吕梁市印章管理办法

吕梁市印章管理办法一、总则（一）目的为加强吕梁市印章管理，维护印章使用的严肃性和规范性，保障公司/组织的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于吕梁市行政区域内公司/组织各类印章的刻制、使用、保管、废止等管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：印章管理严格遵守国家法律法规和行业标准，确保印章使用合法合规。2.专人专管原则：明确印章管理责任人，实行专人负责，确保印章安全。3.审批规范原则：印章使用必须经过严格审批，履行必要手续。4.责任追究原则：对印章管理违规行为进行严肃追究，确保责任落实。二、印章种类及定义（一）公司/组织公章代表公司/组织对外行使权力、承担责任的具有最高效力的印章。（二）法定代表人章用于特定业务或文件签署，代表法定代表人个人意志的印章。（三）财务专用章专门用于财务核算、资金收付等财务相关业务的印章。（四）合同专用章用于签订各类合同、协议等具有法律约束力文件的印章。（五）部门章各部门为履行职责，在本部门业务范围内使用的印章。（六）其他专用章根据公司/组织特定业务需要刻制的专用印章，如发票专用章等。三、印章刻制（一）申请1.公司/组织各部门因工作需要刻制印章，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，报公司/组织办公室审核。（二）审核1.办公室对印章刻制申请进行审核，重点审查申请理由是否充分、印章用途是否符合规定等。2.对于涉及公司/组织重大事项或重要业务的印章刻制申请，需报公司/组织领导审批。（三）刻制1.经审核批准后，由办公室统一安排印章刻制工作。2.选择具有合法资质、信誉良好的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量和安全性。3.刻制单位需按照公安部门规定的印章规格、材质、字体等要求进行刻制，并在印章上刻制唯一的编码。（四）备案1.印章刻制完成后，办公室应及时将印章的名称、规格、编码等信息报公安部门备案。2.同时，将印章的相关信息在公司/组织内部进行登记，建立印章管理档案。四、印章使用（一）使用范围1.公司/组织公章用于对外签订合同、协议、文件，向政府部门、社会组织等提交重要材料等。2.法定代表人章用于特定业务或文件签署，如银行开户、支票签发等。3.财务专用章用于财务核算、资金收付、开具发票等财务相关业务。4.合同专用章用于签订各类合同、协议等具有法律约束力文件。5.部门章用于本部门业务范围内的文件、资料、报表等的盖章确认。6.其他专用章按照其特定用途使用。（二）使用流程1.用印申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息。2.审批：申请表经部门负责人签字后，根据用印事项的性质和重要程度，分别报相关领导审批。涉及公司/组织重大决策、重要合同、对外投资等事项的用印，需经公司/组织最高领导审批。一般业务事项的用印，经分管领导审批。部门内部文件、资料等的用印，由部门负责人审批。3.用印登记：印章管理人员对经审批的《印章使用申请表》进行登记，记录用印时间、用印事项、用印人等信息。4.用印：印章管理人员在确认审批手续齐全后，按照规定的用印范围和要求进行用印。用印时应确保印章清晰、端正，用印位置准确无误。5.用印后文件管理：用印后的文件、资料等由用印人负责保管和归档，确保文件的完整性和安全性。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法履行正常审批手续的，经请示公司/组织主要领导同意后，可先使用印章，但事后必须及时补办审批手续。2.异地用印：如需在异地使用印章，应提前与公司/组织办公室沟通协调，并按照当地相关规定办理用印手续。可通过邮寄、专人携带等方式将印章送至异地使用，但必须确保印章在运输和使用过程中的安全。五、印章保管（一）保管责任1.公司/组织公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章由办公室指定专人负责保管。2.部门章由各部门指定专人负责保管。3.印章保管人应严格遵守印章管理规定，确保印章安全。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人双锁保管制度。2.保险柜或保管箱的钥匙由印章保管人和办公室负责人分别保管，开启时必须两人同时在场。（三）保管场所1.印章保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全条件，确保印章存放环境安全。2.不得将印章随意放置在办公桌上或其他不安全的地方。（四）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。2.交接清单经双方签字确认后，报办公室备案。交接过程中，应由办公室派人监交，确保印章交接手续完整、准确。六、印章废止（一）废止情形1.公司/组织名称变更、注销等原因，相关印章不再使用。2.印章损坏、遗失等无法正常使用。3.根据公司/组织业务调整或其他原因，印章已不再具有使用价值。（二）废止程序1.印章使用部门或保管人发现印章需要废止时，应填写《印章废止申请表》，说明废止原因、印章名称、规格等信息。2.申请表经部门负责人签字后，报办公室审核。3.办公室审核同意后，报公司/组织领导审批。4.经审批后，办公室负责将废止印章交回公安部门销毁，并在公司/组织内部发布印章废止公告。（三）废止后管理1.废止后的印章应妥善保管，不得随意丢弃或私自处理。2.定期对废止印章进行清理和核对，确保印章管理档案的准确性和完整性。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织办公室定期对印章管理情况进行检查，重点检查印章使用审批手续是否齐全、印章保管是否安全、印章使用登记是否规范等。2.对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）责任追究1.对违反印章管理规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚。对于未履行审批手续擅自使用印章的，责令改正，给予批评教育；造成损失的，依法追究相关人员的责任。对于印章保管不善，导致印章遗失、被盗用等情况的，追究保管人的责任；造成严重后果的，依法追究法律责任。对于违规刻制、使用印章的行