部门文档管理办法

部门文档管理办法一、总则（一）目的为加强本部门文档管理，确保文档的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，促进信息共享与业务协同，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本部门内所有文档的管理，包括但不限于各类文件、报告、合同、协议、记录、图表、数据等纸质和电子文档。（三）基本原则1.集中管理原则设立专门的文档管理岗位或指定专人负责文档的统一收集、整理、存储、保管和利用，确保文档管理的规范化和标准化。2.分类分级原则按照文档的性质、来源、用途等进行分类，并根据其重要性和涉密程度进行分级管理，以便于查找、使用和保护。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，确保文档的保密性、完整性和可用性，防止文档泄露、丢失、损坏或被非法篡改。4.方便利用原则优化文档管理流程，提高文档检索和利用效率，为部门内部人员提供便捷的文档查阅和使用服务，支持业务工作的开展。二、文档分类与编号（一）文档分类1.行政类文档包括部门规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、通知公告、人事档案等。2.业务类文档涵盖与部门核心业务相关的文件、报告、方案、合同、协议、业务数据等。3.财务类文档如预算报表、财务审计报告、费用报销凭证、财务合同等。4.技术类文档涉及技术研发、项目实施、技术标准、技术方案、技术图纸等方面的文档。5.其他类文档不属于上述分类的其他文档，如宣传资料、培训资料、客户资料等。（二）文档编号为便于文档的识别和管理，对每类文档进行统一编号。编号规则如下：1.编号结构采用“部门代码分类代码年份顺序号”的结构。2.部门代码用两位大写字母表示本部门的代码，如“XX”。3.分类代码根据文档分类，分别用一位大写字母表示各类文档的代码，具体如下：行政类文档：“A”业务类文档：“B”财务类文档：“C”技术类文档：“D”其他类文档：“E”4.年份用四位数字表示文档形成的年份，如“2023”。5.顺序号按照文档形成的先后顺序，用四位数字表示，从“0001”开始编号。例如，一份2023年形成的行政类文档，其编号为“XXA20230001”。三、文档收集与整理（一）收集职责1.各岗位人员负责及时收集本岗位工作中产生的各类文档，并按照规定的时间和要求提交给文档管理人员。2.涉及多个岗位共同完成的项目或任务，由项目负责人或牵头岗位人员负责组织相关文档的收集工作。（二）收集范围1.对外收发的文件、函件、传真等。2.内部形成的各类文件、报告、记录、图表等。3.会议资料，包括会议通知、议程、纪要、决议等。4.业务活动中产生的合同、协议、订单、发票等。5.财务报表、凭证、审计报告等财务资料。6.技术研发过程中的文档，如需求分析报告、设计文档、测试报告等。7.培训资料、宣传资料、客户资料等其他相关文档。（三）整理要求1.文档管理人员收到文档后，应及时进行整理。整理内容包括核对文档的完整性、准确性，去除无关的附件和重复内容，对文档进行分类、排序等。2.对于纸质文档，应按照分类顺序进行装订，并在首页附上文档封面，注明文档编号、名称、日期、来源等信息。3.对于电子文档，应按照分类目录进行存储，并根据文档编号命名文件，确保文件名与文档编号一致，便于查找和识别。4.在整理过程中，如发现文档存在问题或不完整，应及时与相关人员沟通核实，补充完善后再进行整理。四、文档存储与保管（一）存储方式1.纸质文档应存放在专门的文件柜中，按照分类顺序排列，便于查找和取用。文件柜应保持清洁、干燥，防止文档受潮、发霉或损坏。2.电子文档应存储在服务器或专用存储设备上，建立相应的文件夹结构，按照分类目录进行存储。同时，应定期对电子文档进行备份，备份存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点，以防止数据丢失。（二）保管期限根据相关法律法规和行业标准，结合本部门的实际情况，确定各类文档的保管期限。保管期限分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。具体保管期限如下：1.行政类文档部门规章制度、工作计划、工作总结等：长期会议纪要、通知公告等：短期人事档案：长期2.