防疫信息管理办法

防疫信息管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织防疫信息管理，规范防疫信息的收集、整理、存储、使用和传递等流程，确保防疫信息的准确性、及时性和安全性，有效防控疫情，保障公司/组织正常运营和员工身体健康，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在防疫工作中涉及的各类信息管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家及地方有关疫情防控的法律法规、政策要求，确保防疫信息管理活动合法合规。2.准确及时原则：防疫信息应真实、准确、完整，并及时收集、传递和更新，以便为疫情防控决策提供可靠依据。3.安全保密原则：加强防疫信息安全管理，防止信息泄露、篡改和丢失，保护员工个人隐私及公司/组织商业秘密。4.分级分类管理原则：根据防疫信息的重要性、敏感程度和影响范围，实行分级分类管理，采取相应的管理措施。二、防疫信息分类与分级（一）信息分类1.员工健康信息：包括员工每日体温、健康状况（如是否发热、咳嗽、乏力等症状）、疫苗接种情况、核酸检测结果等。2.疫情防控措施信息：如公司/组织制定的防疫制度、防控方案、应急预案，员工培训记录，防疫物资储备及使用情况等。3.疫情动态信息：国内外疫情形势、本地疫情通报、疫情相关政策法规变化等。4.外来人员信息：来访客户、供应商、合作伙伴等外来人员体温检测记录、健康码及行程码信息、来访目的及接触人员等。5.防疫工作记录信息：疫情防控工作会议纪要、防疫检查记录、疫情处置记录等。（二）信息分级根据防疫信息对公司/组织疫情防控工作及正常运营可能产生影响程度分为三级：1.一级信息：涉及公司/组织核心业务运营、重大决策或可能引发重大舆情风险的防疫信息，如公司因疫情导致关键业务中断、出现聚集性疫情等信息具有最高优先级。2.二级信息：对公司/组织日常运营有较大影响，但不属于一级信息范畴内较为重要防疫信息包括部门关键岗位员工感染信息、重要防疫物资严重短缺等。3.三级信息：一般性防疫信息，如普通员工日常健康监测情况、一般性防疫工作安排等对公司/组织正常运营影响较小信息优先级最低。三、防疫信息收集（一）收集责任主体1.各部门负责人为本部门防疫信息收集第一责任人负责组织本部门员工按要求及时准确报送各类防疫信息。2.人力资源部门负责收集员工基本信息、疫苗接种情况等基础数据，并定期更新维护。3.行政部门负责收集防疫物资储备及使用信息、外来人员信息等。4.各分支机构负责人负责本地区防疫信息的收集汇总，并及时上报公司总部。（二）收集渠道与方式1.线上渠道：利用公司内部办公系统、微信工作群等平台，员工通过填写电子表格、上传文档或发送消息等方式报送防疫信息；使用专门开发防疫信息收集小程序，员工可随时随地填报个人健康信息等数据。2.线下渠道：对于无法通过线上方式报送的信息，如外来人员现场登记信息，由相关接待人员或负责部门填写纸质登记表进行收集。（三）收集频率1.员工健康信息：员工应每日上午上班前通过线上方式如实填报个人健康状况，如有异常情况应立即报告部门负责人。2.疫情动态信息：行政部门指定专人负责每日收集国内外疫情形势及本地疫情通报信息，及时在公司内部进行传达。3.防疫工作记录信息：各部门应根据防疫工作开展情况，及时记录相关信息，如防疫检查记录应在每次检查后当日内完成记录并提交。四、防疫信息整理（一）整理要求1.对收集到的防疫信息进行分类梳理，确保信息条理清晰、逻辑连贯。2.检查信息的完整性和准确性，对缺失或错误信息及时与报送人员核实补充更正。3.对重复、无效信息进行清理删除，避免信息冗余影响管理效率。（二）整理流程1.收集人员将收集到的防疫信息进行初步整理，按照信息类别进行分类存放。2.部门负责人对本部门报送的防疫信息进行再次审核整理，确保信息质量，并将整理后的信息汇总提交给相关归口管理部门。3.归口管理部门（如人力资源部门、行政部门等）对各部门提交的防疫信息进行统一整理，形成系统、规范的防疫信息档案。五、防疫信息存储（一）存储方式1.电子存储：利用公司内部服务器、云存储等方式对防疫信息进行电子存储。建立专门防疫信息数据库，按照信息分类和分级进行存储管理，便于信息查询和检索。2.纸质存储：对于重要防疫文件、记录等资料，在进行电子存储同时，应进行纸质备份存储在专门档案柜中，并做好标识和索引以便查找。（二）存储期限1.员工健康信息存储期限为自信息产生之日起不少于两年，以便追溯员工健康状况变化情况。2.疫情防控措施信息、防疫工作记录信息等应长期保存，作为公司/组织防疫工作历史资料和经验总结依据。3.疫情动态信息根据实际需要进行存储，重要信息应适当延长存储期限以便后续查阅参考。（三）存储安全管理1.加强电子存储设备安全防护，设置访问权限和密码，定期进行数据备份和病毒查杀防止数据丢失或被篡改。