学校办公管理系统项目建议书

学校办公管理系统

项目建议书

（软件部分）

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L引言

在当今社会里，也许没有哪一种技术能象INTERNET这样对我们的工作

方式、生活方式和学习方式带来如此迅猛而强烈的影响。作为生产知识和人才

产品的“工厂”，学校更加直接地受到了INTERNET的冲击。知识和人才是

教育的最终产品，其原材料则是信息。我们不难理解，“信息原材料”的获取

将直接影响“最终产品”的质量。在INTERNET时代，学校的教学将发生根

本性的变革。

2.系统需求

为满足广大教职教教职员工工办公、教学、科研及其他事务需求，建立一

套校园办公管理系统，目的在于为校园搭建高效灵活的网络应用平台，加强协

作，提高学校整体工作效率，保证信息资源高效地收集、传输、存储和共享,

提供强有利的信息服务和决策支持。使XX学校成为一个高管理水平、高产出、

高效率的现代化大学。

2.1.办公自动化应用系统功能需求：

一期办公应用主要实现通用公文管理系统、教师备课、学生在线考试系统、

多媒体电子教室系统，电子阅览室系统和校务管理系统等方面的功能。

£通用公文管理系统采用工作流的方式处理公文数据的流转，在处理结束

之后即可送归档数据库存档，经过一段时间累积的归档数据库采用光盘存帏和

备份，可以保证办公系统的正常工作和日后的查询检索。具体需求如下：

a）可以实现电子签名，也可以与计算机笔输入设备相连，实现手写体签

各项事务，以醒目方式、告警、短信等方式提醒个人事务，建立个人日程安排,

提供常用工具（如时钟、日历、计算器等）等功能。

22技术需求

w前瞻性：系统不仅要满足目前的需求，也要满足将来发展的需要；

切技术先进、成熟可靠

/可变的流程化设计：简单易学、快速灵活的开发手段才能开发出符合事

务需要的而且是需求多变的应用。而且这样的应用适应办公事务应用的流程化

处理特点。

必应用界面友好

幺高效性：应用程序要有较高的执行效率，要结合硬件平台及功能需求，

在硬件配置层及应用软件层进行优化。

n可移植性：应用软件应具有很强的可移植性，可在多种硬件平台、网

络和操作系统环境下工作。

幺应用软件支持在线帮助功能，而且系统管理员能够修改帮助文本。

药系统结构要符合层次性及模块化的设计思想，系统结构清晰合理，软件

灵活，可根据今后的需求进行扩充。

幺系统设计符合INTRANET设计思想，采用先进的WWW浏览技术，随

着INTERNET的普及、WWW服务势必成为技术的发展趋势，是应用的发展

方向，应能够实现与WWW系统之间的结合。

药开放性：具备开放性的特点，能够支持多种开发语言（VB,PB,C++,

Java,Ada,SmallTalk,等），支持与各种关系数据库包括Oracle,Sybase,

SQLServer,WatcomSQL和ANSISQL等的互连；支持现有主流的网络

协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。

幺安全性：应具备强大完善的多级别安全控制；采用验证、数字签名、存

取控制、加密等多种技术手段，以及通过角色来定义安全级别，并且这种安

全控制贯穿于系统的各个层次。办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关

的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同

的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关

办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和

传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足

够灵活，方便使用者掌握和利用。

上可管理性：系统的的可配置管理，提供完备的管理手段。如果管理人员

希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理，系统能够提供这样的

手段和接口，如基于SNMP网管协议的软件；或者使用WindowsNT的用户

管理手段。

幺提供电子邮件功能：电子邮件系统作为信息传递与共享的工具和手段，

提供人与人之间通信的手段，保证每位教教职员工工有个人邮箱，实现教教职

员工工内部之间，教教职员工工与外部INTERNET邮件的发送和接收。查看

自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件；电子邮件系统具备新邮件到达提示

功能。可以及时打开自己的电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指

