档案管理办法gb

档案管理办法gb一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案管理办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）定义1.档案：是指本公司/组织在各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.归档：是指各部门及所属单位将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按照规定的范围、程序和要求，移交档案部门集中管理的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则。本公司/组织的档案由档案部门集中统一管理，各部门及所属单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，接受档案部门的监督和指导。2.完整准确原则。各部门及所属单位应确保档案的形成过程完整、内容准确，能够真实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。4.安全保密原则。档案管理应确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案信息的安全。二、档案管理机构及职责（一）档案部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理办法并组织实施。2.负责本公司/组织档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门及所属单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化进程。5.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门及所属单位档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案的完整、准确和系统。2.按照档案部门的要求，及时将整理好的档案移交档案部门，并办理移交手续。3.负责本部门及所属单位档案的日常管理和利用工作，严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案安全。4.配合档案部门开展档案鉴定、统计等工作，提供有关档案资料和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：行政管理文件，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。经营管理文件，如合同、协议、财务报表、统计报表等。生产技术文件，如产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。科研项目文件，如项目申报书、研究报告、实验数据等。基本建设文件，如项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸等。设备仪器文件，如设备采购合同、使用说明书、维修记录等。人事档案，如员工履历表、工资表、考核记录、奖惩材料等。声像档案，如照片、录音、录像等。电子档案，如电子文件、数据库等。2.各部门及所属单位应及时收集本部门及所属单位形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。（二）收集要求1.各部门及所属单位应指定专人负责档案的收集工作，明确收集范围和要求，确保档案收集工作的顺利进行。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存地点。4.各部门及所属单位应定期将收集的文件材料移交档案部门，不得积压或擅自销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如行政管理档案、经营管理档案、生产技术档案、科研项目档案、基本建设档案、设备仪器档案、人事档案、声像档案、电子档案等。2.组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法进行组卷，如按照文件的时间顺序、问题、重要程度等进行组卷。3.排列：将组好的案卷按照一定的顺序进行排列，如按照时间顺序、重要程度等进行排列。4.编号：为每一卷案编制唯一的编号，以便于档案的管理和查找。5.编目：对每一卷案进行编目，包括案卷题名、卷内文件目录、备考表等，编目应准确、清晰、规范。四、档案的保管（一）保管场所1.档案部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案库房应严格控制温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。（三）档案的数字化1.为提高档案管理的效率和利用水平，本公司/组织应推进档案数字化建设，逐步实现档案的数字化管理。2.档案数字化应遵循国家相关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全。3.档案数字化的范围应包括本公司/组织所有具有保存价值的档案，数字化档案应与纸质档案同步管理，确保两者的一致性和完整性。4.档案数字化应建立相应的管理制度和流程，明确数字化档案的采集、存储、利用等环节的要求和操作规范。5.档案管理人员应定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.档案鉴定应根据国家有关法律法规和本公司/组织的实际情况，结合档案的保存价值和利用需求，对档案进行综合评估。（二）鉴定组织1.本公司/组织应成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划和标准，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行逐卷审查和评估。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值，如是否涉及重要历史事件、重要业务活动、知识产权等。3.对于涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照相关规定进行鉴定和管理。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报档案鉴定小组审核。2.档案鉴定小组审核通过后，报公司/组织主管领导审批。3.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。4.档案销毁记录应妥善保存，以备查考。六、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.档案查阅应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.档案查阅应根据查阅目的和范围，严格按照规定的程序进行审批和登记。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容，并提交所在部门负责人审核。2.所在部门负责人审核通过后，报档案部门负责人审批。3.档案部门负责人审批通过后，查阅人方可到档案库房查阅档案。4.查阅人应在档案管理人员的陪同下查阅档案，不得擅自翻阅、抽取、涂改、损毁档案。5.查阅人如需复印、摘录档案内容，应经档案部门负责人批准，并按照规定的程序进行登记和办理手续。（三）借阅原则1.档案借阅应遵循严格审批、限期归还、确保安全的原则，确保档案的正常使用和及时归还。2.档案借阅应根据借阅目的和范围，严格按照规定的程序进行审批和登记。（四）借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅范围、借阅时间等内容，并提交所在部门负责人审核。2.所在部门负责人审核通过后，报档案部门负责人审批。3.档案部门负责人审批通过后，借阅人方可到档案库房借阅档案。4.借阅人应在档案管理人员处办理借阅登记手续，领取档案借阅证，并按照规定的期限归还档案。5.借阅人应妥善保管档案借阅证，不得转借他人使用。如档案借阅证遗失，应及时向档案部门挂失，并办理补办手续。6.借阅人如需延长借阅期限，应提前向档案部门提出申请，经批准后方可延长。（五）查阅、借阅记录1.档案部门应建立档案查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、目的等进行详细记录。2.档案查阅、借阅登记记录应妥善保存，以备查考。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等情况进行统计分析。2.档案统计报表应按照国家有关规定和本公司/组织的要求进行编制，确保统计数据的准确、完整和及时。3.档案统计分析结果应作为档案管理决策的重要依据，为改进档案管理工作提供参考。（二）移交工作1.各部门及所属单位应按照档案部门的要求，定期将整理好的档案移交档案部门，并办理移交手续。2.档案移交应填写《档案