预算询价管理办法

预算询价管理办法一、总则（一）目的为规范公司预算询价管理工作，确保公司采购活动的公平、公正、公开，有效控制采购成本，提高公司资金使用效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及预算询价的采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：预算询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：询价信息应向所有符合条件的供应商公开，确保供应商能够充分了解采购需求和要求，参与公平竞争。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的询价程序，降低采购成本，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购预算询价计划，明确询价项目的需求、规格、数量、时间等要求。2.组织实施询价活动，发布询价公告，收集供应商报价文件，对报价文件进行初步审核。3.与供应商进行商务谈判，确定最终采购价格和合同条款。4.负责采购合同的签订、执行和跟踪，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.提出采购项目的需求，提供详细的技术规格、质量标准、服务要求等资料。2.协助采购部门进行询价工作，参与供应商的考察和评估，提供专业意见。3.对采购项目的质量、进度等进行监督和验收，反馈使用过程中的问题。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供资金预算和成本控制方面的建议。2.对采购项目的资金支付进行审核和监督，确保资金使用合规。3.协助采购部门进行成本分析和核算，提供财务数据支持。（四）审计部门1.对采购预算询价活动进行审计监督，检查询价程序的合规性和公正性。2.对采购合同的签订、执行和结算进行审计，防范采购风险。3.对采购项目的经济效益进行评价，提出改进建议。三、预算询价流程（一）预算编制1.需求部门根据公司业务发展规划和实际工作需要，提出采购项目的需求申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预计采购时间等内容。2.采购部门会同财务部门对需求申请进行审核，结合公司预算安排和市场价格情况，编制采购预算草案。3.采购预算草案经公司领导审批后，作为预算询价的依据。（二）询价准备1.采购部门根据批准的采购预算，制定询价计划，明确询价项目的具体要求、询价方式、询价时间、参与询价的供应商资格条件等。2.采购部门按照询价计划，准备询价文件，包括询价函、采购需求说明书、报价表、合同条款等。询价文件应清晰、准确地表述采购项目的要求，确保供应商能够理解并作出准确的报价。3.采购部门通过公司内部网站、行业媒体、供应商数据库等渠道发布询价公告，邀请符合资格条件的供应商参与询价。询价公告应包括询价项目的基本信息、采购需求、报价截止时间、联系方式等内容。（三）供应商选择1.采购部门对参与询价的供应商进行资格审查，核实供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩证明、信誉情况等相关资料，确保供应商具备履行合同的能力和条件。2.采购部门组织对通过资格审查的供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况，评估供应商的综合实力。3.采购部门根据供应商的报价文件、资格审查情况和实地考察结果，对供应商进行综合评价，选择报价合理、信誉良好、实力较强的供应商作为候选供应商。（四）询价报价1.采购部门向候选供应商发送询价文件，要求供应商在规定的时间内提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。2.供应商应按照询价文件的要求，认真填写报价文件，并在规定的报价截止时间前将报价文件密封送达采购部门。3.采购部门对供应商提交的报价文件进行登记和编号，确保报价文件的完整性和准确性。（五）报价评审1.采购部门组织成立报价评审小组，成员包括采购部门、需求部门、财务部门等相关人员。报价评审小组负责对供应商的报价文件进行评审，确定成交供应商。2.报价评审小组对报价文件进行初步评审，审查报价文件的完整性、符合性、有效性等，剔除不符合要求的报价文件。3.报价评审小组对通过初步评审的报价文件进行详细评审，从价格、技术、商务、售后服务等方面进行综合比较和评价，选择最优的报价方案。4.报价评审小组根据评审结果，编写报价评审报告，推荐成交供应商，并说明推荐理由。报价评审报告经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。（六）合同签订1.采购部门根据公司领导的审批意见，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案，作为资金支付、验收结算等工作的依据。（七）合同执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务。2.需求部门负责对采购项目进行验收，按照合同约定的质量标准和验收程序对采购项目进行检验和测试，确保采购项目符合要求。3.采购部门、需求部门等相关部门应及时处理合同执行过程中出现的问题，如供应商交货延迟、质量不合格等，确保采购项目顺利完成。