示（链接指针、URL等）自动打开相关的办公自动化应用系统，进行下一步

的工作。

幺系统能够自持各种复合文档型的数据：复合文档型数据不同于传统数据

类型。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式

出现，以各种格式化数据（如经过排版的文字）混合存在的形式出现的，如在

行文中包含文字、图形、表格，分成各种段落等等，多媒体信息（对象）也逐

渐成为越来越重要的办公数据信息;也就是说办公自动化系统所处理的信息还

包含了各种各样的数据对象（如Word文件、1・2-3工作表等等）。

/支持全文搜索功能：需要数据库系统提供对所有存储信息的全文检索引

擎。此外，这些不同的信息处理方式应支持信息录入、输出的方式等等，如电

子邮件、扫描仪、传真等均是系统输入输出的重要方式°

幺能支持协同工作和移动办公：日常办公中，办公人员需要花费大量的时

间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。互相沟通、合作的工作方式，使

人们可以随时随地参加到协同工作中去，提高工作效率；支持外出人员在办公

室以外的办公手段，在外地，办公人员可以远程拨号或登录到出差地的网络，

通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；

此外，随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet

的重要应用必须能够与Intemet相连接，包括电子邮件、Web发布等等，这

不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了，而且还可以进一步提供网络服务，

实现电子商务与参与电子社区。

从OA系统里，使用相同的界面风格就可以访问和处理所有他所需要的信

息，包括办公信息、教务信息、Internet信息等等，这将大大提高信息的利

用效率和信息系统的易用性，减少培训的代价。

3.系统建设规划

建设一套全面的、先进的办公自动化系统，解决日常办公的需要，并且能

够实现教师备课、学生在线考试系统、电子阅览室、多媒体教室的功能，与实

现真正意义上的无纸化办公，提高办公效率，为学校领导和广大教教职员工工

及时提供量化的决策依据。

4.总体构架和平台选择

4.1,系统构架

应用系统采用集中式。应用程序和文档统一存储于计算机中心的服务器

中，各处室用户通过校园网访问办公管理系统，处理个人事务，浏览相关信息。

此种应用大集中方式，不仅减少硬件网络投资，更重要的是减少应用的维护和

支持工作。当系统升级和修改时，直接修改应用程序，无须影响各处室的使用

情况。

Domino服务器分区允许在一台计算机上运行多个Domino服务器。使

用分区服务器将减少硬件费用并将所需管理的计算机数量减至最少。每个分区

服务器有自己的Domino数据目录和NOTES.INI文件，但所有的分区服

务器共享同一个Domino程序目录。分区服务器使您能够更有效地利用硬

件。在Domino系统或网络服务中，分区服务器在提供安全性的同时也会提

供伸缩性。

如果一台分区服务器停止运行，那么其他分区服务器仍可以继续运行。因

此，运行于其他分区服务器上的应用程序由于其服务器继续运行，所以更可靠。

分区服务器遇到致命错误时，则可以在不重启计算机的情况下重新启动此分区

服务器。

4.2.应用系统功能

学校办公管理系统

校园文化校务管理事务管理

校

务

管

理

收

发

请

公

档

报

文

文

案

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理

理

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通

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43平台选择

目前比较流行的开发办公系统的主流平台：LotusDomino/Notes和

MicrosoftExchange等产品和解决方案，现对以上两种产品及解决方案做一

比较。

LotusDomino/Notes

LotusNotes/Domino是业界公认的群件“鼻祖”和事实标准，是领先的

Web应用平台。自1989年12月发布第1.0版以来，已具备10多年的发展历史,

积累了丰富的经验。在电子邮件与群件、Web应用市场，拥有最大的客户群或最

大的市场份额。累计到1998年年底，全世界已有三千四百万个客户使用Lotus

Notes/Domino,现在Notes/Domino的用户数将超过五千六百万。

