政府办接待管理办法

政府办接待管理办法一、总则（一）目的为进一步规范政府办接待工作，提高接待水平，展示政府良好形象，促进政务活动的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于政府办承担的各类政务接待活动，包括上级领导调研、检查指导工作，兄弟单位来访交流，以及其他重要公务活动的接待。（三）基本原则1.热情周到原则以热情、礼貌、周到的态度接待来宾，让来宾感受到宾至如归，体现政府的亲和力。2.务实节俭原则接待工作要注重实效，反对形式主义，严格控制接待费用，杜绝铺张浪费。3.对口接待原则根据来宾的身份和来访目的，安排相应的部门或人员进行对口接待，确保接待工作的针对性和专业性。4.安全有序原则保障来宾在接待过程中的人身安全和财产安全，维护接待场所的秩序，确保接待活动顺利进行。二、接待职责分工（一）接待工作领导小组成立以政府办主任为组长，副主任为副组长，相关科室负责人为成员的接待工作领导小组，负责对接待工作进行统筹协调和指导。领导小组职责如下：1.制定和完善接待工作制度、流程和标准。2.审定重要接待任务的接待方案。3.协调解决接待工作中的重大问题。4.对接待工作进行监督和检查。（二）接待科室政府办[具体科室名称]为接待工作的具体承办科室，负责接待任务的组织实施。其职责如下：1.接到接待任务通知后，及时与来宾联系，了解来宾基本情况、来访目的、行程安排等信息。2.根据来宾情况和接待要求，制定详细的接待方案，报接待工作领导小组审定。3.按照审定后的接待方案，组织协调相关部门和人员做好接待准备工作，包括安排交通、住宿、餐饮、会议场地、参观考察等。4.负责接待过程中的各项服务工作，如引导来宾、安排会见、组织会议、陪同参观等，确保接待工作顺利进行。5.及时收集来宾对接待工作的意见和建议，总结经验教训，不断改进接待工作。6.对接待工作中的相关资料进行整理归档，妥善保管。（三）其他相关部门1.财政部门负责审核接待费用预算，保障接待工作所需经费，并对经费使用情况进行监督检查。2.公安部门根据需要协助做好来宾的安全保卫工作，维护接待场所及周边的治安秩序。3.卫生部门对接待场所的卫生状况进行监督检查，确保食品安全和公共卫生安全。4.交通部门根据接待需要，协调安排车辆，保障来宾交通顺畅。5.宣传部门负责对接待活动进行宣传报道，展示政府形象和工作成果。三、接待准备工作（一）信息沟通1.接待科室接到接待任务后，应立即与来宾联系，详细了解来宾的基本情况，包括姓名、职务、性别、民族、人数、联系方式等。2.了解来宾的来访目的、行程安排、活动内容等信息，以便有针对性地制定接待方案。3.向来宾介绍本地的基本情况、政务活动安排以及对接待工作的要求，确保来宾对接待工作有清晰的了解。（二）方案制定1.根据来宾情况和接待要求，接待科室制定接待方案。接待方案应包括以下内容：接待主题：明确接待活动的主题和目的。接待时间：详细列出来宾抵达、离开的时间以及各项活动的具体时间安排。接待地点：确定来宾的住宿地点、会议场地、参观考察地点等。接待人员：明确参与接待的领导、工作人员及其职责分工。活动安排：包括会见、会议、用餐、参观考察等活动的具体内容和流程。经费预算：详细列出接待工作所需的各项费用，如交通、住宿、餐饮、礼品等费用的预算。2.接待方案制定后，报接待工作领导小组审定。接待工作领导小组应认真审核接待方案，提出修改意见，确保接待方案符合接待要求和实际情况。（三）场地安排1.根据接待活动的需要，提前安排好会议场地、会见场地、用餐场地等。场地应整洁、舒适、安全，符合接待规格和来宾要求。2.对会议场地进行布置，包括摆放桌椅、音响设备、投影仪、绿植等，确保会议设施齐全、运行正常。3.在会见场地摆放鲜花、水果、茶水等，营造温馨、舒适的会见环境。4.根据来宾人数和用餐标准，合理安排用餐场地，确保用餐环境整洁卫生，菜品符合来宾口味和接待要求。（四）住宿安排1.根据来宾的身份和接待规格，选择合适的住宿酒店。住宿酒店应具备良好的设施设备、优质的服务和安全的环境。2.提前与酒店沟通，确定房间数量、房型、房价等信息，并办理好相关预订手续。3.在来宾抵达前，确保房间干净整洁，配备好洗漱用品、拖鞋、饮用水等物品。4.安排专人负责来宾的住宿服务，及时解决来宾在住宿过程中遇到的问题。（五）交通安排1.根据来宾人数和行程安排，合理安排交通车辆。交通车辆应车况良好、整洁卫生，驾驶员应具备熟练的驾驶技术和良好的服务态度。2.提前与交通部门或租车公司联系，确定车辆数量、车型、驾驶员等信息，并办理好相关租赁手续。3.在来宾抵达前，对车辆进行全面检查和清洁，确保车辆安全性能良好。4.安排专人负责车辆调度和引导，确保来宾交通顺畅，按时到达目的地。（六）礼品准备1.根据接待对象和接待规格，准备合适的礼品。