客户预存款管理办法

客户预存款管理办法一、总则（一）目的为加强公司客户预存款的管理，规范预存款的收取、使用、退还等操作流程，保障公司和客户的合法权益，提高资金使用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及客户预存款业务的部门及相关工作人员，包括但不限于销售部门、财务部门、客服部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保预存款管理活动合法合规。2.安全性原则：保障客户预存款的资金安全，防止资金被盗用、挪用等风险。3.准确性原则：准确记录客户预存款的收支情况，确保账目清晰、数据准确。4.透明性原则：向客户公开预存款的管理规定和使用情况，接受客户监督。二、客户预存款的定义与分类（一）定义客户预存款是指客户预先支付给公司的款项，用于购买公司的产品或服务，或作为其他约定用途的资金。（二）分类1.产品预购款：客户为提前预订公司特定产品而支付的款项。2.服务预付款：客户为获取公司未来一段时间内的服务而预先支付的费用。3.保证金：客户为保证履行与公司签订的合同或协议，而缴纳的一定金额的保证金。4.其他预存款：根据公司与客户的具体约定，客户支付的其他具有特定用途的预存款。三、客户预存款的收取（一）收取流程1.业务部门发起：销售部门或相关业务部门与客户达成合作意向后，根据合同或协议约定，向客户发送预存款收取通知，明确预存款金额、支付方式、支付期限等信息。2.客户确认：客户收到通知后，对预存款金额、用途等进行确认，并按照通知要求进行支付。3.财务部门收款：财务部门收到客户支付的预存款后，及时进行核对，确保收款金额与通知一致。核对无误后，开具收款凭证，并登记客户预存款台账。（二）支付方式1.银行转账：客户通过银行转账的方式将预存款支付至公司指定的银行账户。财务部门在收到银行到账通知后，及时进行核对。2.支票：客户开具支票支付预存款。财务部门收到支票后，按照支票管理规定进行审核、背书，并及时送存银行。在支票款项到账后，进行核对和登记。3.电子支付：如微信支付、支付宝支付等。财务部门通过公司的电子支付平台接收客户支付的预存款，并及时进行核对和登记。（三）收款凭证1.财务部门在收到客户预存款后，应开具收款凭证，收款凭证应包括以下内容：客户名称、预存款金额、支付方式、收款日期、凭证编号等。2.收款凭证应加盖公司财务专用章，并由收款人签字确认。3.收款凭证一式三联，一联交客户作为付款依据，一联由财务部门留存记账，一联交业务部门备查。四、客户预存款的使用（一）使用原则1.专款专用原则：客户预存款应按照客户与公司约定的用途使用，不得挪作他用。2.先使用预存款原则：在为客户提供产品或服务时，应优先使用客户的预存款，不足部分再由客户另行支付。（二）使用流程1.业务部门申请：业务部门根据客户需求和合同约定，填写预存款使用申请单，注明客户名称、预存款金额、使用金额、使用用途、申请日期等信息，并附上相关的业务合同、订单等证明材料。2.审批流程：预存款使用申请单经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门审核。财务部门审核预存款余额是否足够支付申请金额，并核对申请用途是否符合合同约定。审核通过后，报公司分管领导审批。3.财务部门支付：经公司分管领导审批同意后，财务部门根据审批结果，从客户预存款账户中支付相应金额至业务部门指定的供应商或相关账户。支付完成后，及时更新客户预存款台账。（三）使用记录1.财务部门应详细记录客户预存款的每一笔使用情况，包括使用日期、使用金额、使用用途、支付对象等信息。2.使用记录应定期与业务部门进行核对，确保账目一致。3.客户有权随时查询其预存款的使用情况，公司应及时提供相关信息。五、客户预存款的退还（一）退还条件1.客户与公司的合作结束，且客户已按照合同约定履行了全部义务，预存款如有剩余，公司应及时退还客户。2.因公司原因导致合同无法履行，公司应按照合同约定退还客户全部预存款，并承担相应的违约责任。3.客户提出退还预存款申请，经公司审核同意后，公司应按照约定退还客户预存款。（二）退还流程1.客户申请：客户向业务部门提出预存款退还申请，填写预存款退还申请表，注明客户名称、预存款金额、申请退还金额、申请退还原因等信息，并附上相关的证明材料。