系部采购管理办法

系部采购管理办法一、总则（一）目的为加强系部采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于系部各部门（以下简称“各部门”）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商有平等机会参与竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构系部成立采购工作领导小组，由系主任担任组长，分管教学、行政的副主任担任副组长，各部门负责人为成员。采购工作领导小组负责审议系部采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行机构系部设立采购工作办公室，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购工作办公室设在系办公室，由系办公室主任兼任主任，成员包括相关部门工作人员。其主要职责如下：1.根据各部门需求，编制采购计划和采购预算，报采购工作领导小组审批。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，发布采购信息，接受供应商报名和投标。3.对供应商资格进行审查，组建评标委员会或谈判小组，组织评标、谈判等工作。4.起草采购合同，报采购工作领导小组审核后签订合同。5.负责采购项目的验收工作，组织相关部门对采购货物、工程和服务进行验收。6.整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。（三）各部门职责1.根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等内容，并提交相关论证材料。2.参与采购项目的技术要求制定、供应商资格审查、评标谈判、验收等工作，提供技术支持和专业意见。3.负责本部门采购项目的合同执行和售后服务跟踪，及时反馈合同履行过程中出现的问题。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应于每年[具体时间]前，根据下一年度工作计划和实际需求，编制本部门采购预算，报采购工作办公室汇总。采购工作办公室对各部门采购预算进行审核后，编制系部年度采购预算草案，报采购工作领导小组审议通过后，报学校相关部门审批。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并确保预算金额准确合理，与实际需求相符。（二）预算执行采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照预算编制程序重新申报审批。采购工作办公室应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的严格执行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：1.货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]万元以上的。2.工程类采购项目，单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。3.服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]万元以上的。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[具体数量]家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于[具体数量]家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要，填写采购申请表，经部门负责人签字后，报采购工作办公室。采购申请表应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式建议等内容，并提供相关论证材料。（二）采购审批采购工作办公室对各部门提交的采购申请表进行初审，审核通过后报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组根据采购项目的性质、金额等情况，按照本办法规定的采购方式和审批权限进行审批。（三）采购实施1.公开招标采购工作办公室发布招标公告，公告期不得少于[具体天数]个工作日。招标公告应在学校指定的网站、媒体等平台发布，公告内容包括采购项目的名称、编号、采购内容及要求、预算金额、投标人资格条件、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件，招标文件售价应合理，不得以营利为目的。潜在投标人应在规定时间内购买招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件。组织开标、评标活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购工作办公室主持，邀请所有投标人参加。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会成员应从学校评标专家库中随机抽取，成员人数为[具体人数]人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购工作办公室根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人，并发布中标公告。中标公告期不得少于[具体天数]个工作日。中标公告应在学校指定的网站、媒体等平台发布，公告内容包括采购项目的名称、编号、中标供应商名称、地址、中标金额、主要中标标的的名称、规格型号、数量、服务要求等。与中标人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，应报采购工作领导小组备案。2.邀请招标采购工作办公室从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[具体数量]家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、编号、采购内容及要求、预算金额、投标人资格条件、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间及地点等内容。发售招标文件，招标文件售价应合理，不得以营利为目的。潜在投标人应在规定时间内购买招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件。