2.对纸质存储档案要做好防潮、防火、防虫等保管措施，确保档案完好无损。3.严格限制对防疫信息存储区域访问，未经授权人员不得擅自进入存储场所查阅、复制信息。六、防疫信息使用（一）使用目的1.为公司/组织疫情防控决策提供数据支持和参考依据，如根据员工健康信息评估疫情风险，制定相应防控措施。2.满足政府部门、监管机构等外部单位对防疫信息报送要求，配合做好疫情防控工作。3.用于公司/组织内部防疫工作沟通协调，如向员工传达疫情动态和防控要求，促进防疫工作顺利开展。（二）使用权限1.公司高层管理人员有权查阅和使用公司整体防疫信息，包括一级、二级、三级信息，以便全面了解公司疫情防控状况，做出战略决策。2.各部门负责人可查阅和使用本部门及相关部门防疫信息，主要用于本部门防疫工作组织实施和管理决策，涉及一级、二级信息需经上级领导审批。3.归口管理部门工作人员可根据工作需要查阅和使用归口管理范围内防疫信息，如人力资源部门工作人员查阅员工健康信息进行统计分析，为公司防疫人力资源调配提供依据。4.其他员工根据工作安排，经授权后可查阅和使用与其工作相关防疫信息，如参与防疫物资发放员工可查阅物资储备及使用信息。（三）使用规范1.防疫信息使用应遵循“按需使用、最小化授权”原则，严格控制信息访问范围，确保信息仅用于合法合规目的。2.使用防疫信息过程中不得泄露员工个人隐私及公司/组织商业秘密，不得将信息用于非防疫相关商业活动或其他非法用途。3.如需对外提供防疫信息，必须经过公司/组织相关领导审批，并按照国家法律法规和相关规定进行操作，确保信息安全和合法合规。七、防疫信息传递（一）传递原则1.及时传递原则：确保防疫信息在规定时间内传递到需要知晓人员手中，避免因信息传递不及时影响疫情防控工作。2.准确传递原则：保证信息内容准确无误，避免因信息错误导致误解或决策失误。3.分级传递原则：根据防疫信息分级，按照相应流程和权限进行传递，确保信息传递安全、有序。（二）传递方式1.内部办公系统：通过公司内部办公系统发布疫情防控通知、通报、工作安排等信息，员工可随时登录系统查阅。2.微信工作群：利用微信工作群及时传达疫情动态、防疫知识等信息，方便员工之间沟通交流。重要防疫信息在群内发布后，相关人员应及时回复确认知晓。3.会议传达：通过召开疫情防控工作会议，传达上级防疫要求、通报公司防疫工作情况等信息，确保参会人员准确理解和掌握防疫工作重点。4.纸质文件传递：对于不宜通过电子方式传递重要防疫文件或资料，采用纸质文件形式进行传递，并做好签收登记工作。（三）传递流程1.信息产生部门或人员将防疫信息按照规定格式整理后，通过相应传递方式发送给接收部门或人员。2.接收部门或人员收到防疫信息后，应及时进行查阅和处理，并根据需要将信息进一步传递给相关人员。3.对于涉及多个部门或需要跨部门协作防疫信息传递，由归口管理部门负责协调沟通，确保信息传递顺畅、准确。八、防疫信息安全与保密（一）安全管理措施1.建立健全防疫信息安全管理制度，明确信息安全责任，加强对信息系统、存储设备等安全管理。2.定期对防疫信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时修复发现安全隐患，防止信息泄露和网络攻击。3.加强员工信息安全培训，提高员工安全意识和防范能力，规范员工信息操作行为，避免因操作不当导致信息安全事故。（二）保密管理措施1.对防疫信息中涉及员工个人隐私、公司/组织商业秘密等敏感信息进行严格保密管理，明确保密范围和保密期限。2.与接触防疫信息员工签订保密协议，明确员工保密义务和违约责任，加强对员工保密监督和考核。3.对防疫信息存储场所、传输网络等采取加密技术措施，防止信息在存储和传输过程中被窃取或篡改。（三）信息安全事件应急处理1.制定防疫信息安全事件应急预案，明确应急处理流程和责任分工。一旦发生信息安全事件，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，降低事件影响。2.及时向上级主管部门和相关政府部门报告信息安全事件情况，配合有关部门进行调查处理，并做好后续整改工作。3.对信息安全事件进行总结分析，查找原因，总结经验教训，完善信息安全管理措施，防止类似事件再次发生。九、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织成立防疫信息管理监督小组，由行政部门、人力资源部门等相关人员组成，负责对防疫信息管理工作进行定期监督检查。2.监督小组通过查阅资料、实地检查、数据比对等方式，对防疫信息收集、整理、存储、使用和传递等环节进行全面监督，确保防疫信息管理工作符合本办法要求。3.设立防疫信息管理举报邮箱和电话，接受员工对防疫信息管理违规行为举报，对举报情况及时进行调查核实处理。（二）考核办法1.将防疫信息管理工作纳入部门和员工绩效考核体