档案管理办法大学

档案管理办法大学[大学名称]档案管理办法一、总则（一）目的为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》以及国家有关档案工作的规定，结合学校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各单位在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）档案工作原则档案工作实行统一领导、分级管理、集中保管的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。二、档案管理机构及其职责（一）学校档案工作领导小组学校成立档案工作领导小组，由学校主要领导担任组长，分管档案工作的领导担任副组长，各相关职能部门负责人为成员。领导小组负责研究决定学校档案工作中的重大事项，协调解决档案工作中的问题。（二）档案馆学校设立档案馆，为学校档案工作的业务管理机构，负责全校档案的集中统一管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管全校各单位形成的各类档案，确保档案的完整与安全。3.开展档案的鉴定、统计、编研等工作，积极开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供服务。4.对全校各单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，组织档案工作人员的业务培训。5.推进档案信息化建设，建立和完善学校档案管理信息系统，实现档案信息资源的共享。（三）各单位档案工作机构学校各单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作。各单位档案工作机构在业务上接受档案馆的指导和监督，其主要职责包括：1.负责本单位各类档案的收集、整理、分类、编目等基础工作，确保档案的齐全、完整、准确。2.按照学校档案管理规定，定期向档案馆移交应归档的档案。3.负责本单位档案的日常保管和安全保密工作，维护档案的安全与完整。4.积极配合档案馆开展档案的开发利用工作，为学校和社会提供档案信息服务。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成学校各单位和个人在各项工作活动中，应按照国家和学校有关规定，及时形成、积累和整理各种文件材料，确保文件材料的真实、完整、准确。（二）档案收集范围学校档案收集范围包括党群、行政、教学、科研、产品生产、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会等十大类档案，具体内容如下：1.党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、团委等党群组织在工作活动中形成的各类文件材料。2.行政类：包括学校行政职能部门在行政管理工作中形成的各类文件材料。3.教学类：涵盖教学管理、教学实践、学科与专业建设、师资队伍建设等方面形成的文件材料。4.科研类：涉及科研项目管理、科研成果管理、学术交流等科研活动中产生的文件材料。5.产品生产类：学校教学、科研成果转化形成的产品生产过程中产生的各类文件材料。6.基本建设类：包括学校基本建设项目从立项、设计、施工到竣工验收等全过程形成的文件材料。7.仪器设备类：学校购置、使用和管理仪器设备过程中产生的文件材料。8.出版物类：学校编辑出版的学报、教材、著作、论文集等各类出版物的稿件、编辑过程及样书等文件材料。9.外事类：学校对外交流与合作活动中形成的各类文件材料。10.财会类：学校财务工作中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等各类文件材料。（三）档案收集要求1.各单位应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责收集工作，确保各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行跟踪收集，确保档案的完整性和系统性。3.学校各部门之间形成的具有保存价值的文件材料，应按照规定及时移交相关部门归档，避免出现文件材料散失现象。4.对个人在工作中形成的属于归档范围的文件材料，应及时交本单位档案工作人员统一整理归档，不得据为己有。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。具体如下：1.年度：将档案按其形成年度进行划分。2.机构（问题）：根据学校内部机构设置或问题性质，将档案分为若干类别。3.保管期限：按照档案的保存价值，将档案划分为永久、定期（30年、10年）两种保管期限。（三）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应进行复制。2.归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编号，编号应清晰、准确、规范。3.归档文件应逐件编目，编目内容包括档号、年度、机构（问题）、保管期限、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。4.归档文件应按编目顺序装入档案盒，并在盒脊或备考表上填写相关项目，档案盒应排列整齐，上架存放。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的领导担任组长，档案馆及相关部门负责人为成员。鉴定工作领导小组负责组织对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据国家有关规定和学校实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合考量，确定档案的保存价值。对保管期限已满、确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案馆定期对保管期限已满的档案进行清理，列出销毁档案清单。2.档案鉴定工作领导小组对销毁档案清单进行审核，提出鉴定意见。3.经学校分管领导批准后，对拟销毁的档案进行销毁。（四）销毁要求1.档案销毁应指定专人负责，严格按照审批意见进行，确保销毁档案的准确性和安全性。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚毁、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应进行详细记录，记录内容包括销毁档案的名称、数量、时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。4.销毁记录应作为档案资料长期保存。六、档案的保管（一）保管场所学校档案馆应设置专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，确保档案的安全保管。同时，应配备必要的办公设备和档案装具，满足档案管理工作的需要。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，方便档案的调阅和归还。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、专柜存放等，确保档案的安全。4.档案库房应安装必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。七、档案的利用（一）利用原则学校档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全和保密的前提下，积极为学校教学、科研、管理等工作提供服务。（二）利用范围学校档案主要供本校师生员工、校友及其他经学校批准的单位和个人查阅利用。查阅利用档案应遵守学校有关规定，办理相关手续。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案馆查阅室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，经档案馆工作人员审核后，在指定地点查阅档案。查阅档案应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在单位负责人签字同意后，报档案馆负责人审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。归还档案时，应经档案馆工作人员检查核对，确保档案完整无损。3.出具证明：利用者如需档案馆出具档案证明，应填写证明申请表，经档案馆核实后，出具档案证明并加盖档案馆印章。档案证明应客观、准确地反映档案内容，不得擅自更改或扩大证明范围。（四）利用监督档案馆应加强对档案利用工作的监督和管理，定期检查档案利用情况，发现问题及时处理。对违反档案利用规定的行为，应视情节轻重，给予批评教育、停止利用档案等处理；情节严重的，应依法追究其责任。八、档案的统计（一）统计内容学校档案统计工作应全面、准确地反映档案工作的基本情况，统计内容包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的数据。（二）统计要求1.档案馆应建立健全档案统计制度，指定专人负责档案统计工作，确保统计数据的及时、准确、完整。2.档案统计人员应按照规定的统计报表格式和要求，定期向上级主管部门和学校领导报送档案统计报表，并做好统计资料的整理和归档工作。3.档案统计数据应真实可靠，不得虚报、瞒报、拒报、迟报，不得伪造、篡改统计数据。九、档案信息化建设（一）建设目标学校档案信息化建设的目标是建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、网络化传输、自动化管理和信息化服务，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合学校档案管理工作的信息系统，实现档案的收集、整理、编目、检索、借阅、统计等业务流程的自动化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在学校内部的共享与交流，为师生员工提供便捷的档案信息服务。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关信息化建设的标准和规范，确保档案信息的安全、可靠和有效利用。2.加强档案信息化人才队伍建设，提高档案工作人员的信息化业务水平，确保档案信息化建设工作的顺利开展。3.建立健全档案信息化管理制度，加强对档案信息系统的维护和管理，确保系统的正常运行和档案信息的安全保密。十、奖励与处罚（一）奖励对在档案工作中表现突出的单位和个人，学校将给予表彰和奖励。奖励形式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。（二）处罚对