2.业务部门审核：业务部门收到客户申请后，对申请内容进行审核，核实客户是否符合退还条件，并确认预存款余额是否足够支付申请退还金额。审核通过后，在申请表上签字确认。3.财务部门审核：财务部门收到业务部门转来的预存款退还申请表后，对申请金额进行核对，并核实客户预存款账户余额。审核通过后，报公司分管领导审批。4.公司审批：公司分管领导对预存款退还申请进行审批，审批通过后，签署审批意见。5.财务部门退还：经公司分管领导审批同意后，财务部门按照客户指定的方式，将预存款退还至客户账户。退还完成后，及时更新客户预存款台账。（三）退还凭证1.财务部门在退还客户预存款后，应开具退还凭证，退还凭证应包括以下内容：客户名称、预存款金额、退还金额、退还方式、退还日期、凭证编号等。2.退还凭证应加盖公司财务专用章，并由收款人签字确认。3.退还凭证一式三联，一联交客户作为收款依据，一联由财务部门留存记账，一联交业务部门备查。六、客户预存款的账户管理（一）账户设立1.公司应设立专门的客户预存款账户，用于存放客户预存款。2.客户预存款账户应按照银行账户管理规定进行开立、使用和管理，确保账户安全。（二）账户核算1.财务部门应按照客户设立明细账户，对客户预存款进行明细核算，准确记录每一位客户的预存款收支情况。2.客户预存款账户应定期进行核对，确保账目清晰、数据准确。每月末，财务部门应编制客户预存款余额表，与客户进行核对。（三）账户监督1.公司审计部门应定期对客户预存款账户进行审计，检查账户资金的收支情况是否符合规定，是否存在违规操作等问题。2.如发现客户预存款账户存在异常情况，财务部门应及时进行调查核实，并采取相应的措施进行处理。七、客户预存款的风险管理（一）风险识别1.信用风险：客户可能因经营不善、财务状况恶化等原因，无法履行合同义务，导致公司无法收回预存款。2.操作风险：由于内部管理不善、操作流程不规范等原因，可能导致预存款的收取、使用、退还等环节出现错误或漏洞，给公司造成损失。3.市场风险：市场环境变化、行业竞争加剧等因素，可能导致客户需求下降，公司预存款余额减少。（二）风险评估1.公司应定期对客户预存款的风险进行评估，根据客户的信用状况、经营情况、市场环境等因素，确定风险等级。2.对于高风险客户，应采取相应的风险控制措施，如加强信用监控、增加保证金比例、缩短结算周期等。（三）风险控制1.信用管理：建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行评估和管理。在与客户签订合同前，应对客户的信用情况进行调查和审核，确保客户具备履行合同的能力和信用。2.内部控制：完善内部管理制度和操作流程，加强对预存款收取、使用、退还等环节的控制和监督。明确各部门的职责和权限，确保各项工作相互制约、相互监督。3.风险预警：建立风险预警机制，及时发现和预警客户预存款可能存在的风险。如客户出现逾期未付款、经营状况恶化等情况，应及时采取措施进行处理，降低风险损失。八、客户预存款的信息管理（一）信息收集1.业务部门在与客户签订合同或协议时，应收集客户的基本信息、联系方式、预存款金额、用途等信息，并及时传递给财务部门。2.财务部门在收到客户预存款后，应将客户支付的相关信息进行登记，包括支付方式、支付日期、收款凭证编号等。（二）信息存储1.公司应建立客户预存款信息数据库，对客户预存款的相关信息进行集中存储和管理。2.客户预存款信息数据库应具备数据备份、恢复等功能，确保数据的安全性和完整性。（三）信息查询与使用1.业务部门和财务部门有权根据工作需要查询客户预存款的相关信息，但应严格遵守公司的信息管理制度，不得泄露客户信息。2.如因工作需要对外提供客户预存款信息，应按照公司的相关规定进行审批，并确保信息的使用符合法律法规和公司要求。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对客户预存款的管理情况进行审计，检查预存款的收取、使用、退还等操作是否符合规定，账目是否清晰，资金是否安全等。2.财务部门应定期对客户预存款台账进行核对，确保账目一致。如发现问题，应及时进行调查和处理，并向公司领导报告。（二）外部监督1.公司应接受客户的监督，及时向客户公开预存款的管理规定和使用情况