印章及合同管理办法

印章及合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章及合同管理，规范印章使用和合同签订流程，防范风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的印章及合同管理。（三）基本原则1.依法合规原则：印章及合同管理应严格遵守国家法律法规和行业标准。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各级人员职责。3.风险防范原则：有效识别、评估和控制印章及合同使用过程中的风险。4.规范高效原则：确保印章使用和合同签订流程规范、高效。二、印章管理（一）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的印章。2.法定代表人章：用于特定事项，由法定代表人使用。3.合同专用章：专门用于签订合同的印章。4.财务专用章：用于财务结算等相关事项。5.部门章：各部门使用的印章，用于内部管理等特定用途。（二）印章的刻制1.需刻制印章时，由使用部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请表经部门负责人审核后，报分管领导审批。3.审批通过后，由综合管理部门统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。4.新刻制的印章需进行备案，备案信息包括印章样式、启用时间等。（三）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由综合管理部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管。2.印章保管人员应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用日期、事由、批准人、使用人等信息。3.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。如发生印章被盗用、丢失或损坏，应立即报告，并采取相应措施。（四）印章的使用1.使用印章时，应填写《印章使用申请表》，注明使用事由、文件名称、文号等信息。2.《印章使用申请表》经相关部门负责人审核后，报分管领导审批。涉及重大事项的，需报法定代表人审批。3.印章保管人员应严格按照审批后的申请表用印，核对用印文件内容与申请表一致，在规定位置加盖印章，并留存申请表原件。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因特殊情况确需加盖空白印章的，需经法定代表人批准，并严格登记使用情况。（五）印章的停用与销毁1.因公司机构变更、印章损坏等原因需要停用印章时，由印章保管部门填写《印章停用申请表》，报综合管理部门审核后，经分管领导批准。2.停用的印章应及时交回综合管理部门，由综合管理部门统一封存。3.对于需要销毁的印章，由综合管理部门会同相关部门进行鉴定，填写《印章销毁申请表》，报分管领导批准后，指定专人负责销毁，并做好销毁记录。三、合同管理（一）合同的分类1.按照业务类型，合同可分为采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。2.按照合同金额大小，合同可分为重大合同和一般合同。重大合同的标准由公司另行规定。（二）合同的签订流程1.合同承办部门负责合同的起草、谈判、签订等工作。在签订合同前，应进行充分的市场调研和风险评估。2.合同承办部门起草合同文本后，应提交法律合规部门进行合法性审查。法律合规部门应在规定时间内出具审查意见。3.合同承办部门根据法律合规部门的审查意见对合同文本进行修改完善，经部门负责人审核后，报分管领导审批。涉及重大合同的，需报法定代表人审批。4.合同审批通过后，由合同承办部门与对方当事人签订合同。签订合同时，应确保合同条款明确、具体，权利义务对等，避免出现模糊不清或歧义条款。5.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本交法律合规部门、财务部门等相关部门备案。（三）合同的履行与变更1.合同承办部门负责合同的履行跟踪，及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如因客观情况发生变化需要变更合同的，合同承办部门应提出变更申请，填写《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容等信息。3.《合同变更申请表》经相关部门负责人审核后，报分管领导审批。涉及重大合同变更的，需报法定代表人审批。4.合同变更申请审批通过后，由合同承办部门与对方当事人签订合同变更协议，并及时将变更协议副本交法律合规部门、财务部门等相关部门备案。（四）合同的终止与解除1.合同履行完毕或出现法定终止、解除情形时，合同承办部门应及时办理合同终止或解除手续。2.合同终止或解除后，合同承办部门应清理合同档案，将合同原件、相关文件等整理归档。（五）合同纠纷的处理1.如发生合同纠纷，合同承办部门应及时报告，并积极采取措施解决纠纷。2.法律合规部门应参与合同纠纷的处理，提供法律支持和建议。3.对于重大合同纠纷，应成立专门的纠纷处理小组，制定纠纷处理方案，依法维护公司合法权益。四、监督与检查（一）监督检查部门公司综合管理部门负责对印章及合同管理情况进行定期监督检查。法律合规部门负责对合同签订的合法性进行监督检查。财务部门负责对合同执行情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的保管、使用、停用与销毁等。2.合同管理制度的执行情况，包括合同的签订、履行、变更、终止与解除等。3.印章及合同使用登记台账的记录情况。4.合同档案的管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查：综合管理部门、法律合规部门、财务部门等相关部门定期对印章及合同管理情况进行检查。2.不定期抽查：对重点部门、重点项目的印章及合同管理情况进行不定期抽查。3.专项检查：针对印章及合同管理中存在的突出问题或风险，开展专项检查。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，检查部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告检查部门。3.检查部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底整改。五、责任追究（一）责任追究情形1.违反印章及合同管理规定，擅自使用印章或签订合同，给公司造成损失的。2.在印章保管、使用过程中，因保管不善导致印章被盗用、丢失或损坏，给公司造成损失的。3.在合同签订、履行过程中，因故意或重大过失导致合同无效、被撤销或无法履行，给公司造成损失的。4.未按照合同管理流程进行操作，擅自变更合同条款，给公司造成损失的。5.对合同纠纷处理不力，导致公司权益受损的。（二）责任追究方式1.责令改正：要求责任人立即停止违规行为，采取措施消除影响。2.警告：对责任人进行警告，提醒其注意遵守规定。3.罚款：根据情节轻重，对责任人处以一定金额的罚款。4.赔偿损失：要求责任人赔偿因违规行为给公司造成的经济损失。5.解除劳动合同：对于情节严重、给公司造成重大损失的责任人，解除其劳动合同。（三）责任追究程序1.发现责任追究情形后，由相关部门进行调查核实，收集证据。2.调查结束后，相关部门应撰写调查报告，提出责任追究建议。3.责任追究建议经公司领导审批后，由人力资源部门或相关部