宁蒗县会议管理办法

宁蒗县会议管理办法一、总则（一）目的为进一步加强宁蒗县会议管理，规范会议流程，提高会议效率和质量，确保会议各项工作有序进行，结合本县实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于宁蒗县各级党政机关、企事业单位、社会团体组织召开的各类会议。（三）基本原则1.精简高效原则严格控制会议数量、规模和时间，减少不必要的会议，提高会议效率，以最短的时间、最少的成本达到预期会议效果。2.务实节俭原则会议安排要注重实际效果，反对形式主义。会议经费使用要严格遵守财经纪律，厉行节约，杜绝铺张浪费。3.归口管理原则各类会议实行归口管理，由相应的职能部门负责会议的组织、协调和服务工作。二、会议分类及审批（一）会议分类1.全县性会议由县委、县政府召开的，面向全县各级各部门的重要会议，如全县经济工作会议、全县干部大会等。2.部门工作会议各部门召开的，部署本部门业务工作、总结工作经验等会议。3.专题会议针对某项专门工作或特定问题召开的会议，如项目推进会、政策研讨会等。4.临时会议因工作需要临时召集的会议，时间、地点、参会人员相对不固定。（二）会议审批1.全县性会议由县委办公室、县政府办公室根据县委、县政府领导意见，统筹安排会议议题、时间、地点、参会人员等事项，报县委、县政府主要领导审批。2.部门工作会议各部门应提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员等，经部门主要领导审核后，报县委办公室、县政府办公室备案。会议计划如需调整，应重新履行备案手续。3.专题会议由主办部门提出申请，说明会议目的、内容、时间、地点、参会人员等，经分管县领导同意后，报县委办公室、县政府办公室审核备案。4.临时会议由召集部门或单位填写《临时会议申请表》，说明会议事由、时间、地点、参会人员等，经分管县领导批准后召开。会议结束后，应及时将会议情况报县委办公室、县政府办公室。三、会议组织与实施（一）会前准备1.明确会议主题和议程会议主办部门应根据会议目的，确定会议主题，并精心设计会议议程，确保会议内容紧凑、重点突出。会议议程应提前征求参会人员意见，并报相关领导审定。2.确定参会人员根据会议性质和内容，合理确定参会人员范围。参会人员名单应提前通知到个人，并要求参会人员按时参加会议。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主办部门请假。3.安排会议时间和地点会议时间应选择在参会人员方便参加的时段，避免与其他重要活动冲突。会议地点应根据会议规模和性质合理选择，确保交通便利、设施齐全。4.准备会议材料会议主办部门应提前准备好会议所需的文件、资料、发言稿等材料，并确保材料内容准确、完整。会议材料应提前发放给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。5.通知会议事项会议主办部门应提前[X]个工作日将会议通知发送给参会人员，通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、会议要求等。通知可采用书面、电话、电子邮件等方式进行。（二）会中服务1.签到与入场会议开始前，应安排专人在会场入口处负责参会人员签到，并引导参会人员有序入场就座。2.会议记录会议主办部门应安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论情况、决议事项等。会议记录应真实、准确、完整，会后及时整理归档。3.会议秩序维护会议期间，应安排专人负责维护会场秩序，确保会议正常进行。参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳、接听电话等。4.茶水服务会议期间，应安排专人负责为参会人员提供茶水服务，确保茶水供应及时、充足。（三）会后工作1.会议纪要撰写会议结束后，会议主办部门应及时撰写会议纪要，会议纪要应准确概括会议主要内容、讨论情况、决议事项等，并明确责任人和完成时间。会议纪要经会议主办部门主要领导审核后，发送给参会人员和相关部门。2.决议事项落实会议主办部门应负责跟踪会议决议事项的落实情况，及时向相关部门和领导汇报进展情况。对未按时完成的决议事项，应查明原因，督促责任部门采取有效措施加以解决。3.会议资料归档会议结束后，会议主办部门应及时将会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要等资料整理归档，妥善保管。四、会议经费管理（一）经费预算会议主办部门应根据会议规模、时间、地点等实际情况，编制会议经费预算。会议经费预算应包括会议场地租赁、会议材料印刷、参会人员交通和食宿、会议设备租赁等费用。会议经费预算经部门主要领导审核后，报财务部门审批。（二）经费报销会议结束后，会议主办部门应按照财务制度规定，及时办理会议经费报销手续。报销凭证应包括会议通知、会议签到表、会议发票、会议纪要等相关资料。财务部门应严格审核报销凭证，对不符合规定的费用不予报销。（三）经费监督财务部门应加强对会议经费的监督管理，定期对会议经费使用情况进行检查和审计。对违反财经纪律、浪费会议经费的行为，应依法依规严肃处理。五、会议保密管理（一）保密制度会议主办部门应建立健全会议保密制度，明确保密责任和保密措施。参会人员应严格遵守会议保密制度，不得泄露会议内容和机密信息。（二）保密措施1.会议材料管理会议材料应严格按照保密规定进行管理，妥善保管，不得随意丢弃或外传。会议结束后，应及时收回会议材料，并进行清点、销毁或存档。2.会议场所管理会议场所应加强安全保卫工作，设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等。会议期间，无关人员不得进入会议场所。3.参会人员管理参会人员应严格遵守会议保密纪律，不得在会议期间使用手机、录音笔等设备记录会议内容。如需记录会议内容，应经会议主办部门同意，并使用统一发放的记录工具。六、会议信息化管理（一）视频会议1.视频会议系统建设加强全县视频会议系统建设，完善视频会议设施设备，提高视频会议质量和效果。视频会议系统应具备高清视频、音频传输、远程控制、文件共享等功能。2.视频会议组织会议主办部门应提前做好视频会议的组织工作，包括测试视频会议系统、通知参会人员、安排技术保障人员等。会议期间，技术保障人员应全程值守，确保视频会议系统正常运行。3.视频会议记录视频会议应安排专人负责记录，记录内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议内容、讨论情况、决议事项等。会议记录应真实、准确、完整，会后及时整理归档。（二）网络会议1.网络会议平台选择根据会议需求，合理选择网络会议平台，如腾讯会议、钉钉会议等。网络会议平台应具备稳定、安全、便捷等特点，能够满足会议组织和管理的需要。2.网络会议组织会议主办部门应提前在网络会议平台上创建会议，并设置会议密码、参会人员权限等。会议期间，参会人员应按照会议通知要求，按时登录网络会议平台参加会议。3.网络会议记录网络会议应安排专人负责记录，记录方式