2025星辰数码科技有限公司合同签订与执行管理流程

2025星辰数码科技有限公司合同签订与执行管理流程正文一、总则目的与依据为了规范2025星辰数码科技有限公司（以下简称“公司”）的合同签订与执行管理流程，确保合同的合法性、合规性以及高效执行，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本管理流程。适用范围本管理流程适用于公司及所属分支机构在经营活动中与外部单位或个人签订的所有合同、协议及其他具有法律效力的文件（以下统称“合同”）。公司内部各部门之间签订的业务协议或责任书亦应参照本流程执行。原则合同签订与执行管理应遵循以下原则：（1）合法性原则：合同内容及签订程序必须符合国家法律法规及公司规章制度；（2）公正性原则：合同条款应公平合理，符合双方利益；（3）效率性原则：确保合同签订与执行流程高效、有序；（4）风险控制原则：通过完善的审核和监督机制，防范合同履行风险。二、合同签订管理合同草拟（1）合同草拟部门（以下简称“草拟部门”）应根据业务需求，组织相关人员起草合同文本。草拟部门应对合同涉及的法律法规、行业规范及公司内部制度进行充分了解，确保合同内容的合法性和合规性。（2）合同草拟应包括合同双方的基本信息、权利义务、履行期限、违约责任、争议解决方式等内容。草拟部门应确保合同条文清晰、准确，避免歧义。合同审核（1）合同草拟完成后，草拟部门应及时将合同文本及相关材料提交至公司法务部（以下简称“法务部”）进行法律审核。法务部应从法律角度对合同的合法性、合规性及风险进行评估，并提出书面审核意见。（2）审核意见应包括合同文本的合法性、条款的完整性、风险点及建议等内容。草拟部门应根据审核意见对合同进行修改完善，并将修改后的合同文本提交法务部复核。合同审批（1）经法务部复核通过的合同文本，应由草拟部门逐级提交至公司分管领导及总经理审批。审批过程中，审批人应对合同的内容、风险及审批意见进行详细记录。（2）对于重大合同，草拟部门应组织召开合同审查会议，由公司领导、法务部、财务部及相关业务部门共同参与，对合同内容进行集体审议并形成决议。（3）审批通过后，合同文本应加盖公司公章或合同专用章，并由授权签字人签字。合同签订（1）合同经审批通过后，草拟部门应与合同相对方签订正式合同。签订过程中，授权签字人应严格按照审批通过的合同文本签署，不得擅自修改合同内容。（2）合同签订完成后，草拟部门应及时将合同文本及相关材料提交至公司档案室存档，并将电子版合同上传至公司合同管理系统。三、合同执行管理合同履行（1）合同签订后，合同执行部门（以下简称“执行部门”）应根据合同约定，制定详细的履行计划，并明确各相关部门的职责分工。（2）执行部门应定期对合同履行情况进行检查，确保合同条款得到全面履行。如发现合同履行过程中存在问题，应立即采取措施予以解决，并及时向公司管理层报告。（3）合同履行过程中，执行部门应留存相关证据，包括但不限于往来函件、会议纪要、验收单据等，以备后续使用。合同变更与解除（1）在合同履行过程中，如需对合同内容进行变更或解除，执行部门应与合同相对方协商一致，并签署书面补充协议或解除协议。（2）变更或解除合同前，执行部门应将相关情况提交至法务部进行法律审查，并报公司分管领导及总经理审批。未经批准，不得擅自变更或解除合同。（3）变更后的合同文本应按照原签订程序重新审核、审批，并存档备案。合同终止与总结（1）合同履行完毕或提前终止后，执行部门应及时对合同履行情况进行总结，并形成书面报告提交至公司管理层及相关职能部门。（2）合同总结应包括合同履行情况、存在的问题及改进建议等内容，为今后的合同签订与执行提供参考。四、合同档案管理档案归档（1）合同签订及履行过程中形成的全部文件资料，包括合同文本、审批记录、履行证据等，应及时归档。归档工作由公司档案室负责，实行集中统一管理。（2）归档资料应按合同编号或项目分类进行整理，确保档案的完整性和可追溯性。档案查阅与借阅（1）因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，并经公司分管领导批准后方可查阅。查阅过程中，借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得将档案资料带离指定查阅场所或进行复制、拍摄等操作。（2）借阅档案应在规定期限内归还，如需延长借阅时间，应重新办理借阅手续。档案销毁（1）超过保存期限的合同档案，经公司管理层审批后可进行销毁。销毁过程应有专人负责，并制作销毁记录以备查证。（2）涉及保密信息的合同档案，销毁前应采取适当的技术处理，确保信息不被泄露。五、合同管理责任与监督责任追究（1）因合同签订或执行不当导致公司利益受损的，公司将依法依规追究相关责任人的责任。（2）对于因疏忽或故意行为导致的合同纠纷或损失，责任人应承担相应的赔偿责任。监督与改进（1）公司审计部应定期对合同签订与执行管理流程进行审计监督，发现问题及时提出改进建议。（2）公司管理层应定期召开合同管理专题会议，总结经验教训，优化管理流程，提升合同管理水平。六、附则解释权本管理流程的解释权归公司法务部所有。法务部可根据实际情况对本流程进行适时修