会计档管理办法讲解

会计档管理办法讲解一、总则（一）目的为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司及所属各部门的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计档案管理：是指对会计档案进行收集、整理、保管、鉴定、销毁等一系列工作的总称。（四）管理职责1.财务部门负责会计档案的整理、装订、保管等日常工作。按照规定定期将会计档案移交档案管理部门。配合档案管理部门做好会计档案的查阅、借阅等工作。2.档案管理部门负责接收、保管财务部门移交的会计档案。制定会计档案管理制度，并监督执行。提供会计档案的查阅、借阅服务，确保档案的安全与完整。3.其他部门各部门应妥善保管本部门涉及的会计资料，并按照规定及时移交财务部门进行整理归档。在工作中需要查阅会计档案时，应按照规定办理查阅手续。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单等，是记录经济业务发生或完成情况的原始证明。2.记账凭证：是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的会计凭证。（二）会计账簿1.总账：是根据总分类账户开设的，用于分类登记全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等总括核算资料的账簿。2.明细账：是根据明细分类账户开设的，用来分类登记某一类经济业务，提供有关明细核算资料的账簿。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。4.其他辅助性账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等，是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，反映单位月度财务状况和经营成果。2.季度财务会计报告：在月度财务会计报告的基础上，增加一些分析说明等内容。3.半年度财务会计报告：对上半年的财务状况和经营成果进行全面总结。4.年度财务会计报告：是单位年度财务状况和经营成果的综合反映，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法。2.银行对账单：是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的记录。3.纳税申报表：是纳税人履行纳税义务，按期向税务机关申报纳税期应缴税额时应填报的表格。4.会计档案移交清册：记录会计档案从财务部门移交至档案管理部门的详细情况。5.会计档案保管清册：详细记录会计档案的保管情况，包括档案名称、数量、保管期限等。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁的相关信息，如档案名称、数量、销毁原因、销毁时间等。三、会计档案的整理（一）会计凭证的整理1.分类：按照记账凭证的种类和编号顺序进行整理，将同一月份的记账凭证及其所附原始凭证作为一组。2.粘贴：原始凭证应粘贴在记账凭证后面，顺序整齐，不得超出记账凭证范围。对于纸张较大的原始凭证，应按照记账凭证的大小进行折叠，使其与记账凭证大小一致。3.编号：给每一组会计凭证编制一个顺序号，以便于查找和管理。4.装订：使用会计凭证装订机将整理好的会计凭证装订成册，在装订线上加贴封签，并由装订人员在封签处签名或盖章。（二）会计账簿的整理1.结账：在会计年度终了后，将各账户的余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。2.整理账页：去除空白页、账页脱落等情况，将账页按顺序排列整齐。3.编号：给每本账簿编一个页码，并在账簿首页设置账簿启用表，填写账簿名称、启用日期、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名等信息，并加盖名章和单位公章。4.装订：对于活页式账簿，应在年度终了后装订成册，并加上封面和封底。（三）财务会计报告的整理1.分类：按照月度、季度、半年度、年度分别整理，将各类财务会计报告按顺序排列。2.编号：给每份财务会计报告编一个顺序号。3.装订：对于年度财务会计报告，应装订成册，并加上封面和封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、财务会计报告名称等信息。（四）其他会计资料的整理1.银行存款余额调节表、银行对账单等应按时间顺序整理，每一份单独编号。2.纳税申报表应按税种、申报时间顺序整理，每一份单独编号。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等应按类别分别整理，每一份单独编号。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：保管期限为30年。3.财务会计报告：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、销毁清册永久保管。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保会计档案的安全。2.会计档案应分类存放，按照保管期限和类别进行排列，便于查找和管理。3.对于电子会计档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等，同时做好数据的安全保护工作，防止数据丢失、损坏或泄露。4.档案管理人员应定期对会计档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅1.本单位内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经财务部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅时，应在档案管理人员的陪同下进行，查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换会计凭证、账页等。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将会计档案归还档案管理人员，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.外单位人员因工作需要查阅或借阅本单位会计档案的，应持有单位介绍信，经本单位负责人批准后，方可查阅或借阅。2.借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅单位、借阅人姓名、借阅目的、借阅期限等信息，经财务部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。5.借阅完毕后，借阅人员应及时将会计档案归还档案管理人员，并在《会计档案借阅登记表》上签字确认。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，会同财务部门等相关部门组成鉴定小组，对会计档案的保管价值进行评估。2.鉴定小组应根据会计档案的内容、重要性、历史价值等因素，确定哪些会计档案可以销毁，哪些会计档案仍需继续保管。3.对于需要销毁的会计档案，鉴定小组应编制《会计档案销毁鉴定意见书》，注明会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁意见等内容。（二）销毁1.经鉴定可以销毁的会计档案，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁会计档案时，应由档案管理部门和财务部门共同派人监销。监销人员在销毁会计档案前，应按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；销毁后，应在《会计档案销毁清册》上