原材料统购管理办法

原材料统购管理办法一、总则（一）目的为加强公司原材料采购管理，规范采购行为，降低采购成本，确保原材料质量，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有原材料的统购管理活动，包括原材料的采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订、采购执行与验收等环节。（三）基本原则1.合法性原则：原材料采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的原材料符合公司生产经营的质量要求。3.成本控制原则：通过科学合理的采购策略和供应商管理，降低原材料采购成本，提高公司经济效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和相关部门的审计。二、采购计划管理（一）需求预测1.各生产部门应根据年度生产计划、月度生产任务以及库存状况，定期对原材料需求进行预测，并填写《原材料需求预测表》。2.需求预测应综合考虑市场变化、产品订单情况、生产工艺调整等因素，确保预测数据的准确性和及时性。（二）采购计划制定1.采购部门根据各生产部门提交的《原材料需求预测表》，结合库存情况，制定月度采购计划。采购计划应明确原材料的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息。2.采购计划制定过程中，如发现需求预测数据与实际情况存在较大偏差，采购部门应及时与生产部门沟通协调，进行调整。3.月度采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为原材料采购执行的依据。（三）计划变更1.如因生产计划调整、市场变化等原因需要变更采购计划，相关部门应填写《采购计划变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容以及对生产经营的影响。2.《采购计划变更申请表》经原审批流程审批通过后，采购部门应及时调整采购计划，并通知相关部门。三、供应商管理（一）供应商筛选1.采购部门应建立供应商信息库，收集潜在供应商的相关资料，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.根据公司原材料采购需求和供应商筛选标准，对潜在供应商进行评估和筛选。筛选标准应包括但不限于：供应商的营业执照、生产许可证、质量管理体系认证、产品检测报告等资质文件；供应商的生产设备、技术水平、生产规模等生产能力；供应商的产品质量历史记录、客户评价等产品质量情况；供应商的报价合理性、价格稳定性等价格水平；供应商的售后服务响应时间、解决问题能力等售后服务情况。3.采购部门可通过实地考察、样品检测、市场调研、客户推荐等方式对潜在供应商进行深入了解和评估。经评估合格的供应商纳入供应商信息库，并作为公司原材料采购的备选对象。（二）供应商选择1.根据采购计划和原材料质量要求，采购部门从供应商信息库中选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应至少邀请两家以上供应商参与，以确保充分竞争。2.采购谈判过程中，采购部门应与供应商就原材料的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，并形成谈判记录。谈判记录应详细记录谈判过程中的各项内容，包括双方的观点、意见、达成的共识等。3.根据谈判结果，采购部门综合考虑供应商的综合实力、产品质量、价格水平、售后服务等因素，选择最优供应商，并与其签订采购合同。（三）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评估和考核。评估考核周期为每季度一次，特殊情况可根据实际需要增加评估考核次数。2.供应商评估考核内容包括但不限于：原材料质量合格率、交货及时率、价格执行情况、售后服务满意度等指标。采购部门应根据评估考核结果，对供应商进行打分评级。3.对于评估考核结果优秀的供应商，采购部门可给予适当的奖励，如增加采购份额、优先付款等；对于评估考核结果不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应暂停与其合作，并从供应商信息库中删除该供应商。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门与选定的供应商达成采购意向后，应及时签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括原材料的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同文本应使用公司统一制定的合同模板，并经公司法律顾问审核后签订。合同签订过程中，应确保合同条款清晰、准确、完整，避免出现模糊不清或歧义的表述。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如生产部门、财务部门、质量部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（二）合同执行1.采购部门应按照采购合同约定，及时跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保供应商按时、按质、按量交付原材料。2.如因供应商原因导致交货延迟或原材料质量不符合要求，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取有效措施解决问题，并承担相应的违约责任。3.在合同执行过程中，如遇不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素导致合同无法履行或部分无法履行，采购部门应及时与供应商协商解决，并根据实际情况调整合同条款或签订补充协议。（三）合同变更与解除1.如因市场变化、生产计划调整等原因需要变更采购合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因以及双方的权利和义务。2.如因供应商严重违约或其他原因导致采购合同无法继续履行，采购部门可根据合同约定或法律法规规定，解除采购合同。解除采购合同应及时通知供应商，并办理相关手续。五、采购执行与验收（一）采购执行1.采购部门根据采购合同和采购计划，向供应商下达采购订单。采购订单应明确原材料的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。2.采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时发货。如遇供应商发货延迟或其他问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取有效措施解决问题。3.在采购执行过程中，采购部门应与供应商保持密切联系，及时了解原材料的生产进度、运输情况等信息，并将相关信息反馈给生产部门和其他相关部门。（二）验收管理1.原材料到货前，采购部门应通知质量部门、生产部门等相关人员做好验收准备工作。验收人员应根据采购合同和相关质量标准，对原材料进行验收。2.原材料验收内容包括但不限于：原材料的名称、规格、型号、数量、外观质量、包装情况、质量证明文件等。验收人员应按照规定的验收方法和标准进行验收，并填写《原材料验收单》。3.如验收合格，验收人员应在《原材料验收单》上签字确认，并将原材料移交生产部门或仓库保管；如验收不合格，验收人员应及时填写《不合格原材料处理单》，注明不合格原因，并通知采购部门与供应商协商处理。4.采购部门应督促供应商对不合格原材料进行处理，如退货、换货、补货等。处理结果应及时反馈给质量部门和其他相关部门。六、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门应根据采购合同约定和原材料验收情况，及时填写《采购付款申请表》，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证。2.《采购付款申请表》应详细注明原材料的名称、规格、型号、数量、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并经采购部门负责人审核签字。（二）付款审批1.《采购付款申请表》经采购部门负责人审核后，报财务部门审核。财务部门应重点审核采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、付款金额的准确性等内容。2.财务部门审核通过后，《采购付款申请表》报公司分管领导审批。审批通过后的《采购付款申请表》作为财务部门付款的依据。（三）付款执行1.财务部门根据审批通过的《采购付款申请表》，按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。2.如因特殊情况需要提前付款或延迟付款，财务部门应与采购部门、供应商协商一致，并报公司分管领导批准。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对原材料采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.风险识别与评估应采用科学合理的方法和工具，如风险矩阵、德尔菲法等，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，并确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，采购部门应制定相应的风险应对措施，如市场风险应对措施包括加强市场调研、建立价格预警机制、签订套期保值合同等；质量风险应对措施包括加强供应商质量管理、增加检验检测频次、建立不合格品处理机制等；供应商风险应对措施包括优化供应商选择与管理、建立供应商备用机制、加强供应商沟通与合作等；合同风险应对措施包括完善合同条款、加强合同审核与管理、建立合同执行跟踪机制等；付款风险应对措施包括加强付款审批管理、建立应收账款管理制度、加强与供应商沟通协调等。2.风险应对措施应明确责任部门和责任人，并确保其有效执行。采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施。八、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对原材料采购活动进行审计监督，检查采购计划的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况、验收与付款情况等。2.内部审计部门应根据审计结果，及时发现采购过程中存在的问题和风险，并提出改进建议和措施。采购部门应积极配合内部审计部门的工作，对审计发现的问题及时进行整改。（二）外部审计1.公司应定期聘请外部审计机构对原材料采购活动进行审计，确保采购行为合法合规、真实有效。2.外部审计机构应根据审计结果，出具审计报告，并对公司原材料采购管理提出专业的意