甲供材料管理办法

甲供材料管理办法一、总则（一）目的为加强公司甲供材料管理，规范甲供材料的采购、供应、使用及核算等行为，确保工程质量、进度和成本控制目标的实现，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及甲供材料的工程项目，包括新建、改建、扩建等各类建设项目。（三）定义1.甲供材料：指在工程项目建设中，由建设单位（即公司）自行采购供应给施工单位用于工程实体的各类材料、设备等物资。2.建设单位：即本公司，负责工程项目的整体规划、组织实施和管理，承担甲供材料的采购、供应及相关管理责任。3.施工单位：与公司签订工程承包合同，负责按照合同约定进行工程施工，使用甲供材料完成工程建设任务的单位。（四）管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定，确保甲供材料管理活动合法合规。2.质量优先原则：以保证工程质量为首要目标，选择质量可靠、符合设计要求的甲供材料。3.成本控制原则：在满足工程质量和进度要求的前提下，合理控制甲供材料的采购成本、运输成本、仓储成本等，降低工程总成本。4.责任明确原则：明确建设单位、施工单位及相关部门在甲供材料管理各环节的职责，做到责任清晰、分工合理、相互协作。5.全程监管原则：对甲供材料的采购、供应、验收、储存、使用等全过程进行严格监管，确保各环节规范有序。二、管理职责（一）建设单位职责1.项目管理部门负责制定甲供材料总体采购计划，并根据工程进度需求分解下达月度采购计划。组织甲供材料的招标采购工作，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标定标等。与中标供应商签订采购合同，明确双方权利义务，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。协调解决甲供材料采购、供应过程中的各类问题，如与供应商的沟通协调、与施工单位的衔接配合等。负责甲供材料的到货验收工作，组织相关部门和人员对到货材料的数量、规格、质量等进行检验，对不合格材料及时处理。建立甲供材料台账，记录材料的采购、供应、使用等情况，定期进行核对和盘点，确保账物相符。参与甲供材料的成本核算工作，提供相关数据和资料，配合财务部门做好成本控制和分析。2.技术部门负责提供甲供材料的技术规格要求和质量标准，确保材料符合工程设计要求。参与甲供材料的招标采购文件编制工作，对技术条款进行审核把关。在甲供材料到货验收时，协助项目管理部门对材料的技术性能进行检验和判定，对不合格材料提出技术处理意见。对施工单位在甲供材料使用过程中的技术问题提供指导和支持，确保材料正确使用。3.财务部门负责甲供材料采购资金的筹集和支付管理，按照合同约定及时付款。参与甲供材料采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关。负责甲供材料的成本核算工作，准确记录材料采购成本、运输成本、仓储成本等，定期进行成本分析和报告。对甲供材料的出入库情况进行财务监督，确保财务数据与物资管理数据一致。根据甲供材料管理情况，进行相关财务风险评估和控制。4.审计部门对甲供材料采购、供应、使用等环节进行审计监督，检查相关制度执行情况和流程合规性。参与甲供材料招标采购活动的监督，确保招标过程公平、公正、公开。对甲供材料成本核算进行审计，核实成本数据的真实性和准确性，提出审计意见和建议。对甲供材料管理中发现的违规违纪问题进行调查处理，追究相关人员责任。（二）施工单位职责1.根据工程进度计划，提前向建设单位提交甲供材料需求计划，注明材料名称、规格、型号、数量、需求时间等详细信息。2.负责甲供材料的现场接收、保管和使用工作，按照相关规定和要求对材料进行妥善存放和管理，防止材料损坏、丢失。3.在甲供材料使用过程中，严格按照工程设计要求和施工规范进行操作，确保材料正确使用，对因使用不当造成的质量问题负责。4.配合建设单位做好甲供材料的到货验收工作，提供必要的协助和信息，对验收结果进行签字确认。5.定期向建设单位反馈甲供材料的使用情况和剩余材料数量，协助建设单位进行剩余材料的回收和处理。6.对建设单位供应的甲供材料质量有异议时，应及时书面报告建设单位，配合建设单位进行调查和处理。三、采购管理（一）采购计划编制1.