按照采购管理办法

按照采购管理办法[公司/组织名称]采购管理办法总则目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司及所属各部门的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等。基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和方式进行。2.公平公正原则：采购过程中应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，选择最优的采购方案，实现公司利益最大化。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的责任和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。采购组织与职责采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议和决策重大采购事项。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.制定和修订采购战略与政策。2.审议年度采购计划和预算。3.审批重大采购项目的采购方案和合同。4.协调解决采购过程中的重大问题。采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，负责具体的采购工作。采购部门的职责如下：1.贯彻执行公司采购管理办法和相关制度。2.编制和执行采购计划，组织实施采购活动。3.选择和管理供应商，建立供应商档案。4.参与采购合同的起草、谈判和签订工作。5.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购方案的制定和评审，协助采购部门进行供应商选择和采购合同的验收。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款，办理采购款项的支付手续，对采购成本进行核算和分析。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与采购合同质量条款的制定和评审。采购流程采购计划编制1.需求部门根据公司生产经营计划、项目进度要求等，结合库存情况，于每年[具体时间]前编制下一年度采购需求计划，报采购部门。2.采购部门对各需求部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和平衡，结合公司采购预算，编制年度采购计划，报采购决策委员会审批。3.年度采购计划批准后，采购部门根据实际情况将采购任务分解到月度或季度，制定月度或季度采购执行计划，并组织实施。供应商选择与管理1.供应商开发采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。选择符合要求的供应商进行合作，并与其签订合作协议。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估和考核，建立供应商评估档案。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商关系管理采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。建立供应商激励机制，促进供应商不断提高产品质量和服务水平，与公司建立长期稳定的合作关系。采购实施1.采购申请：需求部门根据采购执行计划，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、技术要求、交货期等内容，报采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请表进行审核，根据采购金额大小和审批权限，报相关领导审批。3.采购方式选择招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。采购部门按照国家有关法律法规和公司招标管理办法，组织招标活动，选择中标供应商。竞争性谈判采购：对于招标失败、技术复杂或时间紧迫的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，选择成交供应商。询价采购：对于规格标准统一、市场货源充足、价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。采购部门向不少于三家的供应商发出询价单，选择报价最低且符合要求的供应商。单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况，采用单一来源采购方式。采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。4.采购合同签订：采购部门根据采购审批结果和采购方式选择情况，与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。5.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间等。采购验收1.验收准备：采购部门在采购物资到货前，通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。需求部门应安排熟悉物资情况的人员参与验收，质量部门应制定验收标准和验收方案。2.到货验收：采购物资到货后，采购部门组织需求部门和质量部门按照验收标准和验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。3.验收结果处理验收合格的物资，由需求部门办理入库手续，并填写入库单。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。如供应商拒绝处理或处理后仍不符合要求，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请表，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，报财务部门审核。2.付款审核：财务部门对付款申请表及相关凭证进行审核，重点审核采购合同条款、验收情况、发票真实性等内容。审核无误后，报公司领导审批。3.付款执行：公司领导审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。采购风险管理风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。通过风险评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格变化趋势，合理安排采购时机，采取套期保值等手段规避市场价格波动风险。2.供应商风险应对：建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商进行合作；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；加强对供应商的日常管理和监督，及时发现和解决供应商出现的问题。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量保证文件；加强对采购物资的检验和监督，严格按照验收标准进行验收；对质量不合格的物资及时采取措施进行处理，追究供应商的质量责任。4.合同风险应对：加强采购合同管理，建立合同评审制度，确保合同条款合法合规、明确清晰；在合同签订前，对合同条款进行严格审核，避免合同漏洞和风险；加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.付款风险应对：严格按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续，加强对付款凭证的审核，确保付款的准确性和安全性；对逾期付款的供应商，按照合同约定追究其违约责任。采购监督与审计内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，规范采购行为，防止采购过程中的违规违纪行为。外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合政府部门开展的采购专项检查、审计等工作，如实提供相关资料和信