（八）结算付款1.供应商按照合同约定完成采购项目并通过验收后，向采购部门提交付款申请。付款申请应包括发票、验收报告、合同副本等相关资料。2.采购部门对供应商提交的付款申请进行审核，核实发票的真实性、合法性、有效性，以及验收报告的完整性、准确性等。审核无误后，填写付款审批单，报财务部门审批。3.财务部门对付款审批单进行审核，根据公司资金状况和合同约定，办理付款手续。付款完成后，财务部门应及时进行账务处理，确保财务数据的准确性。四、询价方式（一）公开询价公开询价是指采购部门通过公司内部网站、行业媒体、供应商数据库等渠道发布询价公告，邀请所有符合资格条件的供应商参与询价的方式。公开询价适用于采购项目金额较大、技术规格较为明确、市场竞争较为充分的情况。（二）邀请询价邀请询价是指采购部门根据采购项目的特点和需求，选择若干家符合资格条件的供应商，向其发送询价文件，邀请其参与询价的方式。邀请询价适用于采购项目金额较小、技术规格较为简单、供应商数量有限的情况。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购部门与不少于三家符合资格条件的供应商分别进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商的方式。竞争性谈判适用于采购项目技术复杂、有特殊要求、时间紧迫等情况。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购部门向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等情况。五、询价文件编制（一）基本要求1.询价文件应清晰、准确地表述采购项目的需求、规格、数量、技术要求、商务条款、售后服务等内容，确保供应商能够理解并作出准确的报价。2.询价文件应符合国家法律法规和相关行业标准的要求，不得含有歧视性、排他性条款。3.询价文件应明确报价文件的格式、内容、装订要求、提交方式、提交时间等，确保报价文件的规范性和一致性。（二）内容构成1.询价函：包括询价项目的名称、编号、采购需求、报价截止时间、联系方式等内容，向供应商发出询价邀请。2.采购需求说明书：详细描述采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容，作为供应商报价的依据。3.报价表：提供报价表格，要求供应商填写报价金额、交货时间、交货地点等信息。4.技术规格偏离表：要求供应商填写技术规格偏离情况，说明与采购需求说明书的差异。5.商务条款偏离表：要求供应商填写商务条款偏离情况，说明与采购需求说明书的差异。6.售后服务承诺：要求供应商提供售后服务承诺，包括售后服务内容、服务期限、响应时间等。7.合同条款：明确采购合同的主要条款，如价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等，作为双方签订合同的依据。（三）编制审核1.采购部门负责询价文件的编制工作，组织相关人员对询价文件进行审核，确保询价文件的准确性和完整性。2.需求部门应参与询价文件的审核工作，提供专业意见，确保采购需求的合理性和准确性。3.财务部门应从资金预算和成本控制的角度对询价文件进行审核，确保采购项目的经济性和可行性。4.询价文件审核通过后，由采购部门负责人签字确认，并加盖公司公章。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备合法的经营资质、良好的信誉、较强的生产经营能力和售后服务能力等条件。2.采购部门负责收集供应商的相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩证明、信誉情况等，对供应商进行资格审查。3.对通过资格审查的供应商，采购部门应组织实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况，评估供应商的综合实力。4.经资格审查和实地考察合格的供应商，纳入公司供应商数据库，并签订供应商合作协议，明确双方的权利和义务。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.采购部门负责组织对供应商的评价工作，收集相关部门和人员的反馈意见，填写供应商评价表。3.评价指标应包括质量指标、交货期指标、价格指标、售后服务指标等，评价方法可采用定量评价和定性评价相结合的方式。4.根据供应商评价结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对优秀供应商给予优先合作、价格优惠等奖励措施；对不合格供应商，应及时采取整改措施或终止合作关系。（三）供应商淘汰1.对于出现以下情况的供应商，应及时淘汰：提供虚假资料，骗取供应商资格的；产品质量严重不合格，给公司造成重大损失的；交货期严重延误，影响公司正常生产经营的；售后服务不到位，客户投诉较多的；其他违反法律法规或公司规定的行为。2.采购部门负责提出供应商淘汰建议，经公司领导审批后，将淘汰供应商的信息从公司供应商数据库中删除，并通知相关部门停止与该供应商的合作。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门负责对采购预算询价活动进行审计监督，检查询价程序的合规性、公正性，以及采购合同的签订、执行和结算情况。2.财务部门负责对采购项目的资金支付进