择优采购管理办法

择优采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购物资和服务的质量，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及下属子公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.择优原则：在满足需求的前提下，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商。3.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与的机会。4.效益原则：追求采购效益最大化，实现采购成本与质量、服务的最佳平衡。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门采购部门是公司采购活动的执行主体，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算。2.寻找、筛选和评估供应商。3.组织采购谈判和合同签订。4.跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.建立和维护供应商档案。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。（四）其他部门财务部门负责审核采购预算和付款申请；法务部门负责审查采购合同的合法性；审计部门负责对采购活动进行审计监督。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购需求进行审核，确保需求合理、必要，并签字确认后提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.向符合初步筛选条件的供应商发放《供应商调查问卷》，要求其填写公司基本信息、生产经营情况、产品或服务介绍、价格政策、售后服务承诺等内容。4.采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备、人员配备等情况。5.根据供应商的调查问卷回复、实地考察情况以及其他相关信息，对供应商进行综合评估，建立供应商评估档案。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。6.优先选择优秀等级的供应商进行合作；对于良好等级的供应商，可根据具体情况进行适当考虑；合格等级的供应商需进一步观察和改进；不合格等级的供应商不得进入公司供应商名录。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商进行采购谈判。谈判前应制定谈判方案，明确谈判目标、策略、底线等内容。2.采购谈判应至少包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。谈判过程中应充分沟通，争取有利的采购条件。3.谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。采购合同经法务部门审查后，报公司法定代表人或其授权代表签字盖章。4.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货期、交货地点等内容。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（六）采购验收1.需求部门负责采购物资或服务的验收工作。验收应按照采购合同约定的质量标准进行，确保所采购的物资或服务符合要求。2.验收过程中发现问题，需求部门应及时与采购部门沟通，采购部门负责协调供应商解决问题。如问题严重影响采购物资或服务的使用，需求部门有权拒绝验收，并要求供应商采取补救措施或重新提供货物。3.采购物资或服务验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，并签字确认。《采购验收单》作为采购付款的重要依据之一。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和《采购验收单》，填写《付款申请单》，并附上相关发票、合同副本等资料，提交财务部门审核。2.财务部门对《付款申请单》及相关资料进行审核，审核无误后报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、交货期、评标标准等内容。在公司内部网站、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。向中标候选人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，成员不少于三人，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、数量、质量要求、价格范围、谈判程序等内容。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。组织谈判会议，谈判小组与各供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交报价文件和技术方案。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或最终报价。谈判小组综合考虑报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（三）询价采购1.适用范围：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内提交报价文件。对供应商的报价文件进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并与其签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由、采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并提交采购决策委员会审批。采购决策委员会审批通过后，采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格和其他采购条款，并签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、制定应急预案等措施；对于中风险因素，应加强管理、定期评估；对于低风险因素，可进行适当关注。2.建立供应商风险管理机制，对供应商的经营状况、信用状况等进行实时监控，及时发现潜在风险并采取措施加以防范。3.加强采购合同管理，明确双方的权利和义务，严格按照合同约定执行，防范合同风险。4.建立采购信息沟通机制，及时掌握市场动态和价格变化，合理安排采购计划，降低价格波动风险。5.加强对采购人员的培训和教育，提高其风险意识和业务水平，规范采购行为，防范操作风险。六、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对举报属实的，给予举报人一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）供应商监督1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评估和考核，建立供应商评价档案。2.对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应暂停或终止与其合作。（三）考核指标与奖惩1.建立采购工作考核指标体系，对采购部门和采购人员的工作业绩进行考核。考核指标包括采购成本控制、采购质量保证、采购效率提升、供应商管理等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的采购部门和采