保管职责及管理办法

保管职责及管理办法一、总则（一）目的为了加强公司各类资产及物品的保管工作，确保资产安全、完整，规范物品管理流程，提高资源利用效率，特制定本保管职责及管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及资产保管和物品管理的部门、岗位及相关人员，包括但不限于固定资产、流动资产、办公用品、文件资料等的保管。（三）基本原则1.安全第一原则：确保保管的资产和物品不受损坏、丢失、被盗等，保障公司财产安全。2.责任明确原则：明确各保管岗位和人员的职责，做到责任到人。3.规范管理原则：依据相关法律法规和行业标准，制定科学合理的保管流程和管理制度。4.高效利用原则：在保证安全的前提下，提高资产和物品的使用效率，避免资源浪费。二、保管职责（一）保管人员职责1.资产保管负责所保管资产的日常检查、维护，确保资产处于良好状态。建立资产保管台账，详细记录资产的名称、型号、数量、购置时间、存放地点等信息，并定期更新。对资产的增减变动及时进行登记，做到账实相符。配合公司内部审计、盘点等工作，提供准确的资产信息。2.物品保管按照规定的分类和存放方式，妥善保管各类物品，防止物品损坏、变质、丢失。对易损、易耗物品，制定合理的库存限额，及时申请补充。做好物品的出入库登记工作，严格执行出入库手续，确保物品流向清晰。定期对保管的物品进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。（二）部门负责人职责1.负责本部门保管工作的组织领导和监督检查，确保保管人员履行职责。2.审核本部门资产和物品的购置、报废等申请，合理配置资源。3.协调本部门与其他部门之间的保管工作关系，促进工作顺利开展。4.对本部门保管工作中出现的问题及时进行研究解决，重大问题及时上报公司领导。（三）公司管理层职责1.审批公司保管职责及管理办法，确保其符合公司发展战略和实际需求。2.监督保管工作的整体执行情况，对保管工作中的重大事项进行决策。3.提供必要的资源支持，保障保管工作的顺利进行。三、资产保管（一）固定资产保管1.固定资产范围界定公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输工具、电子设备等。2.购置与验收固定资产购置前，需由使用部门提出申请，经相关部门审批后，由采购部门负责购置。固定资产到货后，采购部门应及时通知使用部门、保管部门及相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量等，验收合格后填写验收报告。3.入账与登记财务部门依据验收报告及相关发票等凭证，及时进行固定资产入账处理。保管部门按照固定资产台账格式，详细记录固定资产的基本信息、存放地点、使用部门等，并将固定资产卡片张贴于固定资产显著位置。4.日常保管与维护保管人员应定期对固定资产进行巡查，检查设备运行状况、外观是否完好等，发现问题及时报告并安排维修。根据固定资产的特性和使用要求，制定合理的维护保养计划，确保固定资产正常使用，延长使用寿命。对固定资产的使用情况进行监督，防止违规使用或闲置浪费。5.调拨与转移公司内部各部门之间固定资产的调拨，需填写固定资产调拨单，经调出、调入部门负责人及公司领导审批后，办理资产交接手续。因公司经营需要或其他原因，固定资产发生转移时，应按照规定程序进行评估、审批，并办理相关产权变更手续。6.报废与处置固定资产达到报废条件时，使用部门应提出报废申请，填写固定资产报废申请表，详细说明报废原因、资产状况等。公司组织相关部门及专业人员对报废申请进行鉴定和审核，经批准后进行报废处置。报废固定资产的处置方式包括出售、报废销毁等，处置收入应及时上缴公司财务。（二）流动资产保管1.货币资金保管公司的货币资金包括现金、银行存款等，必须严格按照国家相关法律法规和公司财务制度进行保管。现金保管应配备专用保险柜，实行限额管理，超过限额部分应及时存入银行。出纳人员应每日对现金进行盘点，确保账实相符。银行存款应定期与银行进行对账，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。2.存货保管存货包括原材料、在产品、产成品等，保管部门应根据存货的特性和类别，设置专门的仓库或存储区域进行存放。建立存货明细账，详细记录存货的出入库情况、结存数量、金额等信息。对存货进行定期盘点，盘点结果与账面记录进行核对，发现盘盈、盘亏等情况应及时查明原因，报经批准后进行处理。加强对存货的安全防范措施，防止存货被盗、变质、损坏等。四、物品保管（一）办公用品保管1.办公用品分类与采购办公用品分为消耗品（如纸张、笔、墨盒等）、耐用品（如办公桌椅、文件柜等）和特殊用品（如印章、证照等）。各部门根据实际工作需要，定期编制办公用品需求计划，经部门负责人审核后报行政部门。