订成册，确保样卡的完整性。（四）样卡制作检验1.面料样卡制作完成后，由质量控制部对样卡进行检验。检验内容包括样卡信息的准确性、面料样本的代表性以及样卡的制作质量等。2.质量控制部应按照相关标准和规范，对样卡上记录的各项信息进行核对，确保与实际面料特性相符。同时，对样卡的颜色、物理性能指标、化学性能指标等进行检测，检测结果应符合国家相关法律法规和行业标准的要求。3.如检验发现样卡存在信息错误、面料样本不具代表性或制作质量问题等，质量控制部应及时通知制作部门进行整改。制作部门应在接到通知后的[X]个工作日内完成整改，并重新提交质量控制部进行检验，直至样卡符合要求为止。三、面料样卡的使用（一）样卡领用1.公司内部各部门因工作需要领用面料样卡时，应填写《面料样卡领用申请表》，注明领用部门、样卡名称、编号、用途及预计归还时间等信息。2.《面料样卡领用申请表》经部门负责人签字审批后，交至面料样卡管理部门（通常为研发部或采购部）。面料样卡管理部门根据申请表发放相应的面料样卡，并做好领用记录，记录内容包括领用日期、领用部门、样卡名称及编号、领用人签字等。3.对于重要或稀缺的面料样卡，领用部门应提供相应的担保或说明领用必要性，经面料样卡管理部门负责人批准后方可领用。（二）样卡使用规范1.领用部门应妥善保管面料样卡，不得随意转借、涂改、损坏或丢失。如因工作需要转借样卡给其他部门或人员，需经面料样卡管理部门同意，并办理相关转借手续。转借手续应包括转借日期、转借部门及人员、预计归还时间等信息。2.在使用面料样卡过程中，应严格按照样卡上记录的信息进行操作。如发现样卡信息与实际使用情况不符或存在疑问，应及时与面料样卡管理部门沟通核实，不得擅自更改样卡信息。3.面料样卡仅供公司内部使用，未经公司书面授权，任何部门或个人不得将样卡提供给外部单位或个人，不得用于商业目的或其他非法活动。（三）样卡归还1.领用部门在完成工作后，应及时将面料样卡归还至面料样卡管理部门。归还时，样卡管理部门应对样卡进行检查，确认样卡无损坏、信息无涂改且未超期使用后，办理归还手续，并在领用记录上注明归还日期。2.如发现样卡存在损坏、丢失或信息涂改等情况，领用部门应承担相应的责任，并按照公司规定进行赔偿或处理。赔偿金额应根据样卡的价值、制作成本以及对公司造成的损失等因素综合确定。四、面料样卡的保存（一）保存方式1.面料样卡管理部门应设立专门的样卡档案室或样卡存储区域，用于存放面料样卡。样卡档案室或存储区域应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保样卡的保存环境适宜。2.面料样卡应按照类别、编号、制作时间等进行分类存放，并建立详细的样卡档案目录，便于查找和管理。对于电子样卡，应进行备份存储，并建立相应的电子档案管理系统，确保电子样卡信息的安全和可追溯性。（二）保存期限1.一般面料样卡的保存期限为[X]年，自样卡制作完成之日起计算。对于涉及公司重要产品、关键客户或具有长期参考价值的面料样卡，保存期限可适当延长，但最长不超过[X]年。2.在保存期限届满后，面料样卡管理部门应根据公司的档案管理规定，对样卡进行清理和销毁。清理和销毁过程应进行记录，记录内容包括样卡名称、编号、制作时间、销毁日期及销毁方式等。（三）保存期间的维护1.定期对保存的面料样卡进行检查和维护，确保样卡的完整性和可读性。如发现样卡有褪色、损坏或信息模糊等情况，应及时采取措施进行修复或更换。2.对于电子样卡，应定期进行数据备份和系统维护，防止数据丢失或损坏。同时，要确保电子档案管理系统的安全性，设置不同级别的访问权限，防止未经授权的人员访问或修改电子样卡信息。五、面料样卡的销毁（一）销毁申请1.面料样卡保存期限届满或因其他原因需要销毁时，由面料样卡管理部门填写《面料样卡销毁申请表》，详细说明拟销毁样卡的名称、编号、数量、制作时间及销毁原因等信息。2.《面料样卡销毁申请表》经部门负责人审核后，提交至公司档案管理部门进行审批。档案管理部门应根据公司的档案管理规定和相关法律法规，对销毁申请进行审查，确保销毁行为的合法性和合规性。（二）销毁审批1.档案管理部门在收到《面料样卡销毁申请表》后的[X]个工作日内完成审批工作。如审批通过，申请表返回至面料样卡管理部门；如审批不通过，应明确说明原因，并要求面料样卡管理部门重新调整销毁申请。2.对于涉及公司商业机密、客户隐私或重要历史资料的面料样卡，销毁申请需经公司高层领导审批。高层领导应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批，并将审批结果通知面料样卡管理部门。（三）销毁执行1.经审批通过的《面料样卡销毁申请表》交至面料样卡管理部门，由面料样卡管理部门组织实施面料样卡的销毁工作。销毁方式可根据样卡的材质、数量及保密要求等选择合适的方法，如粉碎、焚烧、电子数据擦除等。2.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、有效。销毁完成后，监督人员应在《面料样卡销毁记录》上签字确认，记录内容包括销毁日期、样卡名称及编号、数量、销毁方式及监督人员签字等。3.对于电子样卡的销毁，应采用专业的数据擦除软件对存储介质进行多次擦除，确保数据无法恢复。擦除完成后，应对存储介质进行物理销毁，如粉碎硬盘、格式化存储设备等。六、监督与考核（一）监督检查1.公司设立面料样卡管理监督小组，由质量控制部、审计部等相关部门人员组成。监督小组定期对面料样卡的制作、使用、保存及销毁等环节进行监督检查，确保各项管理工作符合本办法的要求。2.监督检查内容包括：样卡制作流程的规范性、样卡信息的准确性、样卡使用的合规性、样卡保存的安全性以及样卡销毁的彻底性等。监督小组应定期出具监督检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核机制1.建立面料样卡管理工作考核制度，将面料样卡管理工作纳入各部门及相关人员的绩效考核体系。考核指标包括样卡制作质量、样卡使用规范程度、样卡保存完好率、样卡销毁合规性等。2.根据考核结果，对在面料样卡管理工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对违反本办法规定，导致