报销付款管理办法

报销付款管理办法一、总则（一）目的为加强公司报销付款管理，规范报销付款流程，确保公司资金安全、合理使用，提高财务管理效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工及因业务往来涉及报销付款的外部合作单位。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，反映实际发生的经济业务。2.合理性原则：报销费用应符合公司相关规定及业务实际需要，具有合理性。3.合规性原则：报销付款行为必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度。4.及时性原则：员工应及时办理报销手续，财务部门应及时审核并支付款项。二、报销付款流程（一）费用报销流程1.费用发生：员工在业务活动中发生费用支出，应取得合法有效的报销凭证。2.粘贴整理：将报销凭证按照公司规定的格式进行粘贴、整理，确保凭证清晰、整齐。3.填写报销单：在报销单上详细填写报销日期、报销部门、报销人、费用明细、金额等信息，并签字确认。4.部门负责人审核：部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字确认是否同意报销。5.财务审核：财务部门对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，重点审核报销金额是否符合标准、报销凭证是否齐全有效等。如发现问题，及时与报销人沟通并要求补充或更正。6.审批：根据公司审批权限，由相应领导进行审批。审批通过后，报销单流转至财务部门进行付款。7.付款：财务部门根据审批后的报销单，按照公司财务制度进行付款操作。（二）借款流程1.借款申请：员工因工作需要借款时，应填写借款单，注明借款事由、借款金额、预计还款日期等信息，并签字确认。2.部门负责人审核：部门负责人对借款事项的必要性、合理性进行审核，签字确认是否同意借款。3.财务审核：财务部门对借款申请进行审核，重点审核借款金额是否在规定范围内、借款用途是否符合公司规定等。如发现问题，及时与借款人沟通并要求调整。4.审批：根据公司审批权限，由相应领导进行审批。审批通过后，借款单流转至财务部门办理借款手续。5.借款支付：财务部门按照审批后的借款单，将款项支付给借款人。（三）付款审批权限1.公司设置不同级别的付款审批权限，具体如下：单笔报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。单笔报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。单笔报销金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.对于重大项目或特殊事项的报销付款，需经公司领导班子集体研究决定。三、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.发票应与实际发生的经济业务相符，不得虚开发票或使用假发票报销。3.对于增值税专用发票，应按照规定进行认证抵扣，并妥善保管发票联和抵扣联。（二）其他凭证1.除发票外，其他报销凭证如收据、车票、机票、住宿发票等也应符合国家法律法规及公司规定，能够证明经济业务的真实性和合理性。2.对于自制的报销凭证，如差旅费报销单、办公用品领用单等，应按照公司规定的格式和内容填写，并有相关人员签字确认。（三）凭证粘贴要求1.报销凭证应按照类别、时间顺序进行粘贴，确保整齐、牢固。2.粘贴时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等，以免影响凭证的完整性和审核。3.对于较大的凭证，如发票联、合同等，可以折叠成与报销单大小一致，但不得覆盖凭证内容。四、费用报销标准（一）差旅费1.交通费用：员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的等级应符合公司规定，特殊情况需乘坐高于标准的交通工具时，应提前报经上级领导批准。乘坐飞机经济舱的，可凭机票报销；乘坐火车软卧、高铁一等座、动车一等座的，可凭车票报销；乘坐轮船二等舱及以上的，可凭船票报销。其他交通工具按照实际发生费用报销。市内交通费用按照公司规定的标准报销，凭有效发票实报实销。2.住宿费用：根据出差地区的不同，分为不同的住宿标准。员工应选择符合标准的酒店或住宿场所，并取得合法有效的住宿发票报销。3.餐饮补贴：按照出差天数和地区标准发放餐饮补贴，不再报销市内餐饮费用。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，用于与公司业务相关的招待活动。2.招待费用报销时，应注明招待对象、招待事由、招待时间等信息，并附上相关的招待清单。3.招待标准应符合公司规定，不得超标准招待。（三）办公用品及低值易耗品1.办公用品及低值易耗品的采购应按照公司规定的流程进行，由行政部门统一负责。2.员工领用办公用品及低值易耗品时，应填写领用单，并签字确认。3.办公用品及低值易耗品的报销应凭购买发票和领用单进行，报销金额应与实际采购金额相符。（四）通讯费1.公司根据员工的工作需要，制定通讯费补贴标准。员工可凭通讯费发票按照标准报销通讯费用。2.通讯费补贴应专款专用，不得挪作他用。五、特殊情况处理（一）预付款项1.因业务需要提前支付款项的，应填写预付款申请单，注明预付款事由、金额、预计结算时间等信息，并按照付款审批权限进行审批。2.预付款项应在规定的时间内进行结算，结算时应提供相应的发票和结算清单，冲减预付款项。（二）逾期报销1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上不得逾期报销。如因特殊原因逾期报销的，应书面说明原因，并经部门负责人和财务部门审核同意后，方可报销。2.逾期报销的费用，如因物价上涨等原因导致费用增加的，不再调整报销金额；如因其他原因导致费用增加的，需经公司领导审批后，方可调整报销金额。（三）报销争议1.员工与财务部门在报销事项上发生争议时，应首先进行沟通协商，寻求解决方案。2.如协商不成，员工可向公司领导提出申诉，由公司领导进行裁决。六、财务审核要点（一）合法性审核1.审核报销凭证是否符合国家法律法规及公司规定，如发票是否真实有效、是否加盖发票专用章等。2.审核报销事项是否符合公司业务范围和财务制度，如费用是否合理、是否超预算等。（二）真实性审核1.审核报销凭证所反映的经济业务是否真实发生，是否与实际情况相符。2.审核报销人提供的相关证明材料是否真实有效，如合同、协议、审批文件等。（三）准确性审核1.审核报销单填写的信息是否准确无误，如报销金额、费用明细、报销日期等。2.审核报销凭证的计算是否正确，如发票金额、税额、报销金额等。（四）完整性审核1.审核报销凭证是否齐全，如发票联、抵扣联、报销单、审批单、合同等。2.审核报销凭证的签字盖章是否完整，如报销人、部门负责人、财务审核人、审批人等是否签字确认。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对报销付款业务进行审计，检查报销付款流程是否合规、报销凭证是否真实有效、费用报销标准是否执行等情况。如发现问题，及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）财务检查财务部门定期对报销付款业务进行自查，对发现的问题及时进行整改。同时，加强对报销付款业务的日常管理，确保报销付款工作的规范、有序进行。（三）违规处理对于违反本办法规定的报销付款行为，公司将视情节轻重给予相