印章于台账管理办法

印章于台账管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章与台账的管理，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，规范台账记录的准确性、完整性和可追溯性，维护公司的正常运营秩序和合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司的印章管理与台账记录工作。公司各类印章包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等，以及与之相关的印章使用台账、印章保管台账等各类台账。（三）基本原则1.依法依规原则印章的使用与管理必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度。2.专人专管原则明确印章保管责任人，实行专人专管，确保印章安全。3.审批登记原则印章使用必须经过严格的审批流程，并进行详细的登记记录。4.全程监控原则对印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等全过程进行监控，确保印章管理规范有序。二、印章管理（一）印章的刻制1.申请因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报公司办公室。2.审核公司办公室对《印章刻制申请表》进行审核，审核内容包括申请理由是否充分、印章规格是否符合规定、是否有重复刻制需求等。审核通过后，报公司法定代表人审批。3.刻制经公司法定代表人审批同意后，由公司办公室统一安排具有资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制单位应严格按照国家有关规定和公司要求进行刻制，确保印章质量。4.备案印章刻制完成后，公司办公室应将印章的样式、规格、启用时间等信息进行备案，并将印章实物移交印章保管责任人。同时，将印章刻制情况记录在《印章刻制台账》中。（二）印章的启用1.启用通知印章刻制完成并备案后，公司办公室应及时发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用时间、使用范围、保管责任人等信息，并发放给相关部门和人员。2.启用仪式重要印章的启用可举行简单的启用仪式，由公司领导或相关负责人宣布印章正式启用。启用仪式应进行拍照或录像记录，并将相关资料归档保存。3.启用登记印章启用时，印章保管责任人应在《印章启用台账》中进行登记，记录印章启用日期、启用文号、保管责任人等信息。（三）印章的保管1.保管人员公司应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.保管方式印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.保管要求保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章转借他人或带出办公区域。如因工作需要临时外出，应将印章委托给其他专人代管，并办理交接手续。4.定期盘点公司办公室应定期对印章进行盘点，确保印章数量与台账记录一致。盘点结果应记录在《印章盘点台账》中，并由盘点人员签字确认。如发现印章丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。（四）印章的使用1.使用范围公司印章的使用应严格按照规定的使用范围进行，不得超出范围使用。具体使用范围由公司根据实际情况在《印章使用管理制度》中明确规定。2.使用流程申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及文号、用印份数、用印时间等信息，并经部门负责人审批。审核：涉及重大事项或重要文件的用印，需经分管领导、公司法定代表人审核批准。登记：印章保管责任人对《印章使用申请表》进行审核，确认无误后，在《印章使用台账》中进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称及文号、用印份数、审批人等信息。用印：印章保管责任人在用印前，应认真核对用印文件内容与《印章使用申请表》填写内容是否一致。经核对无误后，在用印文件上加盖印章，并确保印章清晰、端正。归还：用印完毕后，印章保管责任人应及时将印章收回，并妥善保管。同时，在《印章使用台账》中记录用印结束时间。3.特殊情况处理如遇紧急情况无法按照正常流程审批用印时，经公司法定代表人或其授权人同意后，可先使用印章，但事后应及时补办审批手续，并在《印章使用台账》中注明原因。（五）印章的停用1.停用原因因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由相关部门或单位填写《印章停用申请表》，说明停用原因，并经部门负责人、分管领导审批后，报公司办公室。