采购办法管理办法

采购办法管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购工作的管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司生产经营的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。3.公平性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商的平等参与权。4.诚信原则：采购双方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算等。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，其职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。4.建立和维护供应商管理档案。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、付款申请等，监督采购资金的使用。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督。三、采购计划与预算（一）采购计划1.需求部门应根据公司生产经营计划、项目进度等，提前编制采购需求计划，并提交给采购部门。2.采购部门应结合需求部门的采购需求计划，综合考虑库存情况、市场供应情况等因素，编制年度、季度和月度采购计划。3.采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、交货时间等内容。（二）采购预算1.采购部门应根据采购计划，编制采购预算，并提交给财务部门审核。2.财务部门应结合公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并报公司采购决策委员会审批。3.采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整，应按规定程序进行审批。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、准入条件等。2.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行调查和评估。3.采购部门应组织相关部门对供应商进行实地考察，评估供应商的生产能力、质量控制能力、售后服务能力等。4.采购部门应根据供应商的评估结果，建立供应商名录，并定期对供应商名录进行更新。（二）供应商评价与考核1.采购部门应建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。2.采购部门应根据供应商的评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.采购部门应定期向供应商反馈评价结果，督促供应商改进不足之处。（三）供应商关系管理1.采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.采购部门应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益。3.采购部门应与供应商共同开展质量改进、成本控制等活动，实现互利共赢。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门应根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途等内容，并提交给采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后生效。（二）采购审批1.采购部门应根据采购申请表，对采购项目进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应报公司采购决策委员会审批。（三）采购实施1.采购部门应根据审批后的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。2.采购部门应与供应商进行采购谈判，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并签订采购合同。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。（四）验收与付款1.采购物资到货后，采购部门应及时通知质量部门进行验收。2.质量部门应按照合同约定的质量标准对采购物资进行检验，检验合格后出具验收报告。3.采购部门应根据验收报告和采购合同，办理付款申请手续，并提交给财务部门审核。4.财务部门应审核付款申请的真实性、合法性、合规性，审核通过后办理付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：密切关注市场动态，及时调整采购策略，合理安排采购时间和采购数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对措施：加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，建立供应商备用机制，降低因供应商原因导致的采购风险。3.质量风险应对措施：加强采购物资的质量检验和监督，严格执行验收标准，确保采购物资的质量符合要求。4.合同风险应对措施：加强合同管理，签订详细、明确、合法的采购合同，明确双方的权利和义务，严格履行合同条款，降低合同风险。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合法合规，采购程序是否规范，采购资金的使用是否合理等。2.采购部门应定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）外部监督1.公司应积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.公司应接受社会公