Lotus在电子邮件市场拥有丰富的经验，其拥有的另外一项着名产品是

Lotuscc:Mailocc:Mail在全球的用户数达到一千四百万，是基于局域网的电子

邮件系统产品之冠。尽管cc:Mail正在被LotusNotes/Domino取代，Lotus正

在将继续继承其优点，确保LotusNotes/Domino为代表的新一代Lotus邮件产

品，继续保持了在这一领域的领先地位。

LotusNotes/Domino是电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以

及Web技术为一体的电子邮件、群件与Web应用平台。其目的是跨越地域、

处室之间的界限，使得工作人员传递、共享他们的信息与知识，从而提高群

组的工作效率。

LotusNotes/Domino的主要功能可以概述为：

w提供世界领先的电子邮件与报文传递功能。Notes邮件产品参考邮件与目

录标准X.400、X.500设计，功能强大、完整，用户界面友好而且可以由

用户方便地实现客户化定制。特别是新一代产品R5,增加了许多新的邮

件使用功能，而且易学易用。这些功能主要包括：将信件头与信体分开，

使信件头固定，方便用户随时查看信件的收、发件人；改进的填址功能，

如快速Type-Ahead,Type-down（字头匹配，模糊查找）功能，方便用

户填入收件人地址；改进的规则/代理功能，即使是没有专业知识的最终

用户也可以采用类似自然语言的定义，自己设计对邮件的自动处理规则或

代理；新增加的信件提示实用程序NotesMinder功能，用户不必打开

Notes客户机即可随时获得邮件到达的声音、视觉提示，由于程序很小，

大大降低了对工作站内存等系统资源的占用；增强的邮件常用选项设置，

如增加签名文件；选择信体以RTF文本形式、还是以HTML形式表示等等。

必除基本的邮件功能之外，还集成了日历日程管理和待办事宜管理功能。在

邮件系统的实际运用中，邮件与使用者个人与群组的日程日历安排、任务

安排有机地结合起来，提高了邮件系统的使用价值，事实上邮件系统成为

最终用户的个人办公系统。

药内置文档数据库系统。任何一个单位的信息，均包括以结构化信息和非结

构化信息，前者以数值型、文本型信息为主，要求统计和关系运算，而后

者除包含传统数据类型外，以格式化RTF文本、多媒体信息为特点，主要

用于表示事务或办公中各种文档型信息，要求对信息的准确表达、综合管

理和快速检索。实际上，邮件本身就是一个典型的非结构化文档型信息。

Notes/Domino本身提供的文档数据库机制，除了用于管理用户邮箱外,

还是管理非结构化、文档型信息的不可缺少的手段，是邮件系统增值应用、

工作流自动化应用、Web应用的基础。针对文档型数据的特点，Notes提

供了全文搜索、版本控制、热点链接等信息检索和处理手段，满足了最终

用户对文档型信息的处理需求。

/Notes是面向工作流自动化的网络化应用开发与实施工具。事实上任何单

位的多数事务与办公都是流程化的过程，传统应用往往局限于对整个流程

的个别环节进行信息化、自动化处理，随着用户需求的提高和信息技术的

广泛应用，工作流自动化应用逐渐成为发展潮流，因为工作流自动化应用

可以整体提高的工作效率。工作流自动化要求两种最基本的信息处理手

段，即信息交换和共享，也称为“肥和“拉”技术。Notes/Domino

就是包含了这两种基本信息处理工具，即邮件和数据库技术。利用

Notes/Domino自身提供的文档数据库、邮件路由、安全控制、全文检

索等一系列面向应用的高层次功能，用户可以方便快捷地开发工作流自动

化应用，如办公自动化系统、专项事务应用等。Notes提供了一系列应用

开发构件和工具，如表单、视图、宏语言、LotusScript语言等，是符合

潮流的快速应用开发工具。此外，应用开发者还可以使用VB、

JavaScript^Java、C/C++等开发语言和工具，开发网络化办公自动化

与工作流应用。Notes应用开发完毕后，可以通过Notes自身提供的复制

功能通过网络安装到每一台服务器上，客户端基本不需要特殊配置，因此

Notes/Domino同时还是一个网络应用的实施工具。

必提供完备的安全控制手段。Notes/Domino本身即提供了身份识别与验证、

多层次访问权限控制、加密与数字签名等安全技术与手段，用户不必集成

外界安全机制，即可保证信息系统的安全。此外，Notes也支持Internet

标准的安全技术，如X.509、SSL、S/MIME等。

*提供系统集成手段。特别是与关系数据库系统的集成手段，包括简单易用

的DB函数，功能完整的LotusScript对象类DominoConnector,以及

不必编程就可进行数据交换的DominoEnterpriseConnection

