样机领用管理办法

样机领用管理办法一、总则（一）目的为规范公司样机的领用行为，加强样机管理，确保样机的合理使用、妥善保管和及时归还，保障公司资产安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门、分支机构及员工因工作需要领用样机的相关管理活动。（三）基本原则1.按需领用原则：各部门及员工应根据实际工作需求，合理申请领用样机，不得随意多领、滥领。2.谁领用谁负责原则：领用样机的部门或个人对样机的使用、保管和归还负有直接责任。3.规范操作原则：严格按照本办法规定的流程和要求进行样机的领用、使用、保管及归还等操作。二、样机定义及分类（一）样机定义样机是指公司为展示产品功能、性能、特点等，用于市场推广、客户演示、技术交流、产品测试等目的而专门配备的样品。（二）样机分类1.按产品类型分类[产品类型1]样机：如[具体型号1]，主要用于展示[产品类型1]的基本功能和外观特点。[产品类型2]样机：例如[具体型号2]，侧重于体现[产品类型2]的高级功能和技术优势。……2.按用途分类市场推广样机：用于参加各类展会、推介会等市场活动，向潜在客户展示公司产品形象和优势。客户演示样机：供销售人员在与客户洽谈业务时，现场演示产品功能，促进销售成交。技术交流样机：在与合作伙伴、科研机构等进行技术交流活动中使用，便于技术沟通和合作探讨。产品测试样机：用于研发部门对产品进行性能测试、功能验证、兼容性测试等，为产品优化提供依据。三、样机领用流程（一）领用申请1.各部门或员工如需领用样机，应提前填写《样机领用申请表》（以下简称“申请表”）。申请表应详细注明领用部门、领用人姓名、联系方式、样机型号、领用用途、预计归还日期等信息。2.对于因市场推广、客户演示等临时性工作需要领用样机的，申请部门应在申请表中说明活动的具体时间、地点、参与人员等情况。3.对于因产品测试等长期工作需要领用样机的，申请部门应附上详细的测试计划，明确测试项目、测试周期、预期成果等内容。（二）审批流程1.申请表提交后，由所在部门负责人进行初审。部门负责人应根据工作实际需求，对申请的必要性、合理性进行审核，并签署意见。2.初审通过后，申请表流转至资产管理部门。资产管理部门对样机库存情况进行核实，确认是否有足够的样机可供领用。如库存充足，资产管理部门负责人在申请表上签署同意领用意见；如库存不足，应注明原因，并反馈给申请部门。3.对于涉及金额较大、重要项目或特殊用途的样机领用申请，还需经公司分管领导审批。分管领导应综合考虑公司整体利益、业务需求等因素，做出最终审批决定。（三）领用发放1.经审批同意领用的申请，由资产管理部门通知领用部门或领用人到指定地点领取样机。2.领用人在领取样机时，应与资产管理部门办理交接手续，仔细核对样机的型号、数量、外观等是否与申请表一致，并在《样机领用登记表》上签字确认。3.资产管理部门应向领用人提供样机的相关资料，如产品说明书、操作手册、保修卡等，并告知领用人样机的使用注意事项和保管要求。四、样机使用管理（一）使用规范1.领用人应严格按照产品说明书和操作手册的要求正确使用样机，不得擅自更改样机的硬件配置、软件系统或进行其他违规操作。2.在使用过程中，如发现样机出现故障或异常情况，领用人应立即停止使用，并及时报告资产管理部门。严禁自行拆卸、维修或丢弃样机。3.对于市场推广、客户演示等活动中使用样机的情况，领用人应提前做好准备工作，确保样机能够正常运行，并熟悉演示内容和操作流程。在演示过程中，要注意保护公司产品的商业机密和知识产权，不得向无关人员透露产品的技术细节、价格策略等敏感信息。4.对于技术交流、产品测试等工作中使用样机的情况，领用人应按照相关工作要求和流程进行操作，及时记录使用过程中的数据、现象和问题，并形成详细的报告。（二）使用记录1.领用人应建立《样机使用记录台账》，详细记录样机的使用时间、使用地点、使用人员、使用内容、运行状况等信息。使用记录应真实、准确、完整，以备查阅和追溯。2.对于每次使用样机的情况，领用人应在使用结束后及时填写使用记录，并签字确认。如因特殊原因无法及时填写的，应在事后尽快补填。3.资产管理部门应定期对领用人的使用记录进行检查和核实，确保使用记录的规范性和真实性。如发现使用记录存在问题，应及时要求领用人进行整改。五、样机保管管理（一）保管责任1.领用人对领用的样机负有保管责任，应妥善保管样机，防止样机损坏、丢失、被盗等情况发生。2.在样机保管期间，领用人应将样机存放在安全、适宜的环境中，避免样机受到碰撞、挤压、潮湿、高温、静电等不良因素的影响。3.对于长期不用的样机，领用人应及时将样机归还资产管理部门，并办理相关交接手续。在归还前，领用人应对样机进行清洁、保养，确保样机处于良好的状态。（二）保管环境要求1.根据样机的特性和要求，设置专门的样机保管区域。保管区域应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能，确保样机的安全存放。2.保管区域应配备必要的设备和设施，如货架、保险柜、温湿度计、除湿机、灭火器等，以满足样机保管的需要。3.对不同类型、用途的样机应进行分类存放，并做好标识。标识应清晰、准确，注明样机的型号、规格、用途、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）定期盘点1.资产管理部门应定期对样机进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.在盘点过程中，资产管理部门应认真核对样机的数量、型号、状态等信息，并与《样机领用登记表》和《样机使用记录台账》进行比对。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对于盘点中发现的样机损坏、丢失等问题，资产管理部门应及时报告公司相关领导，并按照规定进行调查和处理。同时，应分析问题产生的原因，总结经验教训，完善样机管理制度和流程，防止类似问题再次发生。六、样机归还管理（一）归还申请1.领用人应在预计归还日期前，提前填写《样机归还申请表》，向资产管理部门提出归还申请。申请表应注明领用部门、领用人姓名、样机型号、领用日期、归还日期等信息。2.如因特殊原因需要延长样机使用期限的，领用人应在原预计归还日期前向资产管理部门提交书面延期申请，说明延期原因和预计归还日期。延期申请经审批同意后方可继续使用样机。（二）归还验收1.领用人在归还样机时，应确保样机的外观完好、功能正常、附件齐全。如样机存在损坏或丢失附件的情况，领用人应照价赔偿。2.资产管理部门在收到归还的样机后，应组织相关人员进行验收。验收内容包括样机的外观检查、功能测试、附件核对等。如验收合格，资产管理部门应在《样机归还登记表》上签字确认，并办理交接手续；如验收不合格，应要求领用人说明原因，并按照规定进行处理。3.对于因使用不当导致样机损坏的情况，领用人应承担相应的维修费用或赔偿责任。如因不可抗力等特殊原因导致样机损坏的，领用人应及时报告资产管理部门，并提供相关证明材料，经公司研究决定后可酌情处理。七、监督与检查（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，负责对样机领用、使用、保管及归还等环节进行监督检查。监督小组由资产管理部门、审计部门、纪检部门等相关人员组成。2.监督小组应定期或不定期对各部门的样机管理情况进行抽查，检查内容包括领用申请审批情况、使用记录台账、保管环境、盘点情况、归还验收等方面。3.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应将整改情况书面报告监督小组。（二）违规处理1.对于违反本办法规定的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、通报批评、罚款、取消领用资格等。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，责任部门或个人应承担相应的赔偿责任。构成违法犯