高校数据管理办法

高校数据管理办法一、总则（一）目的为加强我校数据管理，规范数据的采集、存储、使用、共享、安全等行为，保障数据的准确性、完整性、安全性和可用性，充分发挥数据在学校教学、科研、管理等各项工作中的支撑作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各部门、各学院、各直属单位以及全体教职工、学生在开展与学校相关的各类活动中涉及的数据管理活动。（三）基本原则1.合法性原则数据管理活动必须遵守国家法律法规，尊重知识产权，保护个人隐私和信息安全。2.准确性原则确保数据的真实性、可靠性，避免虚假、错误数据的产生和使用。3.完整性原则保证数据的全面性和连贯性，避免数据缺失或不完整影响数据的分析和应用。4.安全性原则采取必要的技术和管理措施，保障数据的存储、传输和使用安全，防止数据泄露、篡改和丢失。5.共享性原则在符合法律法规和学校规定的前提下，促进数据的合理共享，提高数据的利用效率。二、数据定义与分类（一）数据定义本办法所称数据是指学校在教学、科研、管理等活动中产生或获取的，以电子或非电子形式记录的各种信息，包括但不限于文字、数字、图表、图像、音频、视频等。（二）数据分类1.教学数据包括学生基本信息、课程信息、教学计划、成绩管理、教学评估等相关数据。2.科研数据涵盖科研项目申报、研究过程记录、科研成果（论文、著作、专利等）、科研经费管理等数据。3.管理数据涉及学校行政管理部门的各类业务数据，如人事信息、财务数据、资产数据、招生就业数据等。4.学生数据除教学数据中包含的学生基本信息外，还包括学生成长记录、奖惩情况、社会实践等数据。5.其他数据学校在其他特定活动或业务中产生的数据，如校园信息化建设数据、对外合作交流数据等。三、数据采集（一）采集要求1.明确采集目的各部门、各单位在采集数据前，应明确采集数据的目的、用途和范围，确保采集的数据与业务需求紧密相关。2.规范采集流程制定详细的数据采集流程，明确采集方法、渠道、频率等，确保采集过程的标准化和规范化。3.保证数据质量采集的数据应准确、完整、及时，避免重复采集和无效数据的产生。对于必填项，应确保数据的准确性和一致性。（二）采集主体1.校内部门学校各职能部门、学院、直属单位是数据采集的主要责任主体，应按照各自职责范围，负责组织和实施相关数据的采集工作。2.教职工教职工在履行工作职责过程中，应按照学校要求，如实提供相关数据，并确保数据的真实性和准确性。3.学生学生应积极配合学校开展的数据采集工作，如实填写个人信息及相关活动记录等数据。（三）采集方式1.系统录入通过学校现有的各类信息系统，如教务管理系统、人事管理系统、财务管理系统等，进行数据的录入和维护。2.表单填报对于一些临时性或特定的数据采集需求，可设计相应的表单，由相关人员进行填报。3.接口对接与外部系统或机构进行接口对接，实现数据的自动采集和传输，确保数据的实时性和准确性。四、数据存储（一）存储方式1.集中存储对于学校的核心数据和重要数据，应采用集中存储的方式，存储在学校的数据中心或专用服务器上，便于统一管理和维护。2.分布式存储根据数据的特点和使用需求，可采用分布式存储的方式，将数据分散存储在多个服务器或存储设备上，提高数据的存储可靠性和读写性能。3.云存储在确保数据安全和合规的前提下，可适当采用云存储服务，实现数据的在线存储和便捷访问。（二）存储安全1.访问控制建立严格的访问控制机制，对数据存储设备和系统设置不同的用户权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。2.数据加密对重要数据进行加密存储，采用先进的加密算法，确保数据在存储过程中的保密性。3.备份与恢复制定完善的数据备份策略，定期对数据进行备份，并将备份数据存储在安全的位置。同时，建立数据恢复机制，确保在数据遭受破坏或丢失时能够及时恢复。（三）存储期限根据数据的性质和学校的相关规定，确定数据的存储期限。对于一些重要的数据，应适当延长存储期限，以便进行历史数据查询和分析。五、数据使用（一）使用范围1.内部使用学校各部门、各单位在开展教学、科研、管理等工作过程中，可根据工作需要合理使用相关数据，用于数据分析、决策支持、业务流程优化等。2.外部共享在符合法律法规和学校规定的前提下，学校可与外部机构进行数据共享，但应签订数据共享协议，明确双方的权利和义务，确保数据的安全和合法使用。（二）使用审批1.内部使用审批各部门、各单位在使用数据前，应填写数据使用申请表，明确使用目的、数据范围、使用期限等，经本部门负责人审批后，报数据管理部门备案。2.外部共享审批涉及与外部机构共享数据的，应填写数据共享申请表，详细说明共享数据的内容、目的、共享对象、共享期限等，并提交相关合作协议草案。经数据管理部门审核、学校分管领导审批后，方可进行数据共享。