2.停用通知公司办公室审核通过后，发布《印章停用通知》，明确印章停用日期、停用原因等信息，并发放给相关部门和人员。3.停用登记印章保管责任人在收到《印章停用通知》后，应在《印章停用台账》中进行登记，记录印章停用日期、停用原因、保管责任人等信息。4.印章上缴印章停用后，印章保管责任人应及时将印章上缴公司办公室。公司办公室对上缴的印章进行核对无误后，予以封存保管。（六）印章的销毁1.销毁申请对于已停用且不再使用的印章，由公司办公室填写《印章销毁申请表》，说明销毁原因、印章名称、规格、数量等信息，并经公司法定代表人审批。2.销毁方式印章销毁应采用适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。一般可采用粉碎、熔化等方式进行销毁。销毁过程应进行拍照或录像记录，并将相关资料归档保存。3.销毁登记印章销毁完成后，公司办公室应在《印章销毁台账》中进行登记，记录印章销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息。三、台账管理（一）台账种类公司应建立健全印章管理相关的各类台账，包括但不限于《印章刻制台账》、《印章启用台账》、《印章保管台账》、《印章使用台账》、《印章停用台账》、《印章销毁台账》等。（二）台账记录要求1.及时准确台账记录人员应及时、准确地记录印章管理的各项信息，确保台账内容与实际情况一致。2.详细完整台账记录应详细、完整，包括印章名称、规格、数量、刻制时间、启用时间、保管责任人、使用情况、停用时间、销毁时间等相关信息。3.字迹清晰台账记录应使用钢笔、中性笔等书写工具，字迹清晰、工整，不得涂改、刮擦。4.妥善保管台账应妥善保管，防止丢失、损坏。台账保存期限应符合国家法律法规和公司档案管理规定。（三）台账审核与更新1.定期审核公司办公室应定期对印章管理台账进行审核，确保台账记录的准确性和完整性。审核周期一般为每季度一次。2.动态更新随着印章管理工作的开展，台账记录人员应及时更新台账信息，确保台账反映最新的印章管理情况。如遇印章信息变更，应在变更后及时在台账中进行记录。（四）台账查询与使用1.查询权限公司内部人员因工作需要查询印章管理台账的，应按照公司规定的查询权限进行查询。未经授权，不得擅自查询他人的查询记录。2.使用规范查询人员应遵守台账使用规范，不得擅自修改、删除台账记录。如需使用台账信息作为工作依据，应确保信息的真实性和准确性，并按照规定的用途使用。四、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印章管理与台账记录工作进行定期监督检查，确保印章管理工作符合法律法规和公司制度要求。（二）检查内容1.印章管理制度执行情况检查印章管理各项制度的执行情况，包括印章刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节的操作是否符合规定。2.台账记录情况检查印章管理相关台账的记录是否及时、准确、完整，台账内容与实际情况是否一致。3.印章保管情况检查印章的保管是否安全可靠，保管设施是否齐全，保管人员是否严格遵守保管制度。4.印章使用情况检查印章的使用是否经过审批，审批流程是否规范，用印登记是否详细。（三）检查方式1.定期检查审计部门定期对印章管理与台账记录工作进行全面检查，检查周期一般为每年一次。2.不定期抽查审计部门根据工作需要，不定期对印章管理工作进行抽查，重点检查关键环节和重要印章的管理情况。（四）问题整改对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。责任部门应认真分析问题原因，制定整改措施，并将整改情况及时反馈给审计部门。审计部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。五、责任追究（一）违规行为界定1.印章保管不善因保管人员疏忽或违规操作，导致印章丢失、被盗、损坏的。2.印章使用违规未经审批擅自使用印章，或超出规定范围使用印章的；伪造、变造印章使用记录的。3.台账记录不实台账记录人员故意隐瞒、篡改、伪造台账信息的。4.违反印章管理其他规定违反本办法其他条款规定，给公司造成损失或不良影响的。（二）责任追究方式1.批评教育对于情节较轻的违规行为，给予责任人批评教育，责令其立即改正。2.经济处罚对于因违规行为给公司造成经济损失的，根据损失大小，对责任人给予相应的经济处罚。3.行政处分对于情节严重的违规行为，给予责任人警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。4.法律责任对于构成犯罪的违规行为，依法追究责任人的法律责任。（三）责任追究程序1.调查核实发现违规行为后，由公司审计部门或相关部门进行调查核实，收集相关证据材料。2.责任认定根据调查核实情况，对违规行为进行责任认定，明确责任主体和责任程度。