本单位合同管理办法

本单位合同管理办法[公司/组织名称]合同管理办法一、总则（一）目的为加强本单位合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护本单位合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本单位在经营管理活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规及行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方应当在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应当公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或者解除合同。（四）职责分工1.合同管理部门负责本单位合同管理工作的统筹协调和指导监督，制定合同管理制度和流程，审核合同文本，参与重大合同的谈判和签订，监督合同履行情况，处理合同纠纷等。2.业务部门负责本单位合同的起草、发起、谈判、签订、履行等具体工作，配合合同管理部门做好合同审核、备案等工作，及时向合同管理部门报告合同履行过程中出现的问题。3.法务部门负责为合同管理提供法律支持，审核合同文本的合法性、合规性，参与重大合同的谈判和签订，处理合同纠纷的法律事务等。4.财务部门负责审核合同的财务条款，监督合同款项的收付情况，协助处理合同履行过程中的财务问题。5.其他相关部门按照各自职责，配合做好合同管理的相关工作。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同一般由业务部门负责起草。业务部门应当根据合同内容和要求，结合本单位实际情况，拟定合同文本初稿。2.合同文本应当具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。3.合同文本应当使用规范的语言文字，表述准确、清晰、完整，避免歧义。对于涉及专业术语、技术标准等内容，应当在合同中予以明确解释。（二）合同的审核1.合同起草完成后，业务部门应当将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应当对合同的合法性、合规性、完整性等进行审核，并提出审核意见。2.合同管理部门在审核合同时，应当重点审查以下内容：合同主体是否合法，是否具备签订合同的资格和能力；合同内容是否符合法律法规及行业标准的规定，是否损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益；合同条款是否完整、明确，权利义务是否对等，违约责任是否具体、合理；合同签订程序是否符合本单位规定，是否经过必要的授权和审批。3.对于重大合同或者法律关系复杂的合同，合同管理部门应当组织法务部门、财务部门等相关部门进行会审，并根据会审意见对合同文本进行修改完善。4.业务部门应当根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改，并将修改后的合同文本再次提交合同管理部门审核。经审核通过的合同文本，方可进入签订程序。（三）合同的签订1.合同应当由法定代表人或者其授权的代理人签订。签订合同前，应当核实对方当事人的身份和资格，确保合同签订主体合法有效。2.合同签订时，应当加盖本单位公章或者合同专用章。对于涉及金额较大、风险较高的合同，应当同时加盖骑缝章。3.合同签订后，业务部门应当及时将合同文本副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。备案的合同文本应当与签订的合同文本一致。三、合同的履行（一）合同履行的原则1.全面履行原则合同双方应当按照合同约定全面履行自己的义务，包括履行义务的主体、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式等。2.协作履行原则合同双方在履行合同过程中应当相互协作，共同完成合同约定的义务。一方履行合同义务时，对方应当给予必要的协助和配合。3.经济合理原则合同双方在履行合同过程中应当遵循经济合理原则，选择合理的履行方式和履行期限，降低履行成本，提高经济效益。（二）合同履行的监督1.业务部门负责合同的具体履行工作，并应当建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、款项收付情况等。2.合同管理部门应当定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同或者履行期限较长的合同，合同管理部门应当进行重点跟踪监督。3.业务部门在合同履行过程中发现对方当事人有违约行为或者可能影响合同履行的情况时，应当及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施，防止损失扩大。（三）合同款项的收付1.合同款项的收付应当严格按照合同约定执行。财务部门应当根据合同约定和业务部门提交的付款申请，审核付款条件和金额，办理款项收付手续。2.业务部门应当在合同约定的付款期限前，向财务部门提交付款申请，并提供相关的证明材料，如发票、验收报告等。财务部门应当对付款申请进行审核，审核通过后，按照规定办理付款手续。3.对于合同款项的收付，应当建立健全财务管理制度，加强财务核算和监督，确保款项收付的安全、准确、及时。四、合同的变更与解除（一）合同变更1.合同履行过程中，因客观情况发生变化或者双方协商一致，需要变更合同内容的，应当签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应当明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款，并按照合同签订的程序进行审核和签订。3.合同变更后，业务部门应当及时将合同变更协议副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。备案的合同变更协议应当与签订的合同变更协议一致。（二）合同解除1.合同履行过程中，因出现法定情形或者双方协商一致，需要解除合同的，应当签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议应当明确解除的原因、解除的时间、解除后的权利义务等条款，并按照合同签订的程序进行审核和签订。3.合同解除后，业务部门应当及时清理合同履行过程中的相关事项，如款项收付、货物交付、资料交接等，并将合同解除协议副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。备案的合同解除协议应当与签订的合同解除协议一致。五、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.加强合同管理，严格按照合同管理制度和流程签订、履行合同，确保合同的合法性、合规性和完整性。2.加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。3.加强对员工的法律培训，提高员工的法律意识和风险防范意识，确保员工在签订、履行合同过程中依法依规操作。（二）纠纷的处理1.合同双方在履行合同过程中发生纠纷的，应当首先通过协商解决。协商应当遵循平等、自愿、公平、公正的原则，寻求双方都能接受的解决方案。2.如协商不成，合同双方可以根据合同约定或者法律法规的规定，选择通过仲裁或者诉讼等方式解决纠纷。3.在纠纷处理过程中，业务部门应当及时向合同管理部门报告纠纷情况，并提供相关的证据材料。合同管理部门应当会同法务部门等相关部门，研究制定纠纷处理方案，指导业务部门进行纠纷处理。4.对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，应当成立专门的纠纷处理小组，负责纠纷的处理工作。纠纷处理小组应当由合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门的人员组成，并指定专人负责纠纷处理的具体工作。六、合同的归档与保管（一）合同的归档1.合同签订后，业务部门应当及时将合同文本及相关资料整理归档，并移交本单位档案管理部门统一保管。2.合同归档资料应当包括合同文本、合同变更协议、合同解除协议、授权委托书、审批文件、往来函件、会议纪要、验收报告、发票等与合同履行有关的资料。3.档案管理部门应当按照档案管理的相关规定，对合同归档资料进行分类、编号、装订，并建立合同档案目录，便于查询和管理。（二）合同的保管1.档案管理部门应当妥善保管合同档案，确保合同档案的安全、完整。合同档案应当存放在专门的档案柜中，并采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施。2.合同档案的保管期限应当按照国家有关规定和本单位的实际情况确定。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年。对于涉及重要事项、重大权益的合同档案，应当适当延长保管期限。3.合同档案的查阅、借阅应当按照本单位档案管理的