档案移交与管理办法

档案移交与管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，规范档案移交与管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护公司/组织历史真实面貌，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案移交与管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和准确性。2.真实可靠原则档案内容必须真实反映公司/组织各项工作活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，满足公司/组织各项工作的需要。4.安全保密原则档案管理应确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度和业务规范。2.负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对各部门及所属单位档案工作进行检查、考核。3.集中统一管理公司/组织各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化，提高档案管理水平和服务效能。5.负责对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门及所属单位档案工作的组织领导，建立健全档案工作制度，配备专（兼）职档案管理人员，确保档案工作正常开展。2.负责本部门及所属单位在各项工作活动中形成的档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确、系统。3.按照档案管理部门的要求，及时向档案管理部门移交应归档的档案，并协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。4.负责对本部门及所属单位档案管理人员进行业务指导和培训，提高档案管理人员的业务水平。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守公司/组织档案管理制度和业务规范。2.负责本部门及所属单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等具体工作，确保档案工作质量。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。5.负责向档案管理部门及时报送档案工作情况和统计报表等资料。三、档案移交范围（一）文书档案1.公司/组织制发的各类文件、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。2.公司/组织收到的上级机关、同级机关和下级机关的文件、函件、简报等。3.公司/组织内部各部门之间的往来文件、报告、请示等。（二）科技档案1.公司/组织科研项目、技术改造项目、基本建设项目等在立项、研究、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料，包括项目申报书、可行性研究报告、设计图纸、技术合同、施工记录、试验报告、竣工验收报告等。2.公司/组织生产技术方面的文件材料，如产品设计图纸、工艺文件、操作规程、质量检验报告等。3.公司/组织设备仪器的购置、安装、调试、使用、维护、报废等过程中形成的文件材料，包括设备仪器清单、说明书、操作规程、维修记录、报废鉴定等。（三）财务档案1.公司/组织财务预算、决算、财务报表、会计凭证、会计账簿、财务审计报告等。2.公司/组织资金管理、资产管理、成本核算、税务管理等方面的文件材料。（四）人事档案1.公司/组织员工的履历表、自传、鉴定、考核、任免、奖惩、工资、福利、培训、职称评定、劳动合同等文件材料。2.公司/组织员工的党团组织关系、人事档案转递材料等。（五）业务档案1.公司/组织市场营销、客户服务、项目管理、合同管理等业务活动中形成的文件材料，如市场调研报告、客户资料、项目计划书、合同文本等。2.公司/组织各类业务会议、洽谈会、展销会等活动中形成的文件材料，如会议纪要、洽谈记录、展销资料等。（六）声像档案1.公司/组织在各项工作活动中形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等声像资料。2.公司/组织重大活动、重要会议、领导视察等的照片、录像等资料。（七）电子档案1.公司/组织在办公自动化、信息化建设过程中形成的电子文件，包括电子公文、电子报表、电子图纸、电子数据等。2.公司/组织通过网络传输、存储的各类电子信息资料。四、档案移交要求（一）移交时间1.各部门及所属单位应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的应归档档案向档案管理部门移交。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后[具体时间]内及时向档案管理部门移交。（二）移交质量1.移交的档案应齐全完整、分类准确、编目规范、装订整齐。2.档案材料应真实可靠，字迹清晰，签字盖章齐全。3.电子档案应与纸质档案内容一致，格式规范，存储载体完好，并按照档案管理部门的要求进行整理和移交。（三）移交手续1.各部门及所属单位向档案管理部门移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等内容，并由双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行核对验收，如发现问题应及时通知移交部门进行整改，整改合格后再办理移交手续。五、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类。即先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.科技档案按照项目专业阶段分类。即先按项目名称分类，再在每个项目内按专业进行分类，最后在每个专业内按项目进展阶段进行分类。3.财务档案按照会计年度类别分类。即先按会计年度分开，再按凭证、账簿、报表等类别进行分类。4.人事档案按照员工类别档案内容分类。即先按员工类别（如正式员工、临时工等）分类，再在每个类别内按档案内容（如履历、考核、任免等）进行分类。5.业务档案按照业务类型项目分类。即先按业务类型（如市场营销、客户服务等）分类，再在每个业务类型内按项目进行分类。6.声像档案按照载体形式主题分类。即先按载体形式（如照片、录像带等）分类，再在每个载体形式内按主题进行分类。7.电子档案按照电子文件的类别年度保管期限分类。即先按电子文件的类别（如电子公文、电子报表等）分类，再在每个类别内按年度和保管期限进行分类。（三）编号与编目1.档案整理完成后，应进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查找。2.编目应包括档案的题名、责任者、日期、保管期限、密级、档号等内容，编目应准确、规范、清晰。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门业务骨干和档案管理人员组成。（二）鉴定依据根据国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的实际情况，制定档案保管期限表，作为档案鉴定的依据。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。3.档案的密级，根据国家保密规定和公司/组织实际情况确定档案的密级。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据档案保管期限表确定档案的保管期限和密级。3.对失去保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，报公司/组织领导审批后进行销毁。4.档案鉴定工作结束后，应形成档案鉴定工作报告，对鉴定情况进行总结和分析。七、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[具体温度范围]，相对湿度控制在[具体湿度范围]。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。（四）档案清点与核对1.档案管理部门应定期对档案进行清点，核对档案的数量、编号、保管期限等是否准确。2.如发现档案有丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理，并向上级报告。八、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限、密级等情况。2.档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作情况。3.档案管理人员的配备、培训等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和统计。2.档案管理部门应按照规定向上级主管部门报送档案统计报表，统计报表应真实、准确、及时。（三）统计分析1.对档案统计数据进行分析，总结档案工作的经验和存在的问题。2.根据统计分析结果，提出改进档案工作的措施和建议，不断提高档案管理水平。九、档案编研（一）编研内容1.根据公司/组织的工作需要和档案资源情况，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、专题文件汇编等。2.对档案中的重要信息进行挖掘和整理，开展档案信息研究，为公司/组织的决策提供参考依据。（二）编研方法1.收集、筛选、整理相关档案资料，确保编研内容的准确性和可靠性。2.运用科学的方法对档案资料进行分析、综合、归纳，形成编研成果。3.编研成果应采用规范的格式和表达方式，便于查阅和使用。（三）编研成果的审核与发布1.编研成果完成后，应提交档案管理部门审核，审核通过后报公司/组织领导批准。2.编研成果应根据需要进行发布，供公司/组织内部人员查阅和使用。十、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案的。2.外单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须经公司/组织领导批准，并办理相关手续。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅公司/组织档案的，按照国家有关法律法规办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应遵守档案管理部门的各项规章制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并登记备案。3.档案管理部门应根据查阅人员的需求，及时提供档案资料，并做好查阅记录。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案的利用效果和需求。2.收集查阅人员对档案利用工作的意见和建议，不断改进档案利用服务工作。十一、档案保密（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确档案保密工作的职责和要求。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。（二）保密措施1.对涉及