Service(DECS)等。Notes/Domino支持ODBC、JDBC等标准，也支

持与各种数据库系统的直接连接。

□支持各种开放标准，如HTTP、SMTP、POP3、IMAP4、LDAP、X.509

等；也支持MAPI等厂商标准。这一特点使得Notes系统可以与各种不同

厂家的产品互操作或相连集成。体现在服务器端，Domino服务器可以通

过上述协议与其他系统互连，如存储/转发邮件、交换目录信息等；体现

在客户机端，Notes客户机可以直接连接各种服务器，如Web、POP3、

IMAP4、LDAP、SMTP服务器等等，是Notes成为真正意义的通用客户

机，最终用户只需要用Notes客户机，不仅可以收发Notes邮件、使用

Notes应用，还可以收发各种Internet标准系统的电子邮件、浏览Web。

□支持移动办公。在各种网络条件下，无论是电话拨号还是局域网连接。

Notes都可以使用，而且“场所”等特性可以方便使用者在不同的网络

条件下的互相切换。Notes/Domino本身提供的字段级复制功能，可

以将信息下载到本地，然后脱线操作，大大了减少通讯费用，提高了工

作效率。

利用Domino/Notes建立的信息集成系统，完全符合本系统对邮件与群

件平台的要求。具有以卜,鲜明的特点：

集成性。最终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统，使

用同一套应用软件。在相同的、唯一的界面下，用户可以获得邮件信息、办

公信息、专业应用信息、关系数据库信息、Internet信息等各个方面的信息。

这种集成能力是在软件平台一级获得的，而不是通过二次开发“强加”上去

的。这大大减少开发的工作最，提高了应用系统的可靠性。而且对最终用户

来说，不需要在几个客户端软件或是应用程序之间、几个服务器系统或数据

源之间来回切换。

开发快捷、实施容易。应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。电

子邮件功能是Domino/Notes的基本功能，在开始系统实施的很短时间内，

就可以在全的范围内建立起电子邮件网，马上见到效益.而群件系统的应用

或者办公管理应用则可以利用Notes/Domin。的快速开发、实施能力在较短

的时间内实现。这非常适应办公管理需求多变、繁杂的特点。

管理容易、机制完整“由于采用单一的软件系统，所有的应用开发都建立

在统一的平台之上，主要的维护工作集中在应用管理一级，管理工作的难度

与工作量大大降低。对于安全性管理、系统可靠性管理等重要工作，管理人

员可以使用Notes/Domino完备的管理手段。如果管理人员希望借助其他软

硬件系统如网管系统，实现统一的管理，Notes/Domin。提供这样的手段和

接口，如基于SNMP网管协议的NotesView软件；或者使用WindowsNT

的用户管理手段。

保有费用低。应用系统的保有费用包含了购买费用、管理维护费用、应用

开发实施费用、系统集成费用等等。由于采用了功能强大的单一产品，本系

统的总体保有费用在各方面都会降低。同时由于Notes/Domino的可开发特

点，本系统的后续增值空间巨大。

开放性。Lotus积极参加Internet/Intranet标准的制定，同时在自己的

产品中遵循支持标准的原则。Notes/Domino支持几乎所有的网络协议标准、

邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。本系统是一个内部互连

的，又是一个可以与Internet互连的系统，并且随着技术的不断更新，本系

统也将采纳最新的技术成果，是有生命力的系统。

可以获得厂商的丰富经验与支持。Notes/Domino是一个成熟的产品，

在国内外电子邮件与群件领域始终居于领先地位,Lotus以及代理商具备丰富

的成功经验。

但是LotusNotes/Domino产品是客户端/服务器结构，用户必须在自

己的客户端安装客户端软件，从而加大了系统推广时安装和维护的工作量。

同时LotusNotes/Domino客户端软件的具有自己的功能和风格，使得人员

培训时必须对终端用户的培训包括该软件的使用操作培训，增大了培训量。

LotusNotes/Domino产品结构不是目前流行的浏览器/服务器的三层结构,

程序运行时客户端与服务器之间有大量的信息交互，所以要求网络带宽比较

高。

MicrosoftExchange

MicrosoftExchange产品由微软开发，该产品的运行风格正式我们熟悉

的Windows风格，所以用户比较容易接受。同时MicrosoftExchange开发

的产品采用流行的浏览器/服务器的三层结构，客户端无须安装任何软件，从

而减轻了客户端的安装、维护和培训。

但是在以下几方面存在不足:

目录服务：Exchange目录是独立的，具有分离的目录同步机制和完全不

同的一套命名规则。Exchange目录本身是十分受限制的，只有1。来个可以

定制的字段，其中只支持一个RTF字段。由于使用基于邮件的目录同步机制，

目录同步缺乏准确性。所以Microsoft推荐管理员经常在Site间和Site内用

一致性检查程序来检查同步的状况，提示不准确的复制。对一个与事务密切

相关的、级基础设施的一部分，目录具有如此的不确定性、不一致性，是不

可接受的。

安全性——身份验证：MSExchange的验证依赖于NT域服务，而NT

域服务的限制是众所周知的。由于它是平面的，NT目录服务很难扩展到大型

中。NT域只能应付几百个帐号，为了将NT目录服务扩展到大的用户环境就

必须建立和管理复杂的信任关系。

其次，NT查询/响应模式与基于证书的验证模式相比较，功能薄弱，并

且很不适应与远程用户以及跨内的连接。基于证书的验证模式要求用户除了

知道保密口外还需持有数字证书，例如Domin。的用户验证模式。基于证书

的验证模式还支持跨组织之间的交叉验证，特别跨的通讯。

/安全性——权限控制：MSExchange提供十分有限的访问控制能力。

不能将访问控制控制在是数据库、文件夹、文档、或字段级。

上安全性——加密/数字签字：Microsoft承诺Exchange将通过充分利用NT的功能，以实现

最低的保有成本。然而，NT缺乏双密钥加密支持，所以Microsoft只能在Exchange服务器中捆

绑北方电讯的EnTrust产品。

结果是管理员必须面对两个单独的服务器安装，为每个用户建立另外的

帐号和保密口令以及烦琐的例外安装过程，这意味着在NT和Exchange的

安全模式上另外附加分离的安全机制。最终用户也不得已面对不统一的加密

功能的设置、额外增加一个保密字记忆（并且使Exchange单次登录变得无

意义），才能得到有限的加密/签字功能。

＞工作流应用：从产品设计上看，MSExchange几乎不具备对工作流

应用的支持。Exchange访问控制模式没有细化到支持象文档级或子文档级访

问控制，其数字签名能力缺乏支持多个数字签字功能，而且不能用于表单，

其“过滤器”不支持基于时间调度的触发方式。

＞开放性：而Exchange必须依赖NT,其客户端只对Win32平台提供

全部的功能。Exchange并不支持Java技术，不对SNMP的支持等等。

平台选择

对比分析了目前开发办公系统的主流平台，LotusDomino/Notes和

MicrosoftExchange等产品和解决方案，认为LotusDomino/Notes的跨

平台性能、承载能力、成熟度、市场占有率等都有明显优势，所以选用Lolus

Domino/Notes作为开发平台。

5.办公系统软件功能设计

5.1.个人事务

个人事务处理是办公管理系统的基本元素，它是办公管理系统的出发点又

是终止点，是办公系统的门户。

教师备课

利用〃我的教案〃、〃我的课件〃和〃我的收藏夹〃这样三个独特的功能设计把

资料浏览查找、教案编写、课件制作和课堂授课等教学全过程无缝衔接在一

起。教书们在查找资料的同时可以编辑教案，可以随时将文字、图片等资料

拷贝粘贴到自己的教案当中，系统还为教师们提供了教案集中管理功能，既

可以保存教书们利用备课系统编写的教案，也可以将教书们以前编写的教案

上传到服务器上统一保存和管理。

课件是一种重要的教学手段，备课系统为教书们提供了强大的课件管理

功能，教书们可以使用各种多媒体工具直接利用备课系统中提供的多媒体资

料制作课件，然后将成品课件上传到服务器上，授课时在网络上的任何一台

计算机上都可以直接调用服务器上保存的课件进行教学，而不需要将课件到

处搭来拷去，极大地方便了教书们的教学活动。

目前绝大多数教书有自己独特的教学思想和教学方法，而没有受过多媒

体课件制作技术的专门训练，备课系统中提供的〃我的收藏夹〃独特设计和功

能很好地解决了这一突出的矛盾。我们利用备课系统丰富的多媒体资料、强

大的多媒体支持能力和独特的演示技术为教书们提供了一个非常简单易用的

课件制作工具和授课平台。在备课模式下教书们可以将备课系统中精彩的多

媒体资料添加到自己的收藏夹中，也可以将自己的多媒体资料上载到收藏夹

中，然后调整这些资料的演示顺序，并为每个演示资料编写板书内容；上课

时教书们可以将收藏夹切换到授课状态，这时就可以按照预先设定的顺序演

示多媒体资料，并显示相应的板书内容。利用这个独特的功能，教书们就可

以轻松自如地将现代教育技术应用到教学过程中了。由于备课系统具有强大

的多媒体功能，能够支持绝大多数多媒体格式，而目前的多媒体创作工具很

难达到这一点，因此从这个意义上讲，备课系统为教书们提供了极其丰富的

多媒体教学资料，同时又解决复杂的技术问题，是教书们的海量资料库和技

术支持平台，教书们要做的就是根据自己的教学思路对这些进行整理就可以

了。

个人文档

终端用户在此起草公文是用户的个人资料保存库，用户可以用它来保存、

管理任何有价值的资料。这些资料可以是用户摘录自书报杂志的，可以是从

其它数据库拷贝过来的，也可以是用户起草过的文件的副本等等，内容不限.

可以对这些文档的自主分类，有效地管理和方便地查询它们。

日程安排

对个人的工作日程，如：会议、约会、邀请、纪念日、任务等等进行设置

备忘，并可设置闹铃提示，使之成为得力的私人秘书。

通讯录

办公人员的个人通讯录，可以记录事务伙伴或亲朋好友等的联络信息以备

杳询。

任务指派

用于在校园内部自上而下的工作任务的指派，并监控任务的完成情况。该

模块有很大的灵活性便于各层次管理人员对教教职员工工工作的安排。具体

流程如下：

各级领导或秘书通过登记和指派任务交给相应的下属工作人员办理，被指

派人员根据自己的工作任务通过填写阶段汇报向领导汇报工作情况和工作进

展，领导可以随时通过阅读汇报了解工作进展情况，从而决定任务是否完成

或取消。

外出设置

人员外出设置包括设置外出人员名称、外出时间、外出事由、外出后的联

系方式、外出后代理人和代办人等。人员外出设置的信息有两种作用:

一种当本人需要外出时，可以设置外出时间表让其他人员知道，人员外出

信息可通过“人员动态”系统查询，以防其他人员安排与本人有关的工作时

发生冲突。

另一种在办公处理过程中实现“代办代理”功能。用户设置的人员动态信

息与工作流的控制紧密相关，可以防止工作安排上的冲突，当有工作需要外

出人员处理时，系统会提示该人员的外出信息，并询问是否将工作转交给其

“代办人”或“代理人”办理。“代办人”可以在授权人授权期间全权处理授

权人的工作，如审批文件、签发文件、办理工作等。“代理人”必须根据授权

人口头或其他方式指示，通过电子处理方式，代替授权人处理文件，如将授

权人的意见输入文件审批意见栏目，根据授权人的授意提交其他人处理。

“代办代理”功能与现代管理思想相吻合，即每一个岗位均要有“替补”,

每位教教职员工工出差都不会影响工作的正常进行。

常用工具

提供时钟、日历、计算器等常用工具。

52公文管理

公文管理是办公管理系统的核心组成部分。标准、规范的公文格式和流程

是其主要的特点。行政办公系统通过预先定制的流程和用户角色，规范和推

动正确、标准的公文使用和处理习惯，提升的管理水平。打破时空限制，促

进教教职员工工之间的相互协作；摆脱人工传递的束缚，缩短公文处理时间，

提高的整体办事效率。

在公文管理中，将通过代办制和代理制处理人员外出的情况。代办制是指

当某人（领导）外出而无法及时处理文件时，由事先指定的人员（领导）代

替外出人员处理相应的工作，并将处理情况通过电子邮件的方式阅知外出人

员。代理制是指某领导外出后由其秘书或助手查阅待处理的文件，并向领导

及时请示和汇报其内容，根据领导的口头指示对该文件进行处理.代办和代

理制的实现要求行政办公系统的各模块与人员外出模块有机地结合，共同实

现其功能。

公文管理是典型的标准工作流处理，公文流程设计和定义的好坏直接影响

将来流程调整的灵活性，及时应对日常机构和人员调整后公文处理的需要。

在多年开发的经验基础上，充分对事务流程进行抽象，分析出管理的抽象的

逻辑模型，充分表达信息系统的规律，设计独特的流程配置、统一工作流处

理和系统设置等功能，为系统带来更多的应变能力和扩展性。

＞流程配置模块：统一进行工作流程的配置，以及流程运转过程中需要

的一些辅助信息的配置。该模块给公文流转提供强大的支撑作用。

对在办公中所可能面临的问题进行充分抽象和面向对象设计。将流程分解

为“环节”（如处室经理审核、办公室审核、领导签发、发送文件、办理、阅

文等）和“路径”（如送处室领导审核、送会签、送校领导签发、送办理等）

两个对象，每个对象由非常多的属性进行描述，涉及到权限、行为、操作（方

法）等组成，并采用可视化方式表达，以便于设计。

可视化是一种表现形式，其最终形成的是对流程的描述文档。的流程配置

采用多流程穷尽的表达方式，加之对路径的权限划分，对于不同角色的人员

在完成当前工作“提交下一处理”时，系统会自动识别当前处理人的权限和

可选择的路径，进行相应的处理。使流程控制变得规范，同时为不同角色人

员提供可定义的灵活性。在环节上考虑“并行”、“中行”、“是否能多人处理”、

“是否可退回”（2。多个属性）等一系列行为以及当前环节可调用的操作等。

流程配置中还定义了一些流程处理的辅助信息，如最终用户处理文件时的

常用处理意见词，方便用户对文件的处理。

＞统一工作流处理操作：对一个文件的正常处理，在计算机网络上进行

办公，可以归纳为四种基本操作：

填写处理意见：给出自己对文件的处理意见，支持从常用处理词中选择自

己的处理意见和一些快速输入方法。

提交下一处理：当文件处理人对文件采取肯定态度时，用此操作将文件提

交给F一处理人进行处理。

退回：当文件处理人对文件采取否定态度时，用此操作将文件退回到以前

的处理人进行处理，可以单级退回，也可以多级退回。

流程跟踪：当需要查询文件的处理情况时，如谁处理过，处理了多长时间

等，用此操作。

另外，该系统还提供了“收回”和“补发”等功能，用于解决文件处理过

程中漏发和误发，同样，该系统的工作流处理的标准操作。

＞组织机构设置：是进行办公运作的基础。组织机构定义的好坏，将直

接影响系统其它部分的运转。