（三）使用规范1.遵循使用目的数据使用应严格遵循申请时确定的使用目的，不得擅自扩大使用范围或用于其他无关目的。2.保护数据安全在数据使用过程中，应采取必要的安全措施，防止数据泄露、篡改和丢失。对于涉及个人隐私的数据，应严格按照相关法律法规进行处理。3.数据记录与审计对数据的使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用人员、使用内容等，以便进行审计和追溯。六、数据共享（一）共享原则1.合法合规原则数据共享必须遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保数据共享的合法性和合规性。2.自愿平等原则数据共享应基于双方自愿、平等的基础上进行，不得强制要求对方共享或接受共享的数据。3.安全可控原则在数据共享过程中，要采取有效的安全措施，确保数据的安全和可控，防止数据泄露和滥用。（二）共享范围1.校内共享学校鼓励各部门、各单位之间开展数据共享，提高学校整体工作效率和管理水平。校内共享的数据范围包括但不限于教学数据、科研数据、管理数据等。2.校外共享在满足学校发展需求和保障数据安全的前提下，学校可与校外政府部门、企业、科研机构等进行数据共享，促进学校与外部机构的合作与交流。（三）共享流程1.共享申请数据需求方应填写数据共享申请表，明确共享数据的名称、内容、用途、共享期限等信息，并提交给数据提供方。2.共享审核数据提供方收到共享申请后，应进行审核，核实申请的真实性和合法性。对于涉及重要数据或敏感信息的共享申请，应报数据管理部门审核。3.签订协议经审核通过后，数据提供方与需求方签订数据共享协议，明确双方的权利和义务，包括数据的使用范围、安全责任、保密条款等。4.数据提供数据提供方按照协议要求，将共享数据提供给需求方，并协助需求方进行数据的接收和使用。七、数据安全（一）安全管理体系1.建立安全制度制定完善的数据安全管理制度，明确数据安全管理的职责分工、工作流程、安全标准等，确保数据安全管理工作有章可循。2.加强人员培训定期组织数据安全培训，提高全体教职工和学生的数据安全意识，使其掌握基本的数据安全知识和技能，避免因人为疏忽导致数据安全事故。3.开展安全审计建立数据安全审计机制，定期对数据的采集、存储、使用、共享等环节进行安全审计，及时发现和处理安全隐患。（二）技术安全措施1.网络安全防护采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等网络安全技术，防止外部网络攻击和恶意软件入侵，保障数据传输的安全性。2.数据加密技术对重要数据在传输和存储过程中进行加密处理，确保数据的保密性和完整性。3.访问控制技术运用身份认证、授权管理等访问控制技术，严格限制对数据的访问权限，防止非法访问和越权操作。（三）应急处理机制1.制定应急预案制定数据安全应急预案，明确应急处理流程、责任分工、应急资源等，确保在发生数据安全事故时能够迅速响应和处理。2.定期应急演练定期组织数据安全应急演练，检验应急预案的有效性，提高应急处理能力和协同配合能力。3.事故报告与处理发生数据安全事故后，应立即报告学校数据管理部门，并采取措施进行应急处理，尽量减少损失。同时，对事故原因进行调查分析，总结经验教训，完善数据安全管理措施。八、数据质量保障（一）质量监控机制1.建立监控指标制定数据质量监控指标体系，包括数据的准确性、完整性、一致性、及时性等方面的指标，对数据质量进行全面监控。2.定期数据检查数据管理部门定期对学校各部门、各单位的数据质量进行检查，发现问题及时通知相关部门进行整改。3.数据质量评估定期对学校的数据质量进行评估，分析数据质量状况及其对学校工作的影响，提出改进数据质量的建议和措施。（二）数据清洗与维护1.数据清洗定期对采集到的数据进行清洗，去除重复、错误、无效的数据，提高数据的质量。2.数据维护及时更新和维护数据，确保数据的时效性和准确性。对于数据的变更，应按照规定的流程进行记录和审核。（三）数据质量考核1.建立考核制度建立数据质量考核制度，将数据质量纳入各部门、各单位的绩效考核体系，对数据质量工作表现突出的部门和个人进行表彰和奖励，对数据质量不达标的部门进行督促整改。2.考核结果应用将数据质量考核结果与部门的资源分配、业务发展等挂钩，激励各部门重视数据质量工作，提高数据管理水平。九、数据管理机构与职责（一）数据管理委员会1.组成人员数据管理委员会由学校分管领导担任主任，各职能部门负责人、相关学院院长等为成员。2.主要职责负责统筹规划学校的数据管理工作，制定数据管理的重大政策和战略，审议数据管理的重要事项，协调解决数据管理过程中的重大问题。（二）数据管理部门1.部门设置学校设立专门的数据管理部门，负责学校数据管理工作的具体组织实施和日常管理。2.主要职责制定和完善数据管理制度