项目管理部门应根据工程项目的总体进度计划、施工图纸及相关技术文件，结合施工单位提交的甲供材料需求计划，编制甲供材料总体采购计划。2.总体采购计划应明确材料名称、规格、型号、数量、预计采购时间、交货地点等内容，并根据工程进度需求分解为月度采购计划。3.月度采购计划应在每月[具体日期]前提交给公司领导审批，经批准后作为当月甲供材料采购的依据。如因工程进度变化等原因需要调整采购计划，应及时办理相关审批手续。（二）招标采购1.对于达到招标规模标准的甲供材料采购项目，应按照国家和公司相关规定进行招标采购。2.项目管理部门负责组织编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格要求、商务条款、评标标准等内容。3.招标公告应在公司指定的媒体或平台上发布，吸引符合条件的供应商参与投标。4.组织开标评标定标工作，按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，确定中标供应商。评标过程应严格保密，确保公平、公正、公开。5.与中标供应商签订采购合同，合同应明确材料的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门和人员。（三）非招标采购对于未达到招标规模标准的甲供材料采购项目，可以采用询价、竞争性谈判、单一来源采购等非招标方式进行采购。1.询价采购项目管理部门应向至少三家符合条件的供应商发出询价函，询价函应包括材料名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。供应商应在规定时间内报价，项目管理部门对各供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。与成交供应商签订采购合同，合同条款参照招标采购合同执行。2.竞争性谈判采购项目管理部门应成立谈判小组，谈判小组由项目管理、技术、财务等相关人员组成。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评审标准等。邀请至少三家符合条件的供应商参加谈判，谈判过程中应与供应商进行充分沟通和协商，对谈判文件进行实质性响应。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。3.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，项目管理部门应填写单一来源采购申请表，说明采购理由和供应商情况，报公司领导审批。审批通过后，与供应商进行协商谈判，签订采购合同。四、供应管理（一）合同执行1.采购合同签订后，采购部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按照合同约定的时间、地点、规格、数量等要求供应甲供材料。2.如供应商因特殊原因需要变更合同条款，应提前书面通知采购部门，采购部门应及时与供应商协商，办理相关变更手续，并报公司领导审批。3.采购部门应定期向项目管理部门反馈合同执行情况，包括材料生产进度、运输情况、预计到货时间等信息，以便项目管理部门及时掌握工程进度和甲供材料供应情况。（二）交货验收1.甲供材料到货前，项目管理部门应通知施工单位做好接收准备工作。2.材料到货时，项目管理部门应组织施工单位、监理单位等相关人员共同进行验收。验收内容包括材料的数量、规格、型号、质量证明文件、外观质量等。3.验收合格的材料，由施工单位在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的材料，应及时通知供应商处理，如退货、换货、补货等。供应商应在规定时间内处理完毕，并重新组织到货验收。4.对于重要的甲供材料，如关键设备、主要结构材料等，应按照相关标准和规范进行抽样检验或见证取样送检，检验合格后方可使用。（三）运输管理1.采购部门应根据材料的性质、数量、运输距离等因素，选择合适的运输方式，确保材料安全、及时运输到施工现场。2.对于需要特殊运输条件的甲供材料，如易燃易爆材料、易损材料等，应采取相应的防护措施，确保运输过程中的安全。3.运输过程中发生材料损坏、丢失等情况，采购部门应及时与运输单位协商解决，并追究相关责任。如因供应商原因造成的损失，由供应商负责赔偿；如因运输单位原因造成的损失，由运输单位负责赔偿。