行政部门汇总各部门需求计划，结合库存情况，制定办公用品采购计划，经审批后组织采购。2.入库与发放办公用品到货后，行政部门负责组织验收，验收合格后办理入库手续，填写入库单。建立办公用品领用台账，详细记录领用部门、领用人、领用时间、领用物品名称及数量等信息。员工领用办公用品时，应填写领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。行政部门根据审批后的申请表发放办公用品，并在领用台账上进行登记。3.库存管理行政部门定期对办公用品库存进行盘点，根据盘点结果调整库存台账，确保账实相符。对库存办公用品进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。根据办公用品的消耗情况和库存水平，及时补充库存，避免因库存短缺影响工作正常开展。（二）文件资料保管1.文件资料分类与归档文件资料分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等类别。各部门在工作过程中形成的文件资料，应按照分类标准及时进行整理，定期移交公司档案室归档。档案室负责对接收的文件资料进行审核、分类、编号、装订等整理工作，并建立文件资料目录索引，便于查询和利用。2.文件资料借阅与归还因工作需要借阅文件资料的，需填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅文件资料名称及数量等，经部门负责人审批后到档案室办理借阅手续。档案室对借阅申请进行审核，批准后将文件资料交借阅人，并登记借阅时间、归还期限等信息。借阅人应在规定期限内归还文件资料，如需延期，应提前办理续借手续。归还时，档案室应对文件资料进行检查，如发现损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。3.文件资料保管期限与销毁根据国家法律法规和公司规定，确定各类文件资料的保管期限。对超过保管期限的文件资料，由档案室提出销毁申请，填写文件资料销毁申请表，详细说明销毁文件资料的名称、数量、保管期限等信息。公司组织相关部门及人员对销毁申请进行审核，经批准后进行销毁处理。销毁过程应进行记录，确保文件资料销毁彻底、安全。五、保管环境与安全管理（一）保管环境要求1.资产和物品保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合各类资产和物品的保管要求。2.对特殊资产和物品，如易燃易爆物品、贵重物品等，应设置专门的保管区域，并配备相应的安全防护设施。3.保管场所应划分不同的功能区域，如存储区、办公区、通道等，确保布局合理，便于资产和物品的存放、搬运及管理。（二）安全管理制度1.建立健全安全保卫制度，加强对保管场所的安全防范措施，配备必要的安全设备，如监控摄像头、报警装置等。2.严格限制非保管人员进入保管场所，确因工作需要进入的，应进行登记，并在保管人员陪同下进入。3.保管人员应定期对保管场所进行安全检查，发现安全隐患及时报告并采取措施进行整改。4.加强对保管人员的安全教育培训，提高安全意识和应急处理能力，确保在发生安全事故时能够及时、有效地进行应对。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对保管工作进行审计监督，检查保管职责的履行情况、管理制度的执行情况、资产和物品的保管状况等。2.审计人员通过查阅相关文件资料、实地盘点、访谈相关人员等方式，获取审计证据，对发现的问题提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）定期盘点检查1.公司建立定期盘点制度，对资产和物品进行全面盘点。固定资产每年至少盘点一次，存货、办公用品等每季度至少盘点一次，文件资料根据实际情况定期进行清查。2.盘点工作由保管部门牵头，组织相关部门及人员参加。盘点结束后，编制盘点报告，详细记录盘点结果，对盘盈、盘亏等情况进行分析说明，并提出处理意见。3.对盘点中发现的问题，应及时查明原因，追究相关人员的责任，并采取措施进行整改，确保账实相符。（三）日常巡查监督1.保管部门负责人应定期对保管工作进行巡查，检查保管人员的工作状态、资产和物品的保管情况等，及时发现和解决问题。2.公司管理层及相关职能部门在日常工作中，也应对保管工作进行不定期的巡查，对发现的问题及时提出整改要求。七、奖惩措施（一）奖励1.对在保管工作中表现突出的部门和个人，如资产和物品保管安全、完整，管理规范，有效节约资源等，公司给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等，以激励员工积极履行保管职责，提高保管工作水平。（二）惩罚1.对违反保管职责及管理办法的部门和个人，公司将视情节轻重