单位往来帐管理办法

单位往来帐管理办法总则目的为了加强本单位往来账的管理，规范往来账的核算，及时、准确地反映单位与其他单位或个人之间的债权债务关系，防范财务风险，保障单位资金的安全与完整，根据国家相关法律法规、财务会计制度以及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于本单位内部各部门、下属分支机构以及与本单位发生往来业务的所有外部单位和个人。往来账包括应收账款、预付账款、其他应收款、应付账款、预收账款、其他应付款等。管理原则1.依法合规原则：往来账的管理必须严格遵守国家法律法规和财务会计制度的规定，确保各项业务活动合法合规。2.权责明确原则：明确各部门和岗位在往来账管理中的职责和权限，做到责任到人，避免推诿扯皮。3.及时准确原则：及时记录和核算往来账业务，确保账目的准确性和及时性，为财务管理和决策提供可靠依据。4.风险控制原则：加强对往来账的风险评估和监控，采取有效措施防范和化解财务风险，保障单位资金安全。管理职责财务部门职责1.会计核算：负责往来账的日常会计核算工作，按照财务会计制度的规定设置会计科目，准确记录往来账的发生、增减变动和余额情况。2.账务核对：定期与业务部门、外部单位和个人进行往来账的核对工作，确保账账相符、账实相符。对核对中发现的差异，及时查明原因并进行调整。3.风险评估：定期对往来账进行风险评估，分析往来账的账龄结构、欠款情况等，及时发现潜在的财务风险，并提出相应的防范措施和建议。4.报表编制：按照规定编制往来账相关的财务报表和统计报表，为单位领导和相关部门提供准确的财务信息。5.档案管理：负责往来账会计档案的整理、归档和保管工作，确保档案的完整性和安全性。业务部门职责1.业务执行：严格按照本单位的业务流程和管理制度开展业务活动，确保往来账业务的真实性、合法性和合理性。2.信息提供：及时向财务部门提供往来账业务的相关信息，包括合同、发票、结算单等，确保财务部门能够准确核算往来账。3.账款催收：负责本部门应收账款和其他应收款的催收工作，制定催收计划，采取有效措施及时收回欠款。对逾期未收回的欠款，及时向财务部门和单位领导报告，并配合财务部门进行处理。4.合同管理：负责本部门往来账业务合同的签订、履行和管理工作，确保合同条款明确、合法有效。在合同签订前，应充分考虑往来账的风险因素，并与财务部门进行沟通和协商。审计部门职责1.审计监督：定期对本单位往来账的管理情况进行审计监督，检查往来账的核算是否准确、合规，内部控制制度是否健全有效，风险防范措施是否落实到位等。2.问题整改：对审计中发现的问题，及时提出整改意见和建议，并跟踪检查整改情况，确保问题得到及时解决。往来账的核算与管理应收账款的核算与管理1.核算方法：应收账款按照实际发生额入账，包括销售商品、提供劳务等应向购货方或接受劳务方收取的款项。在确认收入的同时，确认应收账款。2.信用管理：业务部门应建立客户信用档案，对客户的信用状况进行评估和分类，根据客户的信用等级确定信用额度和信用期限。在签订销售合同前，应充分了解客户的信用状况，避免盲目赊销。3.账款催收：业务部门应在应收账款到期前，通过电话、函件等方式提醒客户付款。对逾期未收回的应收账款，应及时采取上门催收、法律诉讼等措施进行催收。4.坏账准备：财务部门应按照规定定期对应收账款进行减值测试，计提坏账准备。对确实无法收回的应收账款，应按照规定的程序进行核销。预付账款的核算与管理1.核算方法：预付账款按照实际预付的金额入账，包括预付的货款、工程款等。在预付账款时，应取得对方开具的收款凭证，并及时进行账务处理。2.审批程序：预付账款的支付应严格按照本单位的审批程序进行，由业务部门提出申请，经财务部门审核、单位领导批准后支付。在支付预付账款前，应充分了解对方的信誉和经营状况，避免预付账款风险。3.跟踪管理：业务部门应及时跟踪预付账款的使用情况，督促对方按照合同约定履行义务。对已完成的业务，应及时办理结算手续，冲减预付账款。其他应收款的核算与管理1.核算范围：其他应收款主要包括职工借款、备用金、应收的各种赔款、罚款等。2.借款管理：职工借款应严格按照本单位的借款管理制度执行，由借款人提出申请，经部门负责人审核、财务部门审批后借款。借款金额应根据实际需要合理确定，借款期限应明确规定。借款人应在规定的期限内归还借款，逾期未归还的，应从其工资中扣除。3.备用金管理：备用金是为了满足业务部门日常零星开支的需要而设立的。备用金的使用应严格按照规定的用途和范围使用，不得挪作他用。业务部门应定期向财务部门报销备用金，补充备用金余额。应付账款的核算与管理1.核算方法：应付账款按照实际发生额入账，包括购买商品、接受劳务等应向供货方或提供劳务方支付的款项。在收到发票和货物或接受劳务后，应及时进行账务处理。2.付款管理：财务部门应根据合同约定和业务实际情况，合理安排应付账款的付款时间和金额。在付款前，应审核发票的真实性、合法性和完整性，以及合同的履行情况。3.供应商管理：业务部门应建立供应商档案，对供应商的信誉和产品质量进行评估和分类，选择优质的供应商进行合作。在与供应商签订采购合同前，应充分考虑应付账款的支付方式和期限，争取有利的付款条件。预收账款的核算与管理1.核算方法：预收账款按照实际收到的金额入账，包括预收的货款、工程款等。在收到预收账款时，应开具收款凭证，并及时进行账务处理。2.合同履行：业务部门应按照合同约定及时履行义务，在商品发出或劳务提供后，及时确认收入，冲减预收账款。3.退款管理：对因各种原因需要退还预收账款的，应按照规定的程序进行审批和处理，确保退款的安全和准确。其他应付款的核算与管理1.核算范围：其他应付款主要包括应付的各种赔款、罚款、租金、暂收款项等。2.核算与管理：其他应付款应按照实际发生额入账，及时进行账务处理。对暂收款项，应在规定的期限内进行结算和清理。往来账的核对与清理定期核对1.财务部门应每月与业务部门进行内部往来账的核对，确保内部往来账相符。2.财务部门应每季度与外部单位和个人进行往来账的核对，通过函证、对账等方式，取得对方的确认。对未达账项，应及时查明原因并进行调整。清理原则1.及时清理：对长期挂账的往来账，应及时进行清理，查明原因并进行处理。对确实无法收回或支付的往来账，应按照规定的程序进行核销或转销。2.分类处理：根据往来账的性质和成因，采取不同的清理方法。对因业务纠纷导致的往来账，应积极协商解决；对因对方破产、倒闭等原因无法收回的往来账，应按照规定的程序进行核销。清理程序1.业务部门应定期对本部门的往来账进行清理，对逾期未收回或未支付的往来账，应及时查明原因，并提出处理意见。2.财务部门应根据业务部门的清理情况，对往来账进行审核和汇总，提出总体处理方案，并报单位领导批准。3.经单位领导批准后，财务部门应按照处理方案进行账务处理，并及时调整相关账目。监督与检查内部监督1.财务部门应定期对本单位往来账的管理情况进行自查，检查往来账的核算是否准确、合规，内部控制制度是否健全有效，风险防范措施是否落实到位等。2.业务部门应定期对本部门往来账的管理情况进行自查，检查业务活动是否合法合规，账款催收是否及时有效，合同管理是否规范等。外部检查1.审计部门应定期对本单位往来账的管理情况进行审计监督，检查往来账的核