合同暂定金管理办法

合同暂定金管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同暂定金的管理，规范暂定金的使用、支付和核算，确保资金使用安全、合理、有效，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及合同暂定金的项目，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保暂定金的管理活动合法合规。2.预算控制原则：暂定金的使用应纳入项目预算管理，严格控制在预算范围内。3.专款专用原则：暂定金应专项用于合同约定的事项，不得挪作他用。4.风险防范原则：加强暂定金的风险评估和控制，防范资金损失风险。5.透明公开原则：暂定金的管理应做到信息透明、操作公开，接受内部监督和审计。二、暂定金的定义与设定（一）定义合同暂定金是指在合同签订时，为保证合同的顺利履行，由业主或委托方按照合同总价的一定比例预先支付给承包方或受托方，用于支付合同执行过程中可能发生的不可预见费用的资金。（二）设定依据1.根据项目的特点、规模、复杂程度以及风险程度等因素，由项目发起部门或合同承办部门在合同谈判阶段提出暂定金的设定申请，并说明设定的理由和金额估算依据。2.涉及国家重大项目、政府投资项目或法律法规有明确规定的，按照相关要求设定暂定金。（三）设定标准暂定金的设定比例应根据项目的具体情况合理确定，一般不超过合同总价的[X]%。对于风险较高、不确定性较大的项目，可适当提高暂定金比例，但最高不得超过合同总价的[X]%。三、暂定金的使用（一）使用范围1.合同执行过程中发生的不可预见的变更费用，如设计变更、工程量增加、材料价格波动等。2.因不可抗力因素导致合同无法正常履行而产生的额外费用，如自然灾害、政策调整等。3.合同约定的其他特殊情况下需要动用暂定金支付的费用。（二）使用流程1.费用发生部门提出申请：当需要使用暂定金支付费用时，费用发生部门应填写《合同暂定金使用申请表》，详细说明费用发生的原因、金额、支付对象等信息，并附上相关证明材料。2.部门负责人审核：费用发生部门负责人对申请事项进行审核，确认费用的真实性、合理性和必要性，并签署审核意见。3.项目负责人审批：项目负责人对申请事项进行审批，根据项目情况判断是否同意使用暂定金支付费用，并签署审批意见。4.财务部门审核：财务部门对申请事项进行财务审核，核实资金来源、支付方式等是否符合规定，并签署审核意见。5.公司领导审批：根据审批权限，由公司领导对申请事项进行最终审批。对于金额较大的暂定金使用申请，需经公司领导集体研究决定。6.支付执行：经审批同意后，财务部门按照合同约定和相关规定办理暂定金的支付手续。（三）使用限制1.暂定金的使用必须严格按照合同约定的范围和用途进行，不得擅自扩大使用范围或挪作他用。2.对于同一事项，已在合同其他条款中约定支付方式和金额的，不得再使用暂定金支付。3.暂定金的支付应遵循先审批后支付的原则，未经审批同意，不得擅自支付暂定金。四、暂定金的支付（一）支付方式暂定金的支付方式应根据合同约定和实际情况选择合适的支付方式，一般包括银行转账、支票、汇票等。对于金额较大的暂定金支付，应采用银行转账方式，并确保资金安全。（二）支付凭证1.财务部门在办理暂定金支付手续时，应要求收款方提供合法有效的发票或收据等支付凭证。2.支付凭证应注明支付金额、支付对象、支付用途等信息，并加盖收款方公章或财务专用章。3.财务部门应妥善保管支付凭证，作为暂定金支付的记账依据和审计资料。（三）支付记录1.财务部门应建立健全暂定金支付记录台账，详细记录每笔暂定金的支付日期、支付金额、支付对象、支付用途、审批情况等信息。2.支付记录台账应定期进行核对和清理，确保记录准确、完整。3.支付记录台账应作为公司内部审计和外部审计的重要依据。五、暂定金的核算与监督（一）核算要求1.财务部门应按照国家财务会计准则和公司财务制度的要求，对暂定金进行单独核算，设立专门的会计科目进行账务处理。2.暂定金的核算应准确、及时、完整，反映暂定金的收支情况和余额变动情况。3.财务部门应定期编制暂定金收支情况报表，向公司领导和相关部门汇报暂定金的使用和管理情况。（二）内部监督1.公司内部审计部门应定期对暂定金的管理情况进行审计监督，检查暂定金的使用是否符合规定、支付手续是否齐全、核算是否准确等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司各部门应积极配合内部审计部门的工作，提供相关资料和信息。（三）外部监督1.对于涉及国家重大项目、政府投资项目或接受外部审计的项目，公司应接受国家审计机关、政府相关部门或外部审计机构的监督检查。2.公司应按照要求提供相关资料和信息，积极配合外部监督检查工作。3.对于外部监督检查中发现的问题，公司应及时整改，并将整改情况报告相关部门。六、暂定金的清理与结算（一）清理原则1.项目结束后，应及时对暂定金进行清理结算，确保暂定金的余额为零或符合合同约定。2.暂定金的清理结算应遵循实事求是的原则，根据实际发生的费用进行结算。（二）清理流程1.项目负责人组织相关部门对项目进行全面清理，核实暂定金的使用情况和剩余金额。2.费用发生部门对已使用的暂定金进行整理和汇总，提供相关证明材料，确保费用的真实性和合理性。3.财务部门根据清理结果进行账务处理，对暂定金的收支情况进行核对和结算。4.项目负责人根据清理结算情况填写《合同暂定金清理结算表》，详细说明暂定金的使用情况、剩余金额、结算方式等信息，并附上相关证明材料。5.部门负责人审核《合同暂定金清理结算表》，确认清理结算情况的真实性、合理性和准确性，并签署审核意见。6.公司领导审批《合同暂定金清理结算表》，根据审批权限进行最终审批。（三）结算方式1.对于暂定金有剩余的情况，应按照合同约定的方式进行退还。一般情况下，由财务部门将剩余暂定金退还业主或委托方。2.对于暂定金不足支付实际发生费用的情况，应按照合同约定由承包方或受托方自行承担超出部分的费用。如因特殊原因需要调整合同价格的，应按照合同变更程序办理相关手续。七、罚则（一）违规行为1.未经审批擅自使用暂定金的。2.擅自扩大暂定金使用范围或挪作他用的。3.提供虚假支付凭证或其他虚假资料骗取暂定金的。4.因管理不善导致暂定金损失的。5.其他违反本办法规定的行为。（二）处罚措施1.对于违规使用暂定金的行为，责令限期改正，并追回违规使用的资金。2.对相关责任人给予警告、罚款等处罚；情节严重的，给予降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.因违规行为给公司造成经济损失的，相关