采购印章管理办法

采购印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购印章的管理，规范采购印章的使用，防范采购业务风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在采购活动中涉及的印章管理。（三）基本原则1.依法依规原则：采购印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.分级负责原则：明确各级管理人员在采购印章管理中的职责，实行分级管理。3.风险可控原则：通过规范印章管理流程，有效控制采购业务风险。4.责任追究原则：对违反印章管理规定的行为，追究相关人员责任。二、采购印章的种类及用途（一）种类1.采购合同专用章：用于签订采购合同及相关补充协议等。2.采购业务专用章：用于采购过程中的各类业务文件，如采购订单、询价单、报价单等。（二）用途1.采购合同专用章：仅用于与供应商签订具有法律效力的采购合同，确保合同的有效性和公司权益的保障。2.采购业务专用章：用于采购业务流程中涉及的各类文件签署，以明确公司与供应商之间的业务往来。三、采购印章的刻制与备案（一）刻制1.采购印章由公司指定部门统一负责刻制，严禁各部门私自刻制采购印章。2.刻制采购印章时，需提供公司出具的刻制申请文件，明确印章种类、用途等信息。3.印章刻制完成后，应进行质量验收，确保印章清晰、规范、无瑕疵。（二）备案1.采购印章刻制完成后，应及时到公司印章管理部门进行备案登记。2.备案内容包括印章名称、规格、样式、启用时间、保管人等信息。3.印章管理部门应建立采购印章备案台账，对印章备案情况进行详细记录。四、采购印章的保管（一）保管部门1.采购合同专用章由公司法律合规部门或指定的合同管理部门保管。2.采购业务专用章由公司采购部门指定专人保管。（二）保管要求1.保管部门应设立专门的印章保管柜，将采购印章存放于保险柜或其他安全设施内，确保印章安全。2.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交予他人保管或带出保管场所。3.印章保管人员因特殊原因需临时离岗时，应将印章交予部门负责人指定的其他人员代管，并办理交接手续。4.印章保管人员离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。五、采购印章的使用（一）使用流程1.采购印章使用前，需填写《采购印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息。2.《采购印章使用申请表》由用印部门负责人审核签字后，报公司相关领导审批。3.审批通过后，印章保管人员按照申请表上的内容进行用印，并在《采购印章使用登记表》上登记用印时间、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。4.用印完成后，印章保管人员应将《采购印章使用申请表》和用印文件原件一并归档保存。（二）使用范围1.采购合同专用章仅限于签订采购合同及相关补充协议，且必须在合同条款审核通过后使用。2.采购业务专用章仅限于采购过程中的各类业务文件，如采购订单、询价单、报价单等，且必须符合公司采购业务流程规定。（三）禁止使用情形1.未经审批的文件不得使用采购印章。2.涉及个人经济往来、担保、借贷等事项的文件不得使用采购印章。3.空白合同、空白文件不得加盖采购印章。六、采购印章的停用与销毁（一）停用1.采购印章因磨损、损坏、样式变更等原因需要停用的，由保管部门填写《采购印章停用申请表》，报公司相关领导审批。2.审批通过后，保管部门应及时将停用印章交回公司印章管理部门，并办理交接手续。3.印章管理部门对停用印章进行封存，并在印章备案台账中注明停用时间。（二）销毁1.对于不再使用的采购印章，由公司印章管理部门统一组织销毁。2.销毁前，印章管理部门应填写《采购印章销毁申请表》，报公司相关领导审批。3.审批通过后，印章管理部门应会同审计、监察等部门对拟销毁印章进行清点、核对，并在销毁现场进行监督。4.销毁完成后，参与销毁的人员应在《采购印章销毁登记表》上签字确认。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对采购印章的管理和使用情况进行审计，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时督促整改。（二）日常检查公司印章管理部门和采购部门应定期对采购印章的保管和使用情况进行检查，确保印章管理规范、使用安全。（三）违规处理对违反采购印章管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、附则（一）