生成ai管理办法

生成ai管理办法一、总则（一）目的为规范生成AI在本公司/组织的使用，确保其合法、安全、高效运行，充分发挥其优势，促进公司/组织业务发展，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有涉及生成AI使用的部门、人员及相关业务活动。（三）定义1.生成AI：指能够自动生成文本、图像、音频等内容的人工智能技术及相关系统。2.使用人员：包括公司/组织内直接操作生成AI的员工、基于生成AI结果进行业务决策或工作开展的人员等。（四）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策要求，确保生成AI的使用不侵犯他人合法权益，不违反任何法律规定。2.安全可靠原则：采取有效措施保障生成AI系统的安全稳定运行，防止数据泄露、系统故障等安全事故发生，确保生成内容的真实性、准确性和可靠性。3.责任明确原则：明确各部门、人员在生成AI使用过程中的职责，做到责任清晰、分工合理，避免出现管理漏洞。4.风险可控原则：对生成AI使用过程中可能出现的风险进行识别、评估和控制，制定相应的风险应对措施，确保风险处于可接受范围内。二、生成AI的采购与选型（一）需求评估1.各部门根据业务需求，对生成AI的功能、性能、应用场景等进行详细分析和评估，确定所需的具体功能和技术指标。2.组织相关技术专家、业务人员等对需求进行论证，确保需求的合理性和可行性。（二）供应商选择1.建立供应商评估机制，对市场上提供生成AI产品或服务的供应商进行调查、分析和比较。2.评估供应商的技术实力、信誉状况、产品质量、售后服务等方面，选择具有良好口碑和实力的供应商。3.要求供应商提供详细的产品资料、技术方案、安全保障措施等，作为采购决策的依据。（三）采购流程1.根据需求评估和供应商选择结果，制定采购计划，明确采购的内容、预算、时间节点等。2.按照公司/组织的采购管理制度，履行相应的采购审批手续，确保采购过程合法合规。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品交付、验收标准、售后服务、保密条款等内容。（四）选型标准1.功能适用性：生成AI应具备满足公司/组织业务需求的核心功能，如文本生成的准确性、多样性，图像生成的质量和风格控制等。2.技术先进性：选用具有先进技术架构和算法的生成AI，以保证其性能和效率，能够适应未来业务发展的变化。3.安全可靠性：具备完善的安全防护机制，能够保障数据安全、防止恶意攻击和数据泄露，确保系统稳定运行。4.可扩展性：易于与公司/组织现有信息系统集成，能够根据业务发展需要进行功能扩展和升级。5.合规性：符合国家法律法规、行业标准及相关监管要求，不存在法律风险。三、生成AI的部署与配置（一）部署环境准备1.根据生成AI的技术要求，搭建合适的硬件环境，包括服务器、存储设备、网络设备等，确保其性能满足系统运行需要。2.配置相应的软件环境，如操作系统、数据库、中间件等，确保软件版本的兼容性和稳定性。3.对部署环境进行安全加固，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止外部非法访问。（二）系统安装与调试1.按照供应商提供的安装指南，进行生成AI系统的安装和配置，确保各项参数设置正确。2.在安装过程中，对系统进行初步调试，检查系统的基本功能是否正常，如文本生成、图像生成等功能的准确性。3.组织技术人员、业务人员等参与系统联调，根据实际业务场景对生成AI进行测试，确保其能够满足业务需求。（三）数据导入与初始化1.收集、整理公司/组织内与生成AI应用相关的数据，包括文本数据、图像数据、业务规则数据等。2.对数据进行清洗、预处理，确保数据的质量和格式符合生成AI系统的要求。3.将处理后的数据导入生成AI系统，进行数据初始化操作，使系统能够基于已有数据进行学习和生成。（四）用户权限设置1.根据公司/组织的业务流程和人员职责，设置不同用户对生成AI系统的访问权限。2.明确不同用户角色的操作权限，如管理员具有系统配置、用户管理等权限，普通用户具有特定功能模块的使用权限等。3.定期对用户权限进行审查和调整，确保权限设置与人员职责和业务需求相匹配，防止越权操作。四、生成AI的使用规范（一）使用流程1.用户登录生成AI系统，根据业务需求选择相应的功能模块。2.输入必要的参数和指令，明确生成内容的要求，如文本主题、图像风格等。3.系统根据用户输入生成相应的内容，用户对生成结果进行查看、评估和修改。4.根据生成结果进行后续业务处理，如将生成的文本用于文案撰写、将生成的图像用于设计素材等。（二）输入要求1.用户应确保输入的参数和指令清晰、准确，能够明确表达业务需求，避免因输入不明确导致生成结果不符合预期。2.输入的数据应真实、合法、合规，不得输入涉及违法、违规、侵权或虚假的信息。3.对于敏感信息的输入，应采取相应的加密和安全措施，防止信息泄露。（三）输出审核1.