深刻理解办公的本质与要求，结合以往实施项目的成功经验，提出在一个

广域互联的办公管理系统中，消息的传递可分为机构内部的消息传递和机构

之间的消息传递。据此，将组织机构的设置分为机构内的人员和组织设置（人

员和组织）和机构之间的通讯接口（文件传递接口）。人员和组织与文件传递

接口之间保持着严格的信息同步。

文件传递接口定义了各机构之间的层次关系、信息传递的接口。为机构之

间进行消息传递提供支撑作用。

人员与组织定义了机构内各组织的层次关系、各组织的人员信息等，为机

构内的消息传递提供支撑作用。同时，人员与组织还与服务器的目录保持密

切联系，如根据人员与组织信息来定义群组等。

发文管理

对学校的正式发文的起草、审核、签发、发布等全流程进行处理和监控，

包含红头文件和处室发文等公文类型。在实际处理中可根据不同人员的权限

由系统计算每一处理步骤的可用路径和候选人员，并过滤掉不合理和无效的

路径。在大多数的情况下，可不必修改程序，仅通过调整相关的配置信息进

行流程的优化或重组。

目前学校发文包括红头文件、传真电报、函等类型。

红头文件是以本名义向上级主管单位、本处室及下属、外部单位发出的正

式的红头文件。涉及重大经营活动及事件的对内发文，也应使用发文。文件

审批流程需经过起草、科长审核、处室审核、会签、办公室审核、领导签发、

发布、归档的处理，具体流程见附录“红头发文处理流程”。红头文件除能够

通过该系统自动发布到下属，或通过传真服务系统发送到目前信息网未覆盖

的单位，还能够通过纸张打印发送到外单位。

传真电报用于在本行业内部传达上级的指示，批转下级的公文或者转发上

级、同级和不相隶属机关的公文；对上级单位的报告、请示等，传真电报需

由领导签发。传真电报审批流程需经过起草、科长审核、处室领导审核、会

签、领导签发、发布、归档的处理，具体流程见附录“传真电报发文处理流

程传真电报内容、格式采用移动行业内部广泛使用的样张。传真电报除能

够通过该系统自动发布到下属，或通过传真服务系统发送到目前信息网未覆

盖的单位，还能够通过纸张打印发送到外单位。

函是已名义发布的记录会议内容、决议等事项的文件，也适用于发送到不

相隶属机关的正式公文。文件审批处理流程与红头文件相似。具体流程见附

录“函发文处理流程”。

收文管理

对学校的收文和处室收文的全流程进行处理和监控，实现收文流转的电子

化、自动化。针对分及外部单位发来的文件，可采用电子收文登记和实物收

文登记两种方法予以解决。对未使用电子公文系统的外部单位，可将收到的

实物公文通过扫描、手工录入等方式将其内容转化为电子格式在系统内处理。

对已使用电子公文进行文件处理的单位，可与其协商制定双方通用的电子文

档传递规则和接口标准，并使用此接口实现电子公文的跨系统的无缝传递。

收文处理流程包括登记、办公室拟办、领导批示、分发、办理或阅文（在

此环节中部处室领导可以继续指派下一个办理人和阅文人）、归档。具体流程

见附录“收文处理流程”。

处室收文处理流程包括登记、处室领导批示、办理和阅文（在此环节中科

长可以继续指派下一个办理人和阅文人）。具体流程见附录“收文处理流程”。

在收文处理中，各级处理人员的处理意见将被系统自动收集到收文处理单

上。为保证处理人填写的意见的真实性，均利用数字签名方式对各自的处理

意见文档和签名域加密。

在收文处理中，保证多人并行处理文件，提高文件处理效率。

请示报告

请示报告模块山工作请示和工作报告两部分组成。工作请示是指需要批办

的文件；工作报告是总结、汇报性的文件，不需要批办处理。请示和报告按

范围的不同分为内部请示、处室内部请示、内部报告、处室内部报告。

工作请示又分为工作请示和处室工作请示两种。工作请示经过拟稿、科长

审核、处室领导审核、领导批示、办理等完成该文件的处理过程（具体工作

流程见附录“工作请示处理流程”）；处室工作请示经过拟稿、科长审核、处

室领导批示、办理等完成该文件的处理过程（具体工作流程见附录“处室工

作请示处理流程”）。

工作报告又分为工作工作和处室工作报告两种。工作报告经过拟稿、科长

市核、处室领导审核、校领导阅示等完成该文件的处理过程（具体工作流程

