铸字印章管理办法

铸字印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司铸字印章的管理，规范铸字印章的刻制、使用、保管等行为，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构使用的铸字印章。（三）基本原则铸字印章的管理应遵循依法合规、规范有序、安全保密的原则。二、铸字印章的定义与分类（一）定义铸字印章是指通过铸造工艺制作的，用于在文件、合同、票据等上加盖，以证明其真实性、合法性和有效性的印章。（二）分类1.公司公章：代表公司对外行使权力和承担责任的印章。2.法定代表人章：由公司法定代表人使用的印章。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关业务的印章。4.合同专用章：专门用于签订合同的印章。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的，用于本部门业务范围内的印章。三、铸字印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制铸字印章的部门或个人，应填写《铸字印章刻制申请表》，详细说明印章的名称、用途、规格等信息。2.《铸字印章刻制申请表》需经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。（二）刻制审批公司分管领导根据申请事项的必要性和合规性进行审批，审批通过后，方可安排刻制。（三）刻制单位选择1.铸字印章必须由具有合法资质的印章刻制单位刻制。2.公司行政部门负责对刻制单位的资质进行审核，选择信誉良好、质量可靠的刻制单位。（四）刻制要求1.铸字印章的材质、规格、字体、图案等应符合国家法律法规和行业标准的要求，以及公司的相关规定。2.印章刻制完成后，刻制单位应提供印章的印模、材质证明等相关资料。四、铸字印章的领取与发放（一）领取流程1.印章刻制完成后，由行政部门通知申请部门或个人领取。2.领取人需持有效身份证件，在《铸字印章领取登记表》上签字确认。（二）发放登记行政部门应建立《铸字印章发放台账》，详细记录印章的名称、领取部门、领取人、领取时间等信息。五、铸字印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件等重要事项。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关业务。3.财务专用章：用于公司财务收支、票据开具等业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：用于本部门业务范围内的文件、报表、通知等。（二）使用审批1.一般事项使用铸字印章，由部门负责人审批。2.重要事项使用铸字印章，需经公司分管领导审批。3.涉及公司重大决策、对外投资、融资等事项使用铸字印章，需经公司总经理审批。（三）使用流程1.使用人填写《铸字印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、文件名称、份数等信息。2.按照审批权限进行审批，审批通过后，方可使用印章。3.使用印章时，应在《铸字印章使用登记表》上登记使用日期、使用部门、使用人、使用事项、文件名称、份数等信息。（四）使用要求1.铸字印章必须在公司内部指定的地点使用，不得携带外出。确因工作需要携带外出的，需经公司分管领导批准，并办理相关手续。2.使用印章时，应确保印章清晰、端正，不得歪盖、斜盖、重盖。3.印章使用完毕后，应及时归还印章保管人，并在《铸字印章使用登记表》上注明归还时间。六、铸字印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由行政部门指定专人保管。2.部门章由各部门指定专人保管。3.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人不得擅自将印章转借他人使用，不得委托他人代管印章。3.印章保管人因工作变动等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续，填写《铸字印章交接登记表》，由交接双方和监交人签字确认。七、铸字印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、机构调整等原因，原印章不再使用。2.印章损坏、遗失等原因，需要更换新印章。（二）停用审批印章停用由行政部门提出申请，经公司分管领导审批后，方可办理停用手续。（三）销毁程序1.行政部门负责组织对停用的铸字印章进行销毁。2.销毁印章时，应填写《铸字印章销毁申请表》，经公司分管领导审批后，在两名以上监销人的监督下进行销毁。3.销毁完成后，监销人应在《铸字印章销毁登记表》上签字确认。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司行政部门负责对铸字印章的管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.检查内容包括印章的刻制、领取、使用、保管、停用、销毁等环节。（二）责任追究1.对违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管铸字印章的部门或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究其法律责任。2.因保管不善导致印章遗失、被盗用等情况，给