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文档简介
跟单工作管理办法一、总则(一)目的本办法旨在规范公司跟单工作流程,提高跟单工作效率和质量,确保订单的顺利执行,满足客户需求,提升公司市场竞争力。(二)适用范围本办法适用于公司内所有涉及跟单工作的部门和人员,包括但不限于销售部门、采购部门、生产部门、物流部门等。(三)职责分工1.跟单员负责订单的全程跟进,包括与客户沟通订单细节、协调内部各部门资源、确保订单按时交付等。及时反馈订单执行过程中的问题,并协助解决。维护客户关系,提高客户满意度。2.销售部门负责与客户签订销售合同,明确订单要求和交付时间。向跟单员提供客户需求信息,并协助跟单员与客户沟通。3.采购部门根据订单需求,及时采购所需原材料和零部件。确保采购物资的质量和供应及时性,与供应商保持良好沟通。4.生产部门根据订单要求安排生产计划,组织生产活动。保证产品质量,按时完成生产任务,并及时通知跟单员产品生产进度。5.物流部门根据订单交付时间,安排合适的物流方式,确保货物按时、安全送达客户手中。及时反馈物流信息给跟单员。二、跟单工作流程(一)订单接收与初步审核1.销售部门签订销售合同后,应及时将合同副本提交给跟单员。2.跟单员收到合同后,对订单进行初步审核,包括订单的产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息是否准确完整。3.如发现订单信息有误或不明确,跟单员应及时与销售部门沟通,要求客户进行确认或修改。(二)内部沟通与协调1.跟单员根据订单需求,制定详细的跟单计划,明确各阶段的工作任务和时间节点。2.组织召开订单协调会议,与销售、采购、生产、物流等部门相关人员共同商讨订单执行方案,明确各部门职责和协作方式。3.将订单信息及时传达给相关部门,并跟踪各部门的工作进展情况,确保各部门按照计划有序开展工作。(三)采购跟进1.采购部门根据订单要求,制定采购计划,选择合适的供应商进行采购。2.跟单员协助采购部门与供应商沟通,确保采购物资的质量、价格、交货期等符合订单要求。3.跟踪采购订单的执行情况,及时协调解决采购过程中出现的问题,如供应商交货延迟、物资质量问题等。(四)生产安排与监控1.生产部门根据订单要求和交货时间,制定生产计划,合理安排生产任务。2.跟单员定期到生产现场了解生产进度,检查产品质量,及时发现并解决生产过程中出现的问题。3.如因生产进度、质量等原因可能影响订单交付时,跟单员应及时协调生产部门采取措施进行调整,并向销售部门反馈相关情况。(五)质量控制1.质量部门负责制定产品质量检验标准和检验流程,对订单产品进行全程质量监控。2.跟单员协助质量部门做好产品检验工作,确保产品质量符合客户要求。3.如发现产品质量问题,跟单员应及时通知生产部门进行整改,并跟踪整改情况,直至产品质量合格。(六)物流配送1.物流部门根据订单交货时间和交货地点,选择合适的物流方式,安排货物运输。2.跟单员与物流部门保持密切沟通,及时了解货物运输情况,确保货物按时、安全送达客户手中。3.货物发出后,跟单员应及时将物流单号等信息反馈给客户,并跟踪客户收货情况。(七)订单交付与结案1.订单产品按时交付客户后,跟单员应及时与客户沟通,确认客户是否收到货物及货物是否符合要求。2.如客户对产品有任何疑问或投诉,跟单员应及时协调相关部门进行处理,直至客户满意。3.订单执行完毕后,跟单员应整理订单相关资料,进行归档保存,并对订单执行情况进行总结分析,为后续工作提供经验参考。三、跟单工作规范(一)沟通规范1.跟单员与客户、内部各部门之间应保持及时、有效的沟通,确保信息传递准确无误。2.沟通方式应根据实际情况选择合适的方式,如电话、邮件、即时通讯工具等。重要信息应采用书面形式进行确认。3.在与客户沟通时,应使用礼貌、专业的语言,尊重客户意见,及时回复客户咨询和反馈。(二)文件管理规范1.跟单员应妥善保管订单相关文件,包括销售合同、采购订单、生产计划、质量检验报告、物流单据等。2.文件应按照类别和时间顺序进行整理归档,便于查询和使用。3.电子文件应进行备份,防止数据丢失。(三)时间管理规范1.跟单员应严格按照跟单计划和时间节点开展工作,确保订单按时交付。2.对工作中出现的延误情况,应及时分析原因,并采取措施进行补救,同时向相关部门和客户说明情况。3.合理安排工作时间,提高工作效率,避免拖延和浪费时间。(四)保密规范1.跟单员在工作过程中可能接触到公司的商业机密和客户信息,应严格遵守公司的保密制度,不得泄露给任何第三方。2.对涉及公司机密和客户隐私的文件和信息,应妥善保管,不得随意丢弃或传播。3.在离职时,应将所保管的机密文件和信息交接给公司指定的人员。四、跟单工作考核与激励(一)考核指标1.订单按时交付率:考核跟单员是否能够按照订单要求的时间准时交付产品。2.订单准确率:考核订单执行过程中产品规格、数量、质量等信息的准确性。3.客户满意度:通过客户反馈调查等方式,考核跟单员维护客户关系、满足客户需求的能力。4.内部协调配合度:考核跟单员与内部各部门之间的沟通协作情况。(二)考核方式1.定期考核:每月或每季度对跟单员的工作进行一次考核,根据考核指标进行评分。2.不定期考核:根据工作实际情况,对跟单员的工作进行不定期抽查和考核。3.客户评价:将客户满意度纳入考核指标体系,通过客户反馈评价跟单员的工作表现。(三)激励措施1.对考核成绩优秀的跟单员给予表彰和奖励,如奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.对考核成绩不达标的跟单员进行辅导和培训,帮助其改进工作方法和提高工作能力。如连续多次考核
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