业务类文档合同、协议等重要业务文件：长期项目方案、报告等：中期日常业务记录：短期3.财务类文档预算报表、财务审计报告等：长期费用报销凭证等：中期4.技术类文档技术标准、技术方案等：长期项目实施过程中的文档：中期测试报告等：短期5.其他类文档宣传资料、培训资料等：短期客户资料：长期（三）保管责任1.文档管理人员负责文档的日常保管工作，定期对文档进行检查、清点，确保文档的安全和完整。2.对于超过保管期限的文档，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，防止过期文档占用存储空间和造成信息泄露。3.在文档保管过程中，如发现文档丢失、损坏或被盗，应立即采取措施进行查找和补救，并及时向上级报告。五、文档查阅与借阅（一）查阅权限1.本部门内部人员因工作需要查阅文档，可直接向文档管理人员提出申请。文档管理人员应根据申请内容，核实申请人的身份和查阅权限，批准后提供相应的文档。2.查阅行政类文档、财务类文档等涉及内部管理和敏感信息的文档，需经部门负责人批准。3.查阅业务类文档、技术类文档等与具体业务相关的文档，需经业务负责人或项目负责人批准。（二）查阅流程1.申请人填写《文档查阅申请表》，注明查阅文档的编号、名称、查阅目的、查阅时间等信息。2.将申请表提交给相应的审批人进行审批。3.审批通过后，申请人持申请表到文档管理人员处查阅文档。文档管理人员应在申请表上记录查阅情况，并提供必要的协助。4.查阅完毕后，申请人应及时将文档归还文档管理人员，并在申请表上签字确认。（三）借阅权限1.因工作需要借阅文档的，需经部门负责人批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向文档管理人员说明并办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管所借文档，不得转借他人，不得擅自复印、扫描、拍照或传播文档内容。3.借阅人员在借阅期间如发现文档丢失、损坏或被盗，应立即向文档管理人员报告，并承担相应的赔偿责任。（四）借阅流程1.借阅人填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档的编号、名称、借阅目的、借阅时间等信息。2.将申请表提交给部门负责人进行审批。3.审批通过后，借阅人持申请表到文档管理人员处办理借阅手续。文档管理人员应在申请表上记录借阅情况，并提供所借文档，同时要求借阅人签字确认。4.借阅期限届满，借阅人应及时归还所借文档。文档管理人员应对归还的文档进行检查，如发现文档有损坏或丢失情况，应按照规定追究借阅人的责任。六、文档保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等敏感信息的文档。2.未经公开的业务数据、客户资料、市场策略等文档。3.其他按照公司规定需要保密的文档。（二）保密措施1.对保密文档进行标识，注明“机密”、“秘密”等字样，并采取相应的加密、存储等安全措施。2.限制保密文档的查阅和借阅范围，只有经过授权的人员才能查阅和借阅。3.在处理保密文档时，应在符合安全保密要求的环境中进行，防止信息泄露。4.对接触保密文档的人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。5.定期对保密文档进行检查和清理，确保保密措施的有效性。（三）保密责任1.文档管理人员应严格遵守保密制度，对保密文档的管理负责。2.查阅和借阅保密文档的人员应严格遵守保密规定，不得泄露文档内容。3.如发现保密文档泄露或存在安全隐患，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。七、文档销毁（一）销毁条件1.文档保管期限届满，且已无保存价值。2.因业务调整、机构变更等原因，不再需要保存的文档。3.文档内容涉及违法违规或违反公司规定，需要进行销毁的。（二）销毁流程1.由文档管理人员提出文档销毁申请，填写《文档销毁申请表》，注明销毁文档的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.将申请表提交给部门负责人进行审批。3.审批通过后，由文档管理人员组织实施文档销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全可靠的方法，确