职院采购管理办法

职院采购管理办法总则目的为了规范学院采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学院实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规及相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在满足学院教学、科研和管理需要的前提下，追求采购资金使用效益最大化。4.诚信原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行各自的权利和义务。采购组织与职责采购管理部门学院设立采购管理部门，负责采购工作的组织、协调、指导和监督。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和政策，制定学院采购管理制度和实施细则。2.编制年度采购预算，审核采购计划，统筹安排采购项目。3.建立和管理采购信息平台，发布采购信息，受理采购申请。4.组织实施采购活动，包括招标、谈判、询价等采购方式的选择和执行。5.负责采购合同的审核、签订、履行和监督，协调处理采购合同纠纷。6.建立采购档案管理制度，对采购项目的相关文件、资料进行整理、归档和保管。7.对采购活动进行绩效评估和监督检查，对违规行为进行调查处理。采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目的需求，参与采购活动的相关工作。其主要职责包括：1.根据学院教学、科研和管理需要，编制采购项目需求方案，明确采购标的的规格、数量、技术参数、服务要求等内容。2.对采购项目的需求进行论证和审核，确保需求的合理性和准确性。3.参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和业务指导。4.协助采购管理部门组织实施采购活动，包括参与开标、评标、谈判等环节，对采购过程进行监督。5.负责采购项目的验收工作，对采购标的的质量、数量、规格等进行检查和评估，出具验收报告。6.负责采购项目的使用和管理，确保采购标的发挥应有的作用。财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务监督。其主要职责包括：1.参与编制年度采购预算，审核采购资金来源和使用计划。2.按照国库集中支付制度和学院财务管理制度，办理采购资金的支付手续。3.对采购资金的使用情况进行监督检查，确保资金使用合规、安全、有效。4.配合采购管理部门做好采购项目的财务核算和资产管理工作。审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督。其主要职责包括：1.制定采购审计计划，对采购项目进行定期或不定期审计。2.审查采购项目的立项、预算、采购程序、合同签订等环节的合法性和合规性。3.监督采购项目的实施过程，检查采购标的的质量、数量、价格等是否符合合同要求。4.对采购项目的绩效进行评价，提出审计意见和建议，督促整改存在的问题。采购预算与计划采购预算编制1.各采购需求部门应当根据学院年度工作计划和实际需要，在每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算草案，报采购管理部门汇总。2.采购管理部门对各部门上报的采购预算草案进行审核和汇总，结合学院财力状况，编制学院年度采购预算草案，报学院领导审批后，提交学院预算管理部门纳入学院年度预算。3.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经批准。采购计划制定1.采购需求部门应当根据批准的采购预算，结合工作实际，在采购项目实施前编制采购计划，报采购管理部门审核。2.采购计划应当包括采购项目名称、采购标的、数量、规格、技术参数、预算金额、采购方式、采购时间安排等内容。3.采购管理部门对采购计划进行审核，审核通过后组织实施采购活动。对于重大采购项目，采购管理部门应当报学院领导批准后实施。采购方式公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目：单项或批量采购预算金额达到200万元以上的。工程类采购项目：单项合同估算价在400万元以上的。服务类采购项目：单项或批量采购预算金额达到100万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告，并按照规定的程序组织开标、评标和定标。邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应当从省级以上人民政府财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应当成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应当组织专业人员进行论证，并将论证情况报学院领导批准。批准后，采购管理部门应当与供应商进行协商，签订采购合同。询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应当成立询价小组，向符合相应资格条件的被询价供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。采购程序采购申请与受理1.采购需求部门应当按照规定的格式和内容填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术参数、预算金额、采购方式等内容，并加盖部门公章后报采购管理部门。2.采购管理部门收到采购申请表后，应当对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审核。审核通过的，予以受理；审核不通过的，应当及时通知采购需求部门并说明理由。采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门组织编制采购文件。采购文件应当包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，采购管理部门应当充分征求采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。3.采购文件编制完成后，应当按照规定的程序进行审核和批准。审核通过的采购文件应当及时发布。供应商选择与确定1.采购管理部门按照采购文件规定的程序和方法，组织供应商报名、资格审查、投标（响应）文件评审等工作，选择符合要求的供应商。2.对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，应当按照规定的评标方法和标准进行评标，确定中标供应商；对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，应当按照规定的程序确定成交供应商。3.采购管理部门应当将供应商选择结果及时通知采购需求部门和相关部门，并在学院内部进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示无异议的，确定供应商为成交供应商。采购合同签订1.采购管理部门应当按照采购文件和评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购标的、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应当将合同草案报财务部门、审计部门等相关部门审核。审核通过的，方可签订采购合同。3.采购合同签订后，采购管理部门应当及时将合同副本送采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。采购项目实施与验收1.采购需求部门负责采购项目的实施，按照采购合同的要求，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员进行验收。验收人员应当按照采购合同和相关标准，对采购标的的质量、数量、规格等进行检查和评估，出具验收报告。3.验收合格的采购项目，采购需求部门应当及时办理资产入账手续；验收不合格的采购项目，采购需求部门应当及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或者退换货物等。如协商不成，采购需求部门应当按照合同约定追究供应商的违约责任。采购监督与管理内部监督1.学院建立健全采购内部监督机制，采购管理部门、财务部门、审计部门等相关部门应当各司其职，密切配合，对采购活动进行全过程监督。2.采购管理部门应当加强对采购活动的日常管理和监督，建立采购项目台账，记录采购项目的基本情况、采购过程、合同履行等信息。3.财务部门应当加强对采购资金的管理和监督，严格按照规定的程序和要求办理采购资金支付手续，确保资金使用安全、合规。4.审计部门应当加强对采购活动的审计监督，定期对采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等情况，发现问题及时督促整改。投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内以书面形式向采购管理部门提出质疑。采购管理部门应当在收到质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。2.供应商对采购管理部门的质疑答复不满意或者采购管理部门未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向学院纪检监察部门投诉。纪检监察部门应当在收到投诉后三十个