组织开标、评标活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购工作办公室主持，邀请所有投标人参加。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会成员应从学校评标专家库中随机抽取，成员人数为[具体人数]人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购工作办公室根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人，并发布中标公告。中标公告期不得少于[具体天数]个工作日。中标公告应在学校指定的网站、媒体等平台发布，公告内容包括采购项目的名称、编号、中标供应商名称、地址、中标金额、主要中标标的的名称、规格型号、数量、服务要求等。与中标人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，应报采购工作领导小组备案。3.竞争性谈判采购工作办公室发布竞争性谈判公告，公告期不得少于[具体天数]个工作日。竞争性谈判公告应在学校指定的网站、媒体等平台发布，公告内容包括采购项目的名称、编号、采购内容及要求、预算金额、供应商资格条件、获取谈判文件的时间和地点、谈判时间及地点等。发售谈判文件，谈判文件售价应合理，不得以营利为目的。潜在供应商应在规定时间内购买谈判文件，并按照谈判文件要求编制响应文件。成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应熟悉采购项目情况，对采购项目的技术、经济等方面有深入了解。组织谈判活动。谈判小组与各供应商分别进行谈判，谈判过程中应严格按照谈判文件规定的谈判程序和内容进行，不得泄露谈判信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判情况和最后报价，按照谈判文件规定的成交标准确定成交供应商，并向采购工作办公室提交成交报告。采购工作办公室根据成交报告，确定成交供应商，并发布成交公告。成交公告期不得少于[具体天数]个工作日。成交公告应在学校指定的网站、媒体等平台发布，公告内容包括采购项目的名称、编号、成交供应商名称、地址、成交金额、主要成交标的的名称、规格型号、数量、服务要求等。与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，应报采购工作领导小组备案。4.单一来源采购采购工作办公室组织相关部门对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证，形成论证报告。论证报告应包括项目的必要性、唯一性、采购预算等内容，并由相关部门负责人签字确认。将论证报告报采购工作领导小组审批，采购工作领导小组根据论证报告进行审批，批准后发布单一来源采购公示，公示期不得少于[具体天数]个工作日。单一来源采购公示应在学校指定的网站、媒体等平台发布，公示内容包括采购项目的名称、编号、采购内容及要求、预算金额、拟采用单一来源采购方式的原因及相关说明、拟定的唯一供应商名称、地址等。公示无异议后，采购工作办公室与唯一供应商进行谈判，谈判内容包括采购货物的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等。谈判结束后，双方签订采购合同。采购合同签订后，应报采购工作领导小组备案。5.询价采购工作办公室向有关供应商发出询价单，询价单应包括采购项目的名称、编号、采购内容及要求、预算金额、供应商资格条件、报价要求等内容。供应商在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。采购工作办公室对供应商的报价文件进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，应报采购工作领导小组备案。（四）合同签订与履行采购合同签订后，采购工作办公室应及时将合同副本分发给各相关部门，并督促合同双方严格履行合同约定。各部门应按照合同约定，做好采购项目的实施、验收等工作，确保采购项目顺利完成。（五）验收采购项目完成后，采购工作办公室应组织相关部门对采购货物、工程和服务进行验收。验收应按照合同约定的质量标准和验收方法进行，验收合格后出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、编号、供应商名称、合同金额、验收内容、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。对验收不合格的采购项目，采购工作办公室应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等。如供应商拒绝履行合同义务，采购工作办公室应依法追究其违约责任。六、采购监督与管理（一）内部监督1.采购工作领导小组定期对采购工作进行检查和监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况，发现问题及时督促整改。2.审计部门对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合法性、采购合同的签订与履行情况等，对发现的违规问题依法进行处理。3.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，对违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和严肃性。（二）供应商管理1.建立供应商库，对参与系部采购活动的供应商进行登记管理。供应商库应包括供应商的基本信息、联系方式、经营范围、信用记录等内容。2.对供应商的资格进行审查，确保供应商具备相应的资质和能力。采购工作办公室应定期对供应商库中的供应商进行评估，对不符合要求的供应商及时清理出库。3.加强对供应商的信用管理，建立供应商信用评价机制，对供应商的履约情况、产品质量、售后服务等方面进行评价，评价结果作为今后采购活动中选择供应商的重要依据。（三）采购档案管理采购工作办公室负责整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。采购档案应包括采购申请表、采购预算、采购方式审批文件、采购文件（招标文件、谈判文件、询价单等）、投标文件、评标报告、成交公告、采购合同、验收报告等内容。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。七、法律责任（一）采购人责任采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：1