民办印章管理办法

民办印章管理办法一、总则（一）目的为加强民办机构印章管理，维护民办机构的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本民办机构实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本民办机构各类印章的刻制、使用、保管、废止等管理活动。（三）印章种类1.机构公章：代表本民办机构的法定印章，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法定代表人章：由法定代表人个人使用，用于特定文件或业务的签署。3.财务专用章：用于财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：各部门根据工作需要设立的印章，用于部门内部文件、通知等。（四）管理原则1.依法管理原则：印章管理活动必须严格遵守国家法律法规及行业标准。2.专人负责原则：明确专人负责印章的管理工作，确保责任落实。3.规范使用原则：印章的使用必须遵循规定的程序和审批流程。4.安全保管原则：采取有效措施确保印章的安全，防止印章被盗用、冒用等情况发生。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。（二）审批流程1.分管领导根据工作实际情况，对印章刻制申请进行审批。对于涉及重要事项或大额资金的印章刻制申请，需报法定代表人审批。2.审批通过后，由行政部门负责统一办理印章刻制手续。（三）刻制要求1.印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量符合国家标准。2.印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收，检查印章的文字、图案、规格等是否符合要求。三、印章的使用（一）使用范围1.机构公章：用于以本民办机构名义对外发布的文件、报告、通知、函件等；签订各类合同、协议；办理各类资质证书、许可证等相关手续；代表本民办机构参加各类会议、活动等。2.法定代表人章：用于法定代表人个人签署的文件、合同等。3.财务专用章：用于财务报表、票据、支票、汇票等财务相关文件的签章。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报表等的签章。（二）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。2.《印章使用申请表》需经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。对于涉及重要事项或大额资金的用印申请，需报法定代表人审批。3.审批通过后，用印申请人持《印章使用申请表》到印章保管人处办理用印手续。印章保管人应对用印申请表进行再次核对，确认无误后，在用印位置加盖印章，并做好用印登记。4.用印登记内容包括用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印申请人、审批人等信息。（三）使用规范1.印章必须在规定的范围内使用，不得超出规定范围使用印章。2.印章使用应清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖空白纸张。3.严禁在空白合同、协议、介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需先加盖印章的，必须在盖章后及时填写相关内容，并由专人负责跟踪文件的使用情况。4.印章使用完毕后，应及时将印章归还原保管人，并做好交接记录。四、印章的保管（一）保管人员1.设立专门的印章保管岗位，指定专人负责印章的保管工作。印章保管人员应具备责任心强、工作认真负责等条件。2.印章保管人员不得同时保管与印章使用有冲突的其他重要物品，如空白合同、票据等。（二）保管方式1.印章应存放在专门的保险柜或印章保管箱内，保险柜或保管箱应设置密码和钥匙，密码和钥匙应由不同人员分别保管。2.对于机构公章、法定代表人章等重要印章，应实行双人保管制度，即由两名印章保管人员分别保管印章的不同部分或钥匙，使用时两人同时在场。（三）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人使用。如因工作需要临时委托他人使用印章的，必须经分管领导批准，并办理相关委托手续。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告，并采取相应措施。3.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得随意将印章带出办公场所。如因特殊情况需要带出的，必须经分管领导批准，并做好登记和交接手续。五、印章的废止（一）废止原因1.因机构名称变更、业务调整等原因，原印章不再使用。2.印章损坏、丢失等无法正常使用。3.其他原因需要废止印章。（二）废止流程1.由行政部门提出印章废止申请，填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因、印章名称、规格等信息。2.《印章废止申请表》需经分管领导审核签字后，报法定代表人审批。3.审批通过后，行政部门负责将废止的印章交回原刻制单位销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括印章名称、规格、销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息。（三）废止后的处理1.废止的印章应及时进行封存，不得随意丢弃或转让。2.对于涉及重要文件、合同等的废止印章，应按照档案管理规定进行妥善保管，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门本民办机构设立专门的印章管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对印章管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、使用、保管、废止等环节。2.印章使用的审批流程是否规范，是否存在未经审批擅自使用印章的情况。3.印章保管是否安全，是否存在印章被盗用、冒用等情况。4.印章使用登记是否完整、准确，是否存在漏登、错登等情况。（三）检查方式1.定期检查：监督小组定期对印章管理工作进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：监督小组不定期对印章管理工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真落实整改措施，并将整改情况及时反馈给监督小组