工程暂列金管理办法

工程暂列金管理办法一、总则（一）目的为规范公司工程暂列金的管理，提高资金使用效益，有效控制工程成本，确保工程项目顺利实施，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有工程项目中暂列金的管理。（三）定义工程暂列金是指招标人在工程量清单中暂定并包括在合同价款中的一笔款项。用于施工合同签订时尚未确定或者不可预见的所需材料、设备、服务的采购，施工中可能发生的工程变更、合同约定调整因素出现时的工程价款调整以及发生的索赔、现场签证确认等的费用。（四）管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保暂列金管理活动合法、合规。2.预算控制原则：暂列金的使用应纳入工程预算管理，严格控制在批准的预算范围内。3.专款专用原则：暂列金应专款专用，不得挪作他用。4.透明公正原则：暂列金的使用过程应公开、透明，接受公司内部审计和监督。二、管理职责（一）公司管理层1.负责审批工程暂列金的使用计划和重大暂列金支出事项。2.监督暂列金管理办法的执行情况，协调解决管理过程中出现的重大问题。（二）工程管理部门1.负责提出工程暂列金的使用需求，审核相关费用支出的合理性。2.参与暂列金使用项目的招标、采购等工作，负责对项目实施过程进行监督和管理。3.定期向公司管理层汇报暂列金的使用情况。（三）财务部门1.负责设立工程暂列金专用账户，对暂列金的收支进行核算和管理。2.审核暂列金支出的凭证和手续，确保资金支付的准确性和合规性。3.配合工程管理部门做好暂列金的预算控制和成本分析工作。（四）审计部门1.负责对工程暂列金的管理和使用情况进行审计监督，检查是否符合本办法及相关规定。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、暂列金的设立与预算编制（一）设立依据工程暂列金应根据工程项目的特点、规模、复杂程度以及预计可能发生的变更、索赔等因素合理设立。（二）预算编制1.工程管理部门应在工程项目前期，结合工程设计文件、施工图纸、施工组织设计等资料，对可能发生的暂列金项目进行详细梳理和估算。2.暂列金预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，充分考虑各种不确定性因素，确保预算金额能够满足工程实际需要。3.暂列金预算编制完成后，应报公司管理层审批。经批准后的暂列金预算应作为工程项目成本控制的重要依据。四、暂列金的使用（一）使用范围1.施工合同签订时尚未确定或者不可预见的所需材料、设备、服务的采购。2.施工中可能发生的工程变更费用，包括设计变更、施工条件变更等引起的费用增加。3.合同约定调整因素出现时的工程价款调整，如法律法规变化、政策性调整等。4.发生的索赔费用，包括因发包人原因导致承包人的损失索赔等。5.现场签证确认的费用，如零星工程、临时设施等费用。（二）使用流程1.使用申请工程管理部门根据工程实际需要，填写《工程暂列金使用申请表》，详细说明使用原因、金额、预计发生时间等内容，并附上相关的证明材料，如工程变更通知、索赔报告、现场签证单等。将申请表提交至公司管理层审批。2.审批公司管理层对《工程暂列金使用申请表》及相关证明材料进行审核，根据项目情况和预算安排，做出批准或不批准的决定。对于金额较大或涉及重大事项的暂列金使用申请，应组织相关部门进行专题研究和论证后再行审批。3.实施经批准的暂列金使用申请，由工程管理部门负责组织实施。涉及采购的，应按照公司相关采购管理规定进行招标、采购等工作；涉及工程变更的，应按照工程变更管理程序办理相关手续。财务部门根据审批后的《工程暂列金使用申请表》及相关支付凭证，办理暂列金的支付手续。4.结算工程暂列金使用项目完成后，工程管理部门应及时办理结算手续，提交《工程暂列金使用结算表》及相关结算资料，包括采购发票、验收报告、工程变更结算书、索赔结算书、现场签证结算书等。财务部门对结算资料进行审核，按照合同约定和相关规定进行结算支付，并对暂列金的使用情况进行账务处理。（三）使用限制1.暂列金的使用必须严格按照本办法规定的使用范围和流程进行，不得擅自扩大使用范围或改变用途。2.对于同一事项，已在工程合同价款中包含的费用，不得再从暂列金中列支。3.暂列金的使用应遵循成本效益原则，尽量降低费用支出，确保资金使用的合理性和有效性。五、暂列金的核算与监督（一）核算1.财务部门应设立工程暂列金明细账，对暂列金的收入、支出、结余等情况进行详细核算。2.每笔暂列金支出应及时登记入账，注明支出日期、用途、金额、支付对象等信息。3.定期编制工程暂列金收支报表，向公司管理层和相关部门报送，反映暂列金的使用情况和结余情况。（二）监督1.公司内部审计部门应定期对工程暂列金的管理和使用情况进行审计监督，检查是否符合本办法及相关规定，是否存在违规使用、挪用等问题。2.工程管理部门应建立暂列金使用台账，对暂列金的使用项目进行跟踪管理，及时掌握项目进展情况和费用支出情况。3.公司管理层应加强对暂列金管理工作的监督，定期听取工程管理部门和财务部门的汇报，对发现的问题及时督促整改。六、信息披露与档案管理（一）信息披露1.工程管理部门应定期向公司内部相关部门通报工程暂列金的使用情况，包括使用项目、金额、结余等信息，确保信息共享。2.在工程项目竣工结算报告中，应详细披露工程暂列金的使用情况，包括使用范围、金额、具体项目等内容，接受公司内部和外部相关方的监督。（二）档案管理1.工程暂列金管理过程中形成的各类文件、资料，如申请表、审批文件、合同、发票、验收报告、结算资料等，应按照公司档案管理规定进行整理、归档和保管。2.档案保管期限应符合国家法律法规和公司相关规定，确保档案资料的完整性和可追溯性。七、罚则（一）对违反本办法规定，擅自扩大暂列金使用范围、改变用途或挪用暂列金的单位和个人，公司将责令其限期改正，并视情节轻重给予相应的经济处罚。（二）对因管理不善导致暂列金使用不当，造成公司经济损失的，公司将追究相关责任人的责任，