（四）仓储管理1.施工单位应设立专门的甲供材料仓库，按照材料的类别、规格、型号等进行分类存放，并做好标识。2.仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保材料质量不受影响。3.施工单位应建立甲供材料出入库管理制度，严格按照验收单和领料单办理材料出入库手续，做到账物相符。4.定期对甲供材料进行盘点，盘点结果应及时上报项目管理部门。如发现账物不符，应查明原因，及时处理。五、使用管理（一）领用管理1.施工单位应根据工程进度和实际需要，填写甲供材料领料单，注明材料名称、规格、型号、数量、用途等信息，报项目管理部门审批。2.项目管理部门应根据工程进度和库存情况，对领料单进行审核，批准后通知仓库发放材料。3.仓库管理人员应按照领料单发放材料，并在领料单上签字确认。施工单位领用人应在领料单上签字，作为领取材料的凭证。（二）使用监督1.项目管理部门和监理单位应加强对施工单位甲供材料使用情况的监督检查，确保材料按照工程设计要求和施工规范使用。2.如发现施工单位存在甲供材料使用不当、浪费等情况，应及时要求施工单位整改，并追究相关责任。3.施工单位应定期向项目管理部门报告甲供材料的使用情况，包括已使用材料的数量、剩余材料数量、工程进度等信息，以便项目管理部门及时掌握工程进展和甲供材料使用情况。（三）剩余材料管理1.工程竣工后，施工单位应及时清理剩余甲供材料，并填写剩余材料清单，报项目管理部门审核。2.项目管理部门应组织相关人员对剩余材料进行核实和盘点，如剩余材料符合要求且可继续使用，应办理退库手续，由仓库保管；如剩余材料不符合要求或无法继续使用，应按照公司相关规定进行处理，如报废、变卖等。3.剩余材料处理所得款项应按照公司财务制度进行核算和管理。六、核算管理（一）成本核算1.财务部门应按照权责发生制原则，对甲供材料的采购成本、运输成本、仓储成本等进行准确核算，计入工程项目成本。2.采购成本包括材料价款、运输费、装卸费、保险费等；运输成本根据实际发生的运输费用核算；仓储成本包括仓库租金、保管费、损耗费等。3.财务部门应定期对甲供材料成本进行分析，对比预算成本和实际成本，找出成本差异原因，提出成本控制措施和建议。（二）账务处理1.采购甲供材料时，财务部门应根据采购合同和发票，进行账务处理，借记“工程物资”科目，贷记“银行存款”等科目。2.甲供材料发出时，财务部门应根据领料单，进行账务处理，借记“在建工程”科目，贷记“工程物资”科目。3.工程竣工结算时，财务部门应根据工程结算情况，对甲供材料成本进行调整和结转，确保成本核算准确无误。（三）财务审计1.审计部门应定期对甲供材料的财务核算情况进行审计，检查账务处理是否规范、成本核算是否准确、财务报表是否真实等。2.对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，要求财务部门进行整改，并跟踪整改情况，确保财务核算符合相关规定和要求。七、风险管理（一）风险识别1.采购风险：包括供应商选择不当、合同条款不合理、采购价格波动、供应不及时等风险。2.质量风险：甲供材料质量不符合工程设计要求，可能导致工程质量问题和安全事故。3.成本风险：采购成本过高、运输成本增加、仓储损耗过大等可能导致工程成本超支。4.管理风险：甲供材料管理流程不规范、各部门职责不清、信息沟通不畅等可能影响管理效率和效果。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，对高风险事项采取重点关注和控制措施。（三）风险应对1.采购风险应对加强供应商管理，建立供应商评估和选择机制，选择信誉良好、实力较强的供应商。完善采购合同条款，明确双方权利义务，合理约定价格调整、违约责任等条款。关注市场价格动态，采取适当的采购策略，如套期保值、批量采购等，降低价格波动风险。建立采购进度跟踪机制，及时协调解决供应过程中的问题，确保材料按时供应。2.质量风险应对严格按照工程设计要求和质量标准进行甲供材料采购，加强对供应商的质量监督和管理。加强到货验收环节的管理，严格按照验收标准进行检验，确保材料质量合格。对重要甲供材料进行质量抽检或见证取样送检，发现质量问题及时处理。3.成本风险应对优化采购计划，合理控制采购数量和时间，避免积压和浪费。加强运输成本管理，选