建立生成结果审核机制，对生成的文本、图像、音频等内容进行审核。2.审核人员应根据业务规则、法律法规和道德标准，对生成结果的准确性、合法性、合规性进行审查。3.对于审核不通过的生成结果，应及时反馈给用户，并要求其重新调整输入或进行修改。（四）记录与存档1.对生成AI的使用过程进行记录，包括用户登录信息、输入参数、生成结果、审核情况等。2.将相关记录进行存档，以便后续查询、统计和审计，为业务分析和决策提供数据支持。3.按照公司/组织的档案管理制度，对存档记录进行妥善保管，确保其完整性和保密性。五、生成AI的数据管理（一）数据收集1.明确生成AI所需数据的来源渠道，包括内部业务系统数据、外部公开数据等。2.制定数据收集计划，规范数据收集的流程和方法，确保数据的准确性和及时性。3.在数据收集过程中，遵循相关法律法规，保护数据提供者的合法权益，确保数据收集的合法性。（二）数据存储1.根据数据的类型、规模和重要性，选择合适的数据存储方式，如数据库存储、文件系统存储等。2.对存储的数据进行分类、分级管理，设置不同的存储权限，确保数据的安全性和保密性。3.定期对存储的数据进行备份，采用多种备份方式，如本地备份、异地备份等，防止数据丢失。（三）数据使用1.明确生成AI数据的使用目的和范围，确保数据仅用于合法的业务需求。2.在使用数据过程中，严格遵守数据使用协议和相关法律法规，不得擅自将数据提供给第三方或用于其他非法目的。3.对数据的使用情况进行记录，包括使用时间、使用人员、使用目的等，以便进行审计和追溯。（四）数据安全与保密1.采取有效的数据安全防护措施，如加密技术、访问控制、数据脱敏等，防止数据泄露、篡改和丢失。2.对涉及商业秘密、个人隐私等敏感数据，加强保密管理，限制访问人员范围，签订保密协议。3.定期对数据安全状况进行评估和检查，及时发现和解决安全隐患，确保数据安全。六、生成AI的维护与更新（一）日常维护1.安排专人负责生成AI系统的日常维护工作，包括系统监控、性能优化、故障排除等。2.定期对系统进行巡检，检查系统运行状态、资源使用情况等，及时发现并解决潜在问题。3.对系统日志进行分析，从中发现异常行为和安全事件，及时采取措施进行处理。（二）故障处理1.建立故障应急响应机制，当生成AI系统出现故障时，能够迅速启动应急预案。2.技术人员应及时对故障进行诊断和定位，采取有效的解决措施，尽快恢复系统正常运行。3.对故障原因进行深入分析，总结经验教训，采取相应的预防措施，防止类似故障再次发生。（三）性能优化1.根据业务发展和用户需求，定期对生成AI系统的性能进行评估和优化。2.优化系统的算法、模型结构等，提高生成内容的质量和效率，满足用户对生成速度和准确性的要求。3.合理调整系统的硬件资源配置，如增加服务器、扩展存储等，以提升系统的整体性能。（四）更新升级1.关注生成AI技术的发展动态，及时了解供应商发布的软件更新、功能升级等信息。2.根据公司/组织的业务需求和系统运行情况，评估是否需要进行更新升级。3.在进行更新升级前，制定详细的升级计划，包括测试方案、回滚策略等，确保升级过程的安全、稳定。七、生成AI的安全管理（一）安全策略制定1.制定生成AI的安全策略，明确安全目标、安全措施和安全责任。2.安全策略应涵盖网络安全、数据安全、系统安全等方面，确保生成AI在各个环节的安全性。3.定期对安全策略进行审查和更新，以适应不断变化的安全形势和业务需求。（二）人员安全管理1.对涉及生成AI使用的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.要求人员严格遵守安全管理制度和操作规程，不得擅自进行违规操作。3.对人员的访问权限进行严格管理，定期进行权限审查，防止因人员变动或权限滥用导致安全事故。（三）网络安全防护1.在生成AI系统与外部网络之间设置防火墙，阻止非法网络访问。2.安装入侵检测系统（IDS）/入侵防范系统（IPS），实时监测和防范网络攻击。3.对网络传输的数据进行加密处理，确保数据在传输过程中的保密性和完整性。（四）数据安全保护1.采用加密技术对生成AI涉及的数据进行加密存储和传输，防止数据被窃取或篡改。2.对数据访问进行严格的身份认证和授权管理，只有经过授权的人员才能访问相应的数据。3.定期进行数据安全审计，检查数据的访问记录、操作记录等，及时发现和处理异常情况。八、生成AI的监督与审计（一）监督机制1.建立生成AI使用的监督机制，明确监督部门和监督职责。2.监督部门定期对生成AI的使用情况进行检查，包括使用流程是否规范、输出结果是否符合要求等。3.收集用户和业务部门对生成AI使用的反馈意见，及时发现存在的问题并督促整改。（二）内部审计1.定期开展对生成AI使用情况的内部审计工作，审查生成AI的采购、部署、使用、维护等环节是否符合公司/组织的规定和相关法律法规要求。2.审计人员应深入分析业务数据和系统操作记录，评估生成AI对公司/组织业务的影响和风险。3.根据审计结果，提出改进建议和措施，促进生成AI的规范使用和管理水