礼品应体现本地特色，具有一定的纪念意义和实用价值。2.礼品的选择应遵循节俭、实用的原则，避免过于奢华和浪费。3.对礼品进行统一包装，贴上礼品标签，注明礼品名称、数量、价格等信息。4.在来宾离开时，及时将礼品发放给来宾，并表示感谢。（七）人员培训1.对接待工作人员进行培训，使其熟悉接待工作流程、礼仪规范和服务要求。2.培训内容包括接待礼仪、沟通技巧、应急处理等方面的知识和技能。3.通过培训，提高接待工作人员的业务水平和综合素质，确保接待工作的质量和效果。四、接待实施（一）迎接来宾1.根据来宾的行程安排，提前组织人员前往机场、车站、码头等交通枢纽迎接来宾。2.迎接人员应佩戴工作证件，举牌迎接，确保能够准确识别来宾。3.向来宾表示热烈欢迎，与来宾握手寒暄，帮助来宾提取行李，引导来宾上车。4.在车辆行驶过程中，向来宾介绍本地的基本情况、沿途风光和政务活动安排，让来宾对本地有初步的了解。（二）会见会谈1.根据接待方案的安排，组织相关领导与来宾进行会见会谈。会见会谈应安排在合适的场地，提前做好场地布置和设备调试工作。2.会见会谈前，接待人员应引导来宾就座，送上茶水、水果等。3.会见会谈过程中，接待人员应做好记录，及时为领导提供必要的服务，如传递文件、安排翻译等。4.会见会谈结束后，引导来宾离开会见会谈场地，并向来宾表示感谢。（三）会议组织1.根据会议安排，提前组织人员布置会议场地，摆放桌椅、音响设备、投影仪等，确保会议设施齐全、运行正常。2.在会议开始前，引导参会人员就座，发放会议资料，做好会议签到工作。3.会议过程中，安排专人负责会议服务，如倒水、递话筒等，确保会议顺利进行。4.会议结束后，引导参会人员离开会议场地，清理会议场地。（四）参观考察1.根据接待方案的安排，组织来宾进行参观考察活动。参观考察地点应选择具有代表性和特色的单位或项目。2.提前与参观考察单位联系，安排好讲解人员，准备好相关资料和介绍材料。3.在参观考察过程中，引导来宾参观，安排专人进行讲解，解答来宾的疑问。4.参观考察结束后，向来宾表示感谢，并征求来宾的意见和建议。（五）用餐安排1.根据接待方案的要求，安排好来宾的用餐。用餐地点应选择环境整洁、菜品质量高、服务周到的餐厅。2.在来宾用餐前，引导来宾就座，摆放好餐具、酒水等。3.用餐过程中，安排专人负责服务，及时为来宾添酒、添菜，确保来宾用餐愉快。4.用餐结束后，引导来宾离开餐厅，并向来宾表示感谢。（六）送客安排1.根据来宾的行程安排，提前组织人员前往机场、车站、码头等交通枢纽为来宾送行。2.送行人员应佩戴工作证件，与来宾握手道别，感谢来宾的来访，并欢迎来宾再次光临。3.帮助来宾提取行李，引导来宾上车，目送车辆离开。五、接待经费管理（一）预算编制1.接待科室应根据接待任务的要求和实际情况，编制接待经费预算。接待经费预算应包括交通、住宿、餐饮、礼品、会议场地租赁、参观考察等各项费用。2.接待经费预算应详细列出各项费用的名称、金额、计算依据等，确保预算的准确性和合理性。3.接待经费预算编制完成后，报财政部门审核。财政部门应根据相关规定和标准，对预算进行审核，提出修改意见。（二）经费审批1.接待经费预算经财政部门审核通过后，报接待工作领导小组审批。接待工作领导小组应根据接待任务的重要性、规格和实际情况，对预算进行审批。2.接待经费审批通过后，接待科室应严格按照预算执行，不得擅自扩大开支范围和提高开支标准。（三）费用报销1.接待工作结束后，接待科室应及时整理接待费用报销凭证，按照财务制度的规定进行报销。2.报销凭证应包括发票、收据、清单等，确保凭证真实、合法、有效。3.接待费用报销应按照规定的审批流程进行，经相关领导审批后，报财政部门审核报销。（四）监督检查1.财政部门应加强对接待经费使用情况的监督检查，定期或不定期对各部门的接待经费使用情况进行审计。2.接待工作领导小组应加强对接待工作的监督检查，对违反接待规定和财经纪律的行为进行严肃处理。3.接待科室应建立健全接待经费使用管理制度，自觉接受财政部门和审计部门的监督检查，确保接待经费使用规范、透明。六、接待纪律与要求（一）严格遵守接待规定1.接待工作人员应严格遵守本办法和相关接待规定，不得擅自简化接待程序或提高接待标准。2.不得超规格接待，不得安排与接待任务无关的活动。3.不得收受礼品、礼金和有价证券，不得接受来宾的宴请和娱乐活动。（二）保守工作秘密1.接待工作人员应严格遵守保密制度，保守接待工作中的机密信息。2.不得泄露来宾的个人信息、行程安排、工作秘密等，确保来宾信息安全。（三）注重服务质量1.接待工作人员应树立服务意识，以热情、周到、细致的服务态度接待来宾。2.及时了解来宾的需求，主动为来宾提供帮助和服务，确保来宾在接待过程中感到舒适、满意。（四）加强沟通协调1.接待科室应加强与各相关部门的沟通协调，形成工作合力，共同做好接待工