见附录“工作报告处理流程”）；处室工作报告经过拟稿、科长审核、处室领

导阅示等完成该文件的处理过程（具体工作流程见附录“处室工作报告处理

流程”）。

该模块中各级处理人员的处理意见将被系统自动收集到收文处理单上。为

保证处理人填写的意见的真实性，均利用数字签名方式对各自的处理意见文

档和签名域加密。

档案管理

档案管理

案

案

文

卷

卷

件

定

借

归

卷

义

阅

档案管理系统的数据库中保存了所有已归档的公文供查询和备案，是保存

和管理档案的场所。本数据库不仅可与公文管理子系统结合使用，保管已归

档的收文、发文、签报、传阅件等文件；也可独立使用，用于登录非公文管

理子系统处理的其它文件。

为加强档案管理，本数据库存严格的借阅制度。也就是说，所有人员如需

阅读本数据库文件，都必须填写一份借阅单，经管理员批准后方可阅读。

档案管理工作主要包括三项内容：案卷定义（含类定义，子类定义），文

件归卷（组卷、编目、拆卷、移动、封卷、注销）和案卷借阅（查询、借阅、

归还）。

53校务管理

校务管理包括车辆管理、物品管理、会议管理、报表传递、人员动态、公

告通知。

车辆管理

车辆管理主要是对车辆建档登记、司机信息登记（包括违章记录）、车辆维

修记录、耗油记录、用车管理及事故登记等进行管理；能够实现及时准确地了解

公司里车辆及驾驶员的各种情况，随时进行管理和调整，并可实时统计公司车辆

维修和耗油的情况。分项统计车辆相关明细信息和汇总信息，形成相应的统计报

表和分析图表供领导和相关主管人员查看。

1、车辆登记

提供对公司所有主辆的登记和汇总统计功能，车辆管理员将公司的每个车

辆详细登记在册，包括车辆编号、品牌、型号、发动机号、车牌号、购买E

期、购买金额、车辆类型（货/客）；规定载人数（规定载重）、大修日期等信

息；供以后维修、派车和统计公司车辆情况时用。

2、司机信息登记

提供对公司所有司机的登记和汇总统计功能，车辆管理员将公司的每人司

机详细登记在册，包括司机编号、司机姓名、驾驶证号、驾驶证类型、领证时

间、违章记录等信息，供以后在派车和统计时用。

3、车辆维修记录

提供对公司每辆主的维修明细信息和汇总统计功能，车辆管理员将记录公

司每辆车的详细维修信息，包括车辆编号、车辆名称、维修时间、维修原因、

维修情况、维修费用等信息，供以后杳询和统计维修费时用（可精确统计到任意

时间段某辆车的维修费用）

4、耗油记录

提供对公司每辆主的耗油明细和汇总统计功能，车辆管理员将记录公司每

辆车的详细耗油信息，包括车辆编号、车辆名称、加油时间、行驶里程、耗油

量等信息，供以后查询和统计耗油量时用（可精确统计到任意时间段某辆车的耗

油量）

5、用车管理

用车人填写用车曰请，并提交相关主管人员。经审批通过后，由车辆管理

员派车（指定出车司机、车辆和出车时间等信息），并在登记派车情况后通知用

车人和出车司机。

6、事故登记

是对公司所有车辆事故的登记，包括车辆编号、车辆名称、出车司机、事

故时间、事故原因、处理结果等详细信息；供以后查询统计用。

统计

分项统计车辆相关明细信息和汇总信息，形成相应的统计报表和分析图表

供领导和相关主管人员查看C

1.流程

各部室在领用办公用品库存中没有以办公用品时要填写办公用品购买日

请，并提交相关主管人员，在T办公室派车手理员将购买该办公用品。

2、办公用品购买登记

办公用品管理员在购买办司机班长派车A用品购买登记表包括所购

买办公用品的品名、型号、购力八时Jr-上的买数量、购买金额、购买

驾驶员

人等信息；并登记入库存中。-------亍-------

3、办公用品领用申请办公室统计

各部室在领用办公用品时先填写办公用品领用申请单，并提交相关主管人

员审批，审批通过后到办公用品管理员处领用该办公用品。

4、办公用品领用登记

在办公用品管理员按办公用品领用申请发放办公用品后，将填写办公月品

领用登记表包括品名、型号、领用人、领用部门、领用时间、领用数量等信

息，并核销办公用品库存。

5、办公用品发放管理

办公用品发放管理是对公司同意发放办公用品的登记，办公用品管理员发

放并填写办公用品发放登记表包括品名、型号、发