招标现场管理办法

招标现场管理办法一、总则（一）目的为加强公司招标现场管理，规范招标活动程序，保证招标活动的公开、公平、公正，提高招标工作质量和效率，维护公司利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司组织的各类招标活动现场的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：招标活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保程序合法、合规。2.公平公正原则：对待所有投标方一视同仁，不偏袒、不歧视，保证评标结果公平公正。3.公开透明原则：招标信息、评标标准、评标过程等应向所有投标方公开，接受监督。4.诚实守信原则：各方应诚实守信，如实提供相关资料和信息，不得弄虚作假。二、招标现场组织与人员职责（一）招标现场组织架构成立招标现场管理小组，由招标负责人担任组长，成员包括采购部门代表、技术专家、法务人员等。（二）人员职责1.招标负责人全面负责招标现场的组织、协调和管理工作。确保招标活动按照既定程序和时间安排进行。处理招标现场的突发情况和争议问题。2.采购部门代表负责与投标方沟通，解答投标方关于招标文件的疑问。协助评标委员会进行评标工作，提供采购需求方面的专业意见。3.技术专家对投标文件中的技术方案进行评审，提出技术方面的意见和建议。参与评标过程，对技术标进行打分。4.法务人员审查招标文件、投标文件的合法性和合规性。对招标过程中的法律问题提供专业咨询和指导，确保招标活动合法合规。三、招标前期准备（一）招标文件编制1.明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、交货期等详细内容。2.制定合理的评标标准，包括价格、技术、商务等方面的评分细则。3.规定投标文件的格式、内容要求和提交方式。4.确保招标文件符合法律法规和行业标准的要求。（二）招标信息发布1.根据招标项目的特点和要求，选择合适的发布渠道，如公司官网、专业招标平台等。2.明确招标信息的发布内容，包括项目名称、招标范围、资格要求、报名时间、开标时间和地点等。3.确保招标信息发布的及时性和准确性，保证潜在投标方能够及时获取信息。（三）资格预审（如有）1.制定资格预审文件，明确资格预审的条件和标准。2.对潜在投标方提交的资格预审申请文件进行审查，确定其是否具备投标资格。3.向通过资格预审的潜在投标方发放招标文件。四、开标环节管理（一）开标准备1.提前确定开标地点，确保开标场地符合安全、保密等要求。2.准备好开标所需的设备和工具，如投影仪、音响设备、电脑等。3.安排专人负责开标现场的签到、文件接收等工作。（二）开标程序1.宣布开标纪律，介绍参加开标会议的人员。2.检查投标文件的密封情况，确认无误后开启投标文件。3.宣读投标方名称、投标价格、交货期等主要内容，并记录在案。4.开标过程应进行记录，并存档备查。五、评标环节管理（一）评标委员会组建1.根据招标项目的特点和要求，从公司内部专家库或外部专家库中选取评标专家，组成评标委员会。2.评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，且与投标方无利害关系。3.评标委员会设组长一名，负责组织评标工作。（二）评标过程管理1.评标委员会成员应认真阅读招标文件和投标文件，熟悉评标标准和方法。2.对投标文件进行评审，包括技术评审、商务评审和价格评审等。3.评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或受外界干扰。4.评标过程中如有疑问或需要澄清的问题，可要求投标方进行书面澄清或说明。（三）评标结果确定1.评标委员会根据评标标准和方法，对各投标方的投标文件进行综合评审，确定中标候选人。2.评标委员会应编写评标报告，详细说明评标过程、评标结果及推荐中标候选人的理由。3.评标报告经评标委员会成员签字确认后，提交给招标负责人。六、定标与中标通知（一）定标1.招标负责人根据评标报告，结合公司实际情况，确定中标人。2.如对评标结果有异议，应在规定时间内进行调查核实，并做出相应处理。（二）中标通知1.向中标人发出中标通知书，明确中标项目的名称、中标价格、交货期等主要内容。2.同时，将中标结果通知所有未中标的投标方。七、合同签订与执行（一）合同签订1.中标人应在规定时间内与公司签订合同，合同内容应与招标文件和投标文件一致。2.合同签订前，法务人员应对合同条款进行审查，确保合同合法合规。3.合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档。（二）合同执行1.相关部门应按照合同约定，履行各自的职责，确保合同顺利执行。2.建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。3.如遇合同变更或解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序进行处理。八、监督与投诉处理（一）监督机制1.公司内部设立招标监督小组，对招标活动全过程进行监督。2.监督小组应定期对招标项目进行检查，发现问题及时提出整改意见。3.接受公司内部员工和社会公众的监督，对举报和投诉的问题应及时进行调查处理。（二）投诉处理1.建立投诉受理渠道，明确投诉的方式、时间和受理部门。2.对收到的投诉进行登记，及时组织调查核实。3.根据调查结果，做出相应的处理决定，并将处理结果反馈给投诉人。九、保密管理（一）保密范围1.招标项目的相关信息，包括招标文件、投标文件、评标过程、中标结果等。2.参与招标活动的各方人员的商业秘密和个人隐私。（二）保密措施1.对涉及招标项目的文件和资料进行严格管理，设置专门的存放地点，确保安全保密。2.参与招标活动的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制招标活动相关信息的知悉范围，严禁无关人员接触和传播。十、档案管理（一）档案分类1.招标文件档案，包括招标文件编制过程中的相关资料、招标信息发布记录等。2.投标文件档案，包括投标方提交的投标文件、资格预审申请文件等。3.开标评标档案，包括开标记录、评标报告、评标过程中的相关文件等。4.合同档案，包括合同文本、合同执行过程中的相关资料等。5.其他相关档案，如投诉处理记录、监督检查记录等。（二）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备和设施。2.按照档案管理的相关规定，对档案进行分类整理、编号装订，并建立档案目录。3.定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。（三）档案查阅1.建立档案查阅制度，明确查阅档案